Rechnungen, Lieferscheine und Mahnungen erstellen

Mit MeinBüro schreiben Sie aus dem Stand professionelle, finanzamtssichere Rechnungen, Mahnungen und Lieferscheine – und zwar viel einfacher, schneller und bequemer als mit Word & Co.! Was dabei im Einzelnen zu beachten ist, erfahren Sie auf den nächsten Seiten.

Angebot in Rechnung umwandeln

Basiert eine Rechnung auf einem schriftlichen Angebot, das Sie mit MeinBüro erstellt haben, erzeugen Sie die dazugehörige Ausgangsrechnung mit wenigen Mausklicks:

• Sie wechseln in den Arbeitsbereich “Verkauf” – “Angebote”,
• markieren den in der Angebotsliste als “offen” gekennzeichneten Vorgang und
• rufen über das Kontextmenü oder die Schaltfläche “Weitere Funktionen” den Befehl “Rechnung erstellen F4” auf:

Falls Sie mit dem Zusatzmodul “Auftrag+“ arbeiten, lautet die Funktion “Lieferschein / Rechnung erstellen”. Außerdem finden Sie an dieser Stelle den Kontextmenübefehl “in Auftrag umwandeln”.

Daraufhin wird das zugrundeliegende Angebot automatisch mit der Kennzeichnung “Auftrag generiert” versehen, eine neue Rechnung erzeugt, in der Übersichtsliste unter “Verkauf” – “Rechnungen” gespeichert und am Bildschirm angezeigt:

Individuelle Angebots-Felder übergeben

Sie können in Ihren Angeboten mit “individuellen Feldern” arbeiten, um dort zum Beispiel für interne Zwecke Informationen über bestimmte Absprachen zu hinterlegen. In dem Fall besteht die Möglichkeit, den Inhalt Ihrer individuellen Angebots-Felder automatisch an die Rechnung zu übergeben, die aus einem Angebot umgewandelt wird. Dazu aktivieren Sie unter “Stammdaten” – “Einstellungen” im Abschnitt “Individuelle Felder” im Register ” Angebote / Aufträge)” am unteren Fensterrand die Option “Werte an Rechnungen übergeben”:

Ganz gleich, ob mit oder ohne individuelle Felder: Inhaltlich ist die Rechnung grundsätzlich identisch mit dem Angebot und der Auftragsbestätigung. Sofern sich an Umfang und Konditionen des betreffenden Vorgangs zwischenzeitlich Änderungen ergeben haben, korrigieren oder erweitern Sie die Rechnungsdetails entsprechend. Anschließend brauchen Sie das Rechnungsdokument nur noch auszudrucken und per Post, E-Mail, Fax, als PDF-Dokument oder im ZUGFeRD-Format zu verschicken. Ausführlichere Informationen zu den verschiedenen Versandwegen finden Sie weiter unten unter der Überschrift “Fertige Rechnungen verschicken”.

Neue Rechnung anlegen

Basiert ein Vorgang nicht auf einem mit MeinBüro erstellten schriftlichen Angebot, erzeugen Sie die dazugehörige Rechnung auf ganz unterschiedlichen Wegen: Anfangs bietet sich der Standardweg über “Verkauf” – “Rechnungen” an. Dort erzeugen Sie mit einem Mausklick auf “Neu F10” eine leere Rechnung. Sind in Ihrer Arbeitsumgebung erst einmal ein paar Vorgänge angelegt, erreichen Sie das gleiche Ziel oftmals schneller und bequemer, indem Sie eine bereits vorhandene Rechnung “Kopieren und bearbeiten”. Sie rufen die Kopier-Funktion in der Rechnungstabelle über die Funktionstaste F9 auf – oder über das Kontextmenü bzw. den Button “Weitere Funktionen”:

Auf diese Weise erstellt das Programm eine inhaltsgleiche Rechnung – nur eben versehen mit dem aktuellen Datum und einer neuen Rechnungsnummer. Falls Sie die Rechnung an einen anderen als den ursprünglichen Kunden richten oder einzelne Positionen ändern, hinzufügen oder löschen wollen, können Sie das im neu angelegten Vorgang problemlos tun.

Ganz gleich, auf welchem Weg Sie eine neue Rechnung erzeugen: MeinBüro lässt Ihnen in jedem Fall die Wahl, ob Sie Ihre Eingaben direkt in der intelligenten “Druckansicht” machen oder die tabellarische “Eingabemaske” nutzen. Ausführliche Informationen zu den grundlegenden Eingabetechniken finden Sie im Einführungskapitel “So finden Sie sich im Programmzurecht”.

In einer dritten Karteikarte stehen Ihnen darüber hinaus “erweiterte” Eingabemöglichkeiten zur Verfügung: Hier fügen Sie zum Beispiel im Einzelfall einen abweichenden Einleitungs- und Schlusstext ein, machen Anmerkungen und andere Angaben zum Rechnungsvorgang, füllen “individuelle Felder” aus und legen abweichende Mehrwertsteuersätze und Erlöskonten fest.

Kunde aus der Kundendatenbank auswählen

Zur Eingabe der Kundendaten klicken Sie in der Druckansicht der neuen Rechnung auf den Link “Hier klicken, um Empfänger einzugeben”. Haben Sie den Adressaten bereits in Ihren Kunden-“Stammdaten“ erfasst, rufen Sie mit einem Klick auf den Link “aus den Stammdaten wählen … ”

… das Dialogfenster “Kunde suchen ” auf. Die Kontaktdaten des gefundenen Kunden übernehmen Sie dann per Doppelklick, mit F11 oder einem Klick auf “Übernehmen” in Ihre Rechnung. Mit F12 brechen Sie den Auswahlvorgang ab, die Kundendaten werden dann nicht übernommen.

Neukunde von Hand eintragen

Richtet sich Ihre Rechnung an einen Neukunden, können Sie die erforderlichen Angaben an dieser Stelle selbstverständlich auch manuell vornehmen: Dazu drücken Sie in der Druckansicht auf den Link “Hier klicken, um Empfänger einzugeben” und tragen die erforderlichen Adress- und Kontaktdaten im folgenden Eingabedialog ein:

Wenn Sie die Kontaktdaten des Kunden am Ende Ihrer Eingaben in Ihre Kundendatenbank übernehmen wollen, aktivieren Sie die Option “in den Stammdaten speichern”. Die im Kundenstamm gespeicherten Informationen stehen Ihnen dann künftig jederzeit per Knopfdruck bereit.

Weitere Rechnungs-Elemente

Zu den übrigen Rechnungs-Bestandteilen: Sofern Ihnen die vorbereiteten Einleitungs- oder Schlusstexte im Einzelfall nicht behagen, ändern sie auch die einfach, indem Sie auf den betreffenden Textbereich klicken. Daraufhin erscheint zum Beispiel das Dialogfenster “Einleitungstext”: Dort geben Sie Ihre eigene Formulierung ein, die Sie mit Platzhaltern aus dem Menü “Variable einfügen …” kombinieren können. Auf diese Weise lässt sich zum Beispiel der Name des Geschäftspartners oder das aktuelle Datum einsetzen. Die Variablen werden in spitzen Klammern < >  dargestellt und erst bei Rückkehr in die Druckvorschau in lesbaren Text übersetzt.

Falls Sie eine eingefügte Variable löschen wollen, entfernen Sie den Text inklusive der spitzen Klammern mit der Rückschritt- oder Entf-Taste. Um die Eingabe abzubrechen, ohne die Änderungen zu übernehmen, drücken Sie F12 oder klicken Sie auf “Abbrechen”. Wenn Sie das Dialogfenster “Einleitungstext” mit F11 (oder Mausklick auf den “OK”-Button) schließen, wird Ihr Text mitsamt den Änderungen in die Rechnung übernommen.