Fertige Online-Vorlagen
Falls das äußere Erscheinungsbild der Standard-Rechnungsvorlage (und anderer Vordrucke) trotzdem nicht genau Ihren Vorstellungen entspricht, stellt Ihnen MeinBüro weitere Gestaltungs-Alternativen zur Verfügung:
Per Mausklick auf die Schaltfläche “Vorlagengestaltung” und dann auf “Weitere Vorlagen online suchen“ können Sie direkt aus der Druckvorschau einer Rechnung heraus zusätzliche Rechnungsvorlagen abrufen, die oft nachgefragte Gestaltungs- und Funktionselemente enthalten:
Anhand eines “PDF-Beispiels” können Sie Inhalt und äußere Form der Vorlagen in Augenschein nehmen. In einer “PDF-Anleitung” wird erklärt, wie Sie die Vordrucke installieren.
Online-Vorlagen sind grundsätzlich kostenlos. In Zukunft wird der Service möglicherweise um gebührenpflichtige Vorlagen erweitert, die auf die Anforderungen bestimmter Branchen oder spezielle Anwenderwünsche zugeschnitten sind. Sie brauchen die Katze aber nicht im Sack zu kaufen: Sämtliche Online-Vorlagen stehen als Testversionen zum kostenlosen Download bereit.
Lohnanteile ausweisen (Variante 1)
Damit ihre Kunden die attraktiven Steuerermäßigungen in Anspruch nehmen können, legen vor allem Handwerker und haushaltsnahe Dienstleister Wert darauf, den Anteil der Arbeitskosten an der Rechnungssumme von den Materialkosten zu trennen. Mithilfe der flexiblen “Positionsarten” von MeinBüro ist das kein Problem. Eine mögliche Lösung sieht zum Beispiel so aus:
- Sie legen eine neue Rechnung an,
- erzeugen in der ersten Zeile eine Position mit der Positionsart “Überschrift” und der Bezeichnung “Lohnkosten-Anteil”,
- geben in den folgenden Zeilen sämtliche Lohnkosten-Positionen ein,
- legen anschließend eine Position mit der Positionsart “Zwischensumme” an,
- erzeugen dann wieder eine Position mit der Positionsart “Überschrift”(diesmal mit der Bezeichnung “Materialkosten-Anteil”) und
- geben in den folgenden Zeilen sämtliche Materialkosten-Positionen ein.
In der “Eingabemaske” sieht das dann zum Beispiel so aus:
Lohnanteil separat ausweisen
Statt Lohnleistungen auf Positionsebene zu trennen, kann MeinBüro den absoluten Lohnanteil auch automatisch in Euro und Cent separat auf der Rechnung ausweisen. Mehr dazu finden Sie unter “Lohnanteile ausweisen (Variante 2)”.
Standardmäßig weist MeinBüro die Einzel- und Gesamtpreise der einzelnen Positionen und Zwischensummen als Nettowerte aus. Da Sie es bei Handwerks- und haushaltsnahen Dienstleistungen jedoch mit Privatleuten zu tun haben, die den Bruttobetrag der Lohnkosten als Steuerermäßigung geltend machen dürfen, können Sie die Darstellung des betreffenden Vorgangs von “netto” auf “brutto” umstellen.
Netto- / Brutto-Umstellung
Der mögliche Wechsel von der Netto- zur Brutto-Darstellung ist nicht nur für Handwerker und haushaltsnahe Dienstleister hilfreich. Immer dann, wenn Ihre Kunden nicht zum Abzug der Vorsteuer berechtigt sind, ist der Ausweis von Bruttobeträgen auf Positionsebene für den Empfänger von Rechnungen (und Angeboten) aussagekräftiger:
- Zur Umstellung öffnen Sie die betreffende Rechnung, wechseln zur Registerkarte “Eingabemaske”,
- klicken am unteren Fensterrand auf den Abwärtspfeil links neben dem Feld “netto” und
- wählen in der folgenden Auswahlliste die Einstellung “brutto”:
Sollte die Preisart „brutto“ voreingestellt sein, können Sie umgekehrt auch von „brutto“ auf „netto“ wechseln.
Falls die Netto-/Brutto-Auswahlliste in Ihren Rechnungen nicht auftaucht, ist unter “Stammdaten” – “Meine Firma” – “Einstellungen”- “Grundeinstellungen” im Abschnitt “Preisart” die standardmäßig aktivierte Option “Umschaltung im Vorgang” ausgeschaltet worden. Mit einem Häkchen vor dieser Option sorgen Sie dafür, dass Sie in Ihren Rechnungen (und Angeboten) wieder in jedem Einzelfall per Mausklick zwischen der Netto- und Brutto-Darstellung hin- und herschalten können:
Sofern Sie ausschließlich oder überwiegend mit Privatkunden zu tun haben, können Sie diese Grundeinstellung auch dazu nutzen, statt der im Geschäftsleben ansonsten vorherrschenden Netto-Darstellung standardmäßig auf die Brutto-Darstellung umzustellen. Wenn Sie dabei die Option “Umschaltung im Vorgang” aktiviert lassen, schicken Sie Ihren Geschäftskunden bei Bedarf trotzdem Angebote und Rechnungen mit Netto-Positionspreisen.
Zusätzlich zur globalen Voreinstellung und der Einzelfallumschaltung können Sie die Preisart auch auf Kundenebene vorgeben. Diese Voreinstellung nehmen Sie im Register “Vorgaben” der Kundenkarteikarte vor:
Lohnanteile ausweisen (Variante 2)
Statt Lohnleistungen auf Positionsebene zu trennen, kann MeinBüro den absoluten Lohnanteil auch automatisch in Euro und Cent auf der Rechnung ausweisen. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie die Stammdaten eines Artikels mit Lohnanteil und
- wechseln Sie zur Registerkarte “Preis”.
- Dort finden Sie in sämtlichen “Preislisten” die Spalten “Lohnanteil netto” und “Lohnanteil brutto”:
Bei reinen Arbeitslöhnen ist der Lohnanteil identisch mit dem Preis. Bei Komplettpaketen (z. B. Gerätelieferung inklusive Montage) können Sie aber auch einen niedrigeren Lohnanteil festlegen.
Anteiliger Personalaufwand
Falls Sie Ihren Personalaufwand nicht in Form von Arbeitsstunden, sondern projekt-, leistungs- oder stückbezogen abrechnen, können Sie dem dazugehörigen Artikel selbstverständlich auch einen niedrigeren (Brutto-)Lohnanteil zuordnen:
Angenommen, Sie verkaufen die “Lieferung, Installation, Einrichtung und Überprüfung Erdwärmepumpe Sumsang 1147-X13“ zum Komplettpaket-Bruttopreis von 17.850 Euro (15.000 Euro plus 19 % MwSt.). Der kalkulierte Lohnanteil beträgt im Beispiel 25 % (25% von 15.000 Euro = netto 3.750 Euro = brutto 4.462,50 Euro). Dann sähe die Preisangabe im Artikelstamm so aus:
Beim Verkauf eines solchen Komplettpakets erscheint der Lohnanteil dann folgendermaßen auf der Rechnung:
Sollte der Lohnanteil-Hinweis nicht automatisch auf Ihren Ausgangsrechnungen erscheinen, fehlt der Platzhalter <M_WAGETEXT> in Ihrem Rechnungs-Textbaustein. Auf folgende Weise fügen Sie ihn nachträglich ein:
- Über “Stammdaten” – “Kleinstammdaten – “Textbausteine” – “Rechnungen” rufen Sie Ihren Standard-Rechnungstext auf (standardmäßig ist das “Rechnung_01”),
- stellen den Cursor an die gewünschte Stelle im Feld “Schlusstext”,
- klicken auf die Schaltfläche “Variable einfügen” und
wählen im folgenden Dropdown-Menü den Eintrag “Lohnanteil ausweisen”:
Daraufhin erscheint im Feld “Schlusstext” der Platzhalter M_WAGETEXT. Mit zweimal “OK” bestätigen Sie die Änderung. So ist sichergestellt, dass auf Ihren Ausgangsrechnungen der Lohnanteil wie oben beschrieben separat ausgewiesen wird.
Fahrtkosten und Maschinenmieten nicht vergessen
Als Lohnanteil werden Arbeitslöhne und Fahrtkosten von Meistern, Gesellen, Auszubildenden und Hilfskräften anerkannt – aber auch Maschinenmieten (nicht jedoch reine Materialkosten). Sie wollen auf Ihren Rechnungen künftig automatisch ermittelte Lohnanteilen ausweisen? Dann sollten Sie daran denken, nicht nur den Arbeitslohn- und Fahrkosten-Artikeln Lohnanteile zuzuordnen, sondern auch den Maschinenmieten und ähnlichen Positionsarten.
Welche Rechnungspositionen aus Sicht des Gesetzgebers Lohnanteile enthalten (dürfen) und was Sie sonst noch tun können, um Ihren Kunden die Steuerermäßigungen zu sichern, erfahren Sie beim Steuerberater, der IHK bzw. Handwerkskammer oder bei Ihrem Berufs- oder Branchenverband.
Rabatte / Nachlässe
Mit MeinBüro können Sie Ihren Kunden problemlos Rabatte auf die Verkaufspreise bestimmter Artikel. Dabei haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie können …
- nach Kunden differenzierte Verkaufspreise von vornherein in der Artikel-Datenbank hinterlegen (das erledigen Sie bei den jeweiligen Artikel-Stammdaten auf der Registerkarte “Preis”),
- bei einzelnen Rechnungen (oder Angeboten) prozentuale Nachlässe auf Positionsebene eintragen (dazu dient die Spalte “Rabatt %” in der Eingabemaske “Positionen bearbeiten”),
- Rabatte auf Artikelgruppen oder aber
- im Einzelfall einen Gesamtrabatt manuell gewähren.
Die Funktion “Gesamtrabatt einfügen” rufen Sie per Mausklick auf die Schaltfläche “Weitere Funktionen” in der “Eingabemaske“ von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen auf:
Weitere Informationen zu den verschiedenen Rabattverfahren finden Sie im Abschnitt “MeinBüro von A bis Z” unter den Stichworten “Rabatt”,” Rabatt auf Artikelkategorien” und “Gesamtrabatt”.
Praxistipp: Wenn Sie im Dialogfenster „Gesamtrabatt“ negative Rabattbeträge oder Rabattsätze mit negativem Vorzeichen eingeben, verwandeln Sie Rabatte in Zuschläge. Ausführlichere Informationen zu diesem Thema finden Sie im Expertentipp „So definieren Sie Zuschlagspositionen in MeinBüro“.
Informative “Details”-Ansicht
Wenn Sie in der Tabellenansicht unter “Verkauf” – “Rechnungen” die Funktionstaste “F2” drücken oder auf die Schaltfläche “Details F2” klicken, öffnen sich unterhalb der Rechnungsliste die Detailinformationen zum aktuell markierten Vorgang. Dort sehen Sie auf Anhieb sämtliche Positionen der markierten Rechnung:
Neben dem Register “Positionen” gibt es weitere Infobereiche:
- In den Registern “Geleistete Zahlungen”, „Angebote“, „Aufträge“, “Lieferscheine” und “Mahnungen” finden Sie die zur betreffenden Rechnung gehörenden vor- und nachgelagerten Vorgänge.
- Im Register “Dokumente” ordnen Sie Ihren Rechnungen beliebige externe Dateien und Dokumente aller Art und Formate zu! Selbst E-Mails und E-Mailanhänge können Sie per Maus dorthin ziehen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Texte, Tabellen und Multimediadateien neu anzulegen. Wer will, kann sogar Papierbelege scannen. Bei sehr vielen Dokumenten sorgen Sie mithilfe von Unterverzeichnissen dafür, dass Sie den Überblick behalten.
- Im Register “Notizen” halten Sie Anmerkungen und Hinweise zur betreffenden Rechnung fest. Dabei setzt das Programm automatisch einen Zeitstempel aus Datum und Uhrzeit.
- Falls das Modul „Lager“ freigeschaltet ist, finden Sie im Details-Bereich außerdem das Register „Seriennr./Chargen“.
In der praktischen Detailansicht behalten Sie alle diese Zusatzinformationen ganz einfach im Blick.
“Verwendung” bei Rechnungsstellung vorgeben
Mit den “Kosten- und Erlösarten” sowie den “Verwendungen” stellt Ihnen MeinBüro zusätzlich zu den steuerlichen Einnahme- und Ausgabe-“Kategorien” eine weitere Gliederungsebene für die interne Kosten- und Leistungsrechnung zur Verfügung.
Die Zuordnung zur passenden Verwendungsart können Sie bei Bedarf schon bei Rechnungsstellung in der “Eingabemaske” vornehmen:
Falls Sie einen bestimmten Artikel generell einer bestimmten Kosten-/Erlösart zuordnen möchten, erledigen Sie das in der Artikelverwaltung im Register “Sonstiges” über die Auswahlliste „Kostenart”. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie im Kapitel “MeinBüro von A bis Z” unter den Stichworten “Kosten-/Erlösart” und “Verwendung”.
Rechnungen archivieren
Falls die Liste Ihrer Rechnungen im Laufe der Zeit immer länger und dadurch zu unübersichtlich wird, können Sie abgeschlossene Vorgänge ganz einfach ausblenden (= “archivieren”). Die Rechnungen werden dabei nicht gelöscht. Sie bleiben im Hintergrund erhalten und lassen sich bei Bedarf jederzeit wieder reaktivieren. Sie finden die praktischen “Archivierungsfunktionen” im Kontextmenü des Arbeitsbereichs “Rechnungen“ sowie unter “Weitere Funktionen F3”.
Ausführlichere Informationen zur Archivfunktion finden Sie unter dem Stichwort “Archivierung” im Abschnitt “MeinBüro von A bis Z”.
Übrigens: Hier finden Sie ein kurzes Video-Tutorial, indem Sie lernen, wie Sie Onlinevorlagen herunterladen können.
