Im Mittelpunkt: Positionen erfassen

Per Mausklick auf den blauhinterlegten Link “Hier klicken, um Artikel einzugeben”, haben Sie wiederum die Wahl, ob Sie die einzelnen Rechnungs-Positionen …

• aus dem Artikel-Stammdaten übernehmen,
• neu angelegen und dauerhaft in den Artikel-Stammdaten speichern oder
• einmalig manuell eintragen.

Bereits vorhandene Artikel übernehmen

Sämtliche Artikel, die Sie im Arbeitsbereich “Stammdaten” – “Artikel” bereits in Ihren Artikelstamm erfasst haben, übernehmen Sie im Handumdrehen in Ihre Rechnungen: Dazu klicken Sie in das Feld “Artikel-Nr.” und wählen die gewünschte Position per Doppelklick aus der “Artikelliste”. Sofern erforderlich fügen Sie auf diese Weise bei Bedarf nach und nach alle Einzelpositionen in Ihre Rechnung ein.

Um gleich mehrere Artikel auf einen Schlag aus dem Artikelstamm zu übernehmen, klicken Sie Sie im Dialogfenster „Positionen bearbeiten“ auf die Schaltfläche “Artikel“. Daraufhin erscheint das erweiterte Dialogfenster “Artikel in Vorgang hinzufügen”:

Im Register “Stapel aus Artikelstamm” wählen Sie die gewünschten Waren oder Dienstleistungen aus, indem Sie ein Häkchen in die Auswahlbox am Zeilenanfang setzen. Die Anzahl der einzelnen Artikel pro Position können Sie dabei nachträglich ändern.

Artikel neu anlegen und speichern

Falls Sie ein neues Produkt künftig häufiger verkaufen oder eine bestimmte Leistung in Zukunft regelmäßig erbringen wollen, können Sie den Artikel aber auch gleich in Ihrer Artikel-Datenbank anlegen: Dazu …

• klicken Sie im Eingabedialog “Positionen bearbeiten” zunächst auf die Schaltfläche “Artikel”,
• dann auf “Neuen Artikel anlegen”,
• machen in den Artikel-Stammdaten die Angaben zum neuen Produkt bzw. zur Dienstleistung und
• schließen Ihre Eingaben mit “OK – F11” ab:

Anschließend können Sie den neuen Artikel sowohl in die aktuelle als auch in alle künftigen Rechnungen (und Angebote) übernehmen – ein Mausklick genügt.

Einmalige Position manuell eintragen

Um einen noch nicht gespeicherte Artikel von Hand zu erfassen, klicken Sie in der “Druckansicht” auf den Text “Hier klicken, um Artikel einzugeben”. Es erscheint das Dialogfenster “Positionen bearbeiten …“, in dem Sie die Rechnungs-Positionen eingeben und bearbeiten können. Wenn Sie eine bereits erfasste Position nachträglich ändern wollen, klicken Sie sie in der Liste an.

Artikelstapel, Artikelsets, Positionsübernahme und Artikel Bundles

Per Mausklick auf die Schaltfläche “Artikel” rufen Sie den erweiterten Artikel-Eingabedialog auf (“Artikel in Vorgang hinzufügen”):

Dort stehen Ihnen die folgenden vier Stapel-Eingaben zur Verfügung:

• “Stapel aus Artikelstamm”: Hier suchen Sie die gewünschten Artikel per Mausklick aus der Artikelliste aus, legen bei Bedarf die passende Anzahl fest und befördern sie mit einem weiteren Mausklick auf “Übernehmen F11” in den Vorgang:

• “Artikelsets”: Bei den praktischen Artikelsets handelt es sich um Zusammenstellung häufig zusammen gekaufter Artikel. Anders als bei den “Artikel Bundles” erscheinen die Bestandteile von Artikelsets als einzelne Positionen in der Rechnung. Artikelsets sind interne Zusammenstellungen ohne eigene Artikelnummer.
• Anders als bei den “Artikel Bundles” erscheinen die Bestandteile von Artikelsets als einzelne Positionen in der Rechnung. Artikelsets sind interne Zusammenstellungen ohne eigene Artikelnummer. Um ein neues Artikelset festzulegen, fügen Sie zunächst einmal die dazugehörigen Positionen in den Vorgang ein. Dann rufen Sie den erweiterten Artikel-Eingabedialog erneut auf, klicken auf die Schaltfläche (2) “Neu”, geben dem Artikelset eine aussagekräftige Bezeichnung, klicken auf “OK F11″ und fügen die Zusammenstellung per Mausklick auf „Übernehmen F11” in den aktuellen Vorgang ein:
• Um ein neues Artikelset festzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche (2) “Neu”, geben dem neuen Artikelset eine aussagekräftige Bezeichnung, klicken auf “OK F11″ und fügen die Zusammenstellung per Mausklick auf „Übernehmen F11” in den aktuellen Vorgang ein:

• “Positionen aus vorhandenem Vorgang übernehmen”: Anstatt bestimmte Artikelsets fest zu definieren, können Sie zuvor bereits angebotene oder verkaufte Artikelkombinationen auch direkt aus vorhandenen Vorgängen übernehmen. Dazu wählen Sie die betreffende Vorgangsart aus (Angebote, Aufträge, Rechnungen, Bestellungen oder Preisanfragen), suchen das passende Vorgangs-“Vorbild” heraus:

Die Positionsübernahme ist im Prinzip dasselbe Verfahren wie das “Kopieren und bearbeiten” vorhandener Vorgänge. Unterschied: Sie können noch vor der Übernahme gezielt einzelne Positionen ausschließen und Mengen anpassen.

Die Positionsübernahme ist im Prinzip dasselbe Verfahren wie das “Kopieren und bearbeiten” vorhandener Vorgänge. Unterschied: Sie können noch vor der Übernahme gezielt einzelne Positionen ausschließen und Mengen anpassen.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie Positionen aus einem Einkaufsvorgang in einen Verkaufsvorgang übernehmen (oder umgekehrt), können Sie festlegen, dass WISO MeinBüro die Artikelbeschreibung aus den Stammdaten übernimmt. Dazu aktivieren Sie die Option „bei gegensätzlichen Vorgängen Artikelbeschreibung aus dem Stamm holen“. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass das Programm immer die passende Artikelbeschreibung verwendet.

Hintergrund: Mithilfe „“Vorgangsbezogener Textpassagen“ ordnen Sie ein und demselben Artikel je nach Vorgangsart bei Bedarf unterschiedliche Artikelbeschreibungen zu. Auf diese Weise verwenden Sie zum Beispiel in Ihren Angeboten ausführliche, werbewirksame Artikelbeschreibungen und in Ihren Rechnungen eher nüchterne Positionstexte.

• “Artikel Bundles”: Sofern das Zusatzmodul “Artikel+”  freigeschaltet ist, können Sie mehrere Artikel zu Artikel Bundles zusammenfassen. Anders als bei den Artikelsets erscheint ein Bundle als einzelne Position im Angebot. Artikel Bundles werden daher unter einer separaten Artikelnummer geführt. Bei Bedarf können Sie in der Beschreibung des Artikel Bundles die enthaltenen Artikel angeben. Sie verwalten Ihre Sammelartikel im Arbeitsbereich Stammdaten” – Artikel Bundles”. Neue Bundles können Sie aber auch direkt aus dem Vorgang heraus anlegen. Dazu klicken Sie im erweiterten Artikel-Eingabedialog auf “Artikel Bundles” und dann auf die Schaltfläche “Neu”:

Daraufhin öffnet sich die Stammdaten-Eingabemaske “Artikel Bundle”, die weitgehend identisch ist mit der Artikel-Eingabemaske. Im Register “Artikel Bundles” tragen Sie die Artikelnummer, Beschreibung, Artikelart, Mengen-Einheit und Steuersatz ein:

Im Register “Enthaltene Artikel” wählen Sie per Mausklick auf die Schaltfläche “Artikel hinzufügen” die einzelnen Positionen des Bundles:

Im Register “Preis” schließlich legen Sie die Einkaufs- und Verkaufspreise des Artikel Bundles fest. Den Einkaufspreis können Sie dabei wahlweise von Hand eintragen oder automatisch aus den Einkaufspreisen der enthaltenen Artikel ermitteln lassen.

Ausführlichere Informationen zu den praktischen “Artikel Bundles” finden Sie in der Beschreibung des Zusatzmoduls “Artikel+”.

Zurück zur Rechnungserstellung: Ganz gleich, ob

• Stapelübernahme,
• Artikelsets,
• Positionsübernahme oder
• Artikel Bundles:

Per Mausklick auf “Übernehmen” kehren Sie zur Rechnungserstellung zurück. Dort kann jede einzelne Position gezielt nachbearbeitet werden – ganz gleich, ob sie Teil einer Stapelübernahme aus dem Artikelstamm, Teil eines Artikelsets, einer Positionsübernahme oder eines Artikel Bundles ist.

Alle Felder im Dialogfenster „Positionen bearbeiten” lassen sich ändern. So können Sie zum Beispiel Mengen und Preise korrigieren. Sobald Sie Menge oder Anzahl eines Artikels oder auch den Listenpreis geändert haben, passt WISO MeinBüro eventuelle Rabatte und den resultierenden Einzel- und Gesamtpreis automatisch an.

Mithilfe der farbigen Symbol-Schaltflächen oberhalb der Positionsliste …

• fügen Sie zusätzliche leere Positionszeilen ein (grünes Plus-Symbol),
• löschen entbehrliche Positionen (rotes “X”),
• kopieren vorhandene Zeilen (gelbes Dokument-Symbol),
• fügen sie an beliebiger Stelle wieder ein (Zwischenablage-Symbol) und
• ändern die Reihenfolge der einzelnen Positionen über die blauen Auf- und Abwärtspfeile.

Feintuning: Positionen bearbeiten

Per Mausklick auf die Schaltfläche “Spalten definieren …” schließlich fügen Sieder Übersicht bei Bedarf weitere Datenbank-Felder hinzu (zum Beispiel den Mehrwertsteuersatz): Ziehen Sie dazu die gewünschte Spaltenbezeichnung aus dem Dialogfenster “Anpassung” in die Übersichtstabelle. Um Spalten zu entfernen, ziehen Sie diese aus dem Hauptfenster hinaus, indem Sie mit der Maus auf den Spaltenkopf zeigen, die linke Maustaste festhalten und das Spaltensymbol außerhalb der Tabelle “fallen lassen”. Nachdem Sie die Tabelle entsprechend Ihren Vorstellungen geändert haben, schließen Sie das Dialogfenster „Anpassung” mit einem Klick auf den Schließ-Button (“x”)

Differenzierte Rechnungen durch flexible Positionsarten

WISO MeinBüro lässt Ihnen beim Inhalt und der Gestaltung Ihrer Rechnungen viel Spielraum: Denn neben der Standard-Positionsart “Artikel” können Sie den einzelnen Rechnungszeilen auch spezielle Positionsarten zuordnen. Auf diese Weise …

• legen Sie beliebige Text-Zeilen an,
• sorgen in umfangreichen Rechnungen durch Überschriften sowie einfache oder doppelte Trennlinien für mehr Übersicht,
• erzeugen Zwischensummen und
• fügen bei Bedarf anpassender Stelle Seitenumbrüche ein.

Das gewünschte Gestaltungs- und Funktionselement wählen Sie anschließend ganz bequem über das Auswahlfeld “Positionsart”:

Falls Sie in Ihren Rechnungen regelmäßig ganz bestimmte Textzeilen und Überschriften einsetzen, können Sie die im Bereich “Stammdaten“- “Kleinstammdaten” – “Positionsarten” eintragen:

An dieser Stelle können Sie auch die Inhalte der Standard-Positionsarten an Ihre Vorstellungen anpassen – oder sie deaktivieren, falls Sie in der Praxis keine Verwendung dafür haben. Ihre eigenhändig definierten Positionsarten stehen Ihnen anschließend in der Spalte “Positionsart” jederzeit per Knopfdruck zur Verfügung.

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