Rechnungen überwachen
Sobald Sie eine neue Rechnung mit “OK” gespeichert haben, erscheint sie in der Liste der “Rechnungen” im Arbeitsbereich “Verkauf”. Neue Rechnungen werden in der Überwachungsliste zunächst mit einem blauen Pfeilsymbol als “Entwurf” gekennzeichnet.
- Sobald die Rechnung gedruckt, auf elektronischem Weg verschickt oder ihr Druckstatus über das Kontextmenü manuell “auf ausgedruckt gesetzt” worden ist, bekommt sie ein gelbes Symbol (“Zahlung erwartet”).
- Bezahlt ein Kunde seine Rechnung, springt das Ampelsymbol in der Rechnungstabelle auf grün (“Zahlung erfolgt”).
Sofern Sie kein Online-Banking nutzen, ordnen Sie den Forderungseingang entweder im Zahlungsdialog der richtigen Rechnung zu (Kategorie “Zahlung vom Kunden” und dann “Rechnung / Kundenkonto suchen”) oder über die Rechnungsliste (Rechtsklick auf die betreffende Rechnung und dann auf “Zahlungseingang zur Rechnung hinterlegen”).
- Ist die Zahlungsfrist überschritten, wechselt die Überwachungsampel auf Rot (“Zahlung überfällig”).
- Sobald es Zeit für eine Mahnung ist, wird die betreffende Rechnung mit einem roten Ausrufungszeichen versehen (“Mahnung fällig”).
- Falls ein Kunde dauerhaft zahlungsunfähig wird oder sich mit Erfolg gegen eine Rechnung wehrt, kann der Vorgang über das Kontextmenü der Rechnungsliste als “uneinbringbar” (schwarzer Punkt) gekennzeichnet werden.
Damit Sie auf einen Blick zwischen bereits ausgedruckten (= abgeschlossenen) Rechnungen und noch nicht ausgedruckten (= nicht abgeschlossenen) Rechnungen unterscheiden können, steht Ihnen in der Feldauswahl der Rechnungsliste die Spalte “Druckstatus” zur Verfügung:
Und gleich noch ein Tipp: Falls das Feld “Druckstatus” bei Ihnen nicht angezeigt wird, können Sie es über die Funktion “Feld Auswahl” in die Rechnungstabelle übernehmen. Sie öffnen die Auswahlliste per Rechtsklick auf den Spaltenkopf einer beliebigen Spalte und dann auf Feld Auswahl. Anschließend ziehen Sie die Spaltenüberschrift “Druckstatus” an eine beliebige Stelle Ihrer Rechnungsliste.
Tipps & Tricks für Einsteiger und Fortgeschrittene
Sie haben Fragen zum Anlegen von Rechnungen, die durch die bisherigen Erläuterungen nicht beantwortet sind? Hier noch einige exemplarische Lösungen für spezielle Anwendungsfälle:
Mehrfachdruck und Massenmails
Falls Sie Ihre Rechnung nicht gleich im Anschluss an die Erstellung gedruckt haben, können Sie den Druckvorgang einer oder mehrerer Rechnungen auch über die Rechnungsübersicht anstoßen. Auf diese Weise sparen Sie sich das zeitraubende Öffnen der Rechnung(en). Dazu?
- markieren Sie eine oder gleich mehrere Rechnungen,
- rufen mit einem Rechtsklick in die farbige Markierung das Kontextmenü auf und
- starten dort die Druckfunktion (“Drucken” oder “Alle drucken”):
Falls Sie nur eine Rechnung gewählt haben, können Sie vordem Druckvorgang auch noch die interaktive Seitenansicht aufrufen.
Statt zu drucken, lassen sich Rechnungen auch über das Kontextmenü der Rechnungsübersicht per E-Mail verschicken. Wenn Sie dort mehrere Rechnungen markieren, ist sogar ein Massenversand möglich! Das Programm lässt Ihnen dabei die Wahl, ob die Rechnungen sofort an Ihr E-Mail-Programm übergeben werden oder Sie die einzelnen E-Mails erst noch einmal in Augenschein nehmen und sie einzeln verschicken. In beiden Fällen landen die fertigen E-Mails anschließend im Postausgang Ihres E-Mail-Programms:
Neben der Mehrfachdruck- und -Mailfunktion stehen Ihnen im Kontextmenü der Rechnungstabelle eine Reihe weiterer Sammelfunktionen zur Verfügung. Sie können per STRG- oder UMSCHALT-Taste markierte Datensätze bei Bedarf auf einen Schlag …
- löschen,
- im ZUGFeRD-Format exportieren und / oder gleich per E-Mail versenden,
- Adressetiketten drucken,
- den Druckstatus auf „ausgedruckt“ setzen,
- Versanddaten exportieren,
- auf “vollständig bezahlt” setzen,
- ihnen Tabellenkategorien zuweisen oder auch
- archivieren:
Einige der Funktionen können Sie auch über das “Aktuell”-Menü der Menüleiste oder per Mausklick auf die Schaltfläche “Weitere Funktionen F3” aufrufen.
Spalten sichtbar machen
Standardmäßig werden in der Rechnungs-Eingabemaske nur die wichtigsten Spalten angezeigt. Falls Sie zum Beispiel die Spalte “Kundennummer”, die “Nettosumme”, den positionsbezogenen “MwSt.-Satz” oder auch die “Positionsart” vermissen …
- klicken Sie oberhalb der Positionszeilen auf den Link “Spalten definieren”,
- zeigen in der daraufhin geöffneten Spalten-Auswahlliste auf die gewünschte Spaltenüberschrift,
- drücken die linke Maustaste und halten sie gedrückt,
- ziehen die Spaltenüberschrift an eine Stelle Ihrer Wahl im Spaltenkopf und
- lassen die zusätzliche Spaltenüberschrift zwischen den grünen Pfeilen fallen:
Auf diese Weise blenden Sie bei Bedarf auch “individuelle Felder” ein, in die Sie Zusatzinformationen zu Ihren Rechnungen eintragen, für die an anderer Stelle kein Platz ist. Selbstverständlich lässt sich die Tabellenansicht auch nach individuellen Feldern sortieren, gruppieren und filtern.
Lückenlose Versandhistorie
Durch das neue Feld „Letzte Verarbeitung“ wissen Sie immer genau, wann und auf welchem Weg Sie einem Kunden einen Geschäftsbrief, ein Angebot, eine Rechnung oder sonstiges Schreiben zugesandt haben.
Um die lückenlose Versandhistorie zu nutzen, aktvieren Sie die Spalte „letzte Verarbeitung“ in der Vorgangsliste. Auf diese Weise erkennen Sie auf Anhieb, wann Sie beispielsweise eine Rechnung an Ihren Kunden versandt haben:
Optional dokumentiert MeinBüro den Vorgangsversand im Register „Historie“ des Kundenstamms. Aus dem Historien-Eintrag geht auch hervor, welcher Mitarbeiter für den Versand verantwortlich war. Weitere Informationen zu Nachverfolgung von Vorgängen finden Sie im Abschnitt „MeinBüro von A bis Z“ unter dem Stichwort „Historie“.
Verschiedene Steuersätze in einer Rechnung
Falls Ihre Rechnungen Positionen enthalten, die unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen unterliegen, können Sie das bereits auf Positionsebene deutlich machen: In dem Fall fügen Sie Ihrer Rechnungstabelle die Spalte “MwSt.-Satz” hinzu.
Auf diese Weise können Sieden standardmäßig in der Artikeldatenbank hinterlegten Mehrwertsteuersatz bei Bedarf nicht nur nachträglich ändern: Ihre Kunden erkennen dann auch auf Anhieb, welche Waren und Dienstleistungen welchen Steuersatz haben. Wie Sie die standardmäßig verborgenen Spalten einblenden, können Sie im vorhergehenden Absatz unter “Spalten sichtbar machen” nachlesen.
Wenn Sie die Reihenfolge Ihrer Rechnungspositionen nachträglich verändern wollen, um die Positionsliste zum Beispiel nach Steuersätzen oder Lohn- und Materialkosten zu sortieren, markieren Sie die zu verschiebende Position und bewegen sie mithilfe des blauen Auf- oder Abwärtspfeils nach oben oder unten:
Rechnungsspalten: Bezeichnung ändern
Mithilfe der Funktion “Stammdaten“- “Briefpapier gestalten” beeinflussen Sie das äußere Erscheinungsbild Ihrer Geschäftskorrespondenz: Im Abschnitt “Inhalte” – “Spaltenauswahl” legen Sie dort auch fest, welche Spalten unter welcher Bezeichnung auf Ihren Ausgangsrechnungen auftauchen:
Auf diese Weise blenden zum Beispiel Dienstleister die standardmäßige “Artikelnummer” aus – oder ersetzen sie durch eine Bezeichnung eigener Wahl (z. B. “Leistungsnummer”, “Katalogziffer” oder ähnliches). Ausführliche Informationen zum komfortablen Briefpapier-Gestalter finden Sie im Kapitel “Arbeitsumgebung einrichten” unter der Überschrift “Stammdaten: Briefpapier gestalten”.
Wenn Sie in der Rechnungs-“Druckansicht” auf die grau hinterlegten Spaltenüberschriften klicken, können Sie ebenfalls auf die “Ausdruckdetails” Einfluss nehmen. Dabei haben Sie die Wahl, ob das Programm die Einstellungen nur auf die aktuelle Rechnung anwenden oder als Standardeinstellung für die Vorgangsart “Rechnung” übernehmen soll. Die Bearbeitung der Ausdruckdetails ist auch in allen anderen Vorgangsarten möglich.
