Normalfall: Druckansicht

Im Mittelpunkt der täglichen Büroarbeit steht bei den meisten Selbstständigen und Unternehmern der Schriftverkehr mit Kunden, Lieferanten und anderen Geschäftspartnern. Deshalb haben wir uns bemüht, das Erstellen und Verwalten von Geschäftskorrespondenz mit MeinBüro ganz besonders komfortabel und zeitsparend zu gestalten.
In den meisten Fällen machen Sie Ihre Eingaben in einer interaktiven “Druckansicht”: So erkennen Sie sofort, wie Ihre Schreiben später aussehen. Dabei ist die Bedienung der Arbeitsbereiche “Briefe”, “Angebote”, “Rechnungen” sowie “Bestellungen” weitgehend identisch.

Spezialfall: Eingabemaske

So praktisch die multifunktionale und bequeme “Druckansicht” ist: Wenn Sie viele verschiedene Angebots- oder Rechnungselemente eingeben oder ändern müssen, kann das Aufrufen mehrerer Einzeldialoge zeitraubend sein. Daher stellt Ihnen MeinBüro zusätzlich zur “Druckansicht” die Registerkarten “Eingabemaske” und “Erweitert” zur Verfügung.

Dort sehen Sie alle editierbaren Auftragsfelder auf einen Blick und können Ihre Eingaben in einer zusammenhängenden Tabelle eintragen:

• In der Eingabemaske machen Sie die Kunden-, Artikelangaben, wählen die Zahlungs- und Lieferbedingungen und ändern bei Bedarf das Datum oder die Angebotsnummer.
• In der Karteikarte Erweitert können Sie eine alternative Textvorlage auswählen, den Einleitungs- oder Schlusstext ändern, Anmerkungen und Zusatzangaben
  zum betreffenden Vorgang hinterlegen oder auch einen Mehrwertsteuersatz einstellen, der von den Artikel-Stammdaten abweicht.

Das Erfassen und Bearbeiten der Informationen in den Sammel-Eingabemasken unterscheidet sich nicht von der zuvor beschriebenen Bedienung der einzelnen Dialogfenster in der Druckansicht.

Sind schließlich alle erforderlichen Angaben gemacht, steht Ihnen wieder die bereits erwähnte Ausgabe-Vielfalt von MeinBüro zur Verfügung: Sie können Ihre Schreiben wahlweise …

• drucken und frankieren,
• per PC oder via Internet faxen,
• über die Online-Poststelle drucken und versenden lassen,
• als E-Mail-Anhang verschicken oder auch
• im PDF-Format exportieren.

Um die Fax-Funktion nutzen zu können, müssen Sie bei der Online-Poststelle angemeldet sein oder ein Faxmodem an Ihren Computer anschließen. Der nahtlose E-Mail-Versand funktioniert nur, wenn Sie mit MS Outlook oder einem anderen MAPI-fähigen E-Mail-Programmarbeiten.

Übrigens: Hier finden Sie ein kurzes Video-Tutorial, indem Sie lernen, wie Sie optimal mit der Druckansicht / Eingabemaske umgehen.

Die Statusanzeige: Alles im Blick

Mit dem Schreiben von Angeboten, Rechnungen, Bestellungen oder auch Mahnungen ist es bekanntlich nicht getan. Sie wollen ja auch den Überblick behalten, was aus Ihren schwebenden Vorgängen geworden ist und wo es Handlungsbedarf gibt. Wenn Sie in der Navigationsleiste z. B. auf “Verkauf” klicken und dort “Angebote” wählen, erscheinen im Arbeitsbereich sämtliche Angebote, die Sie erstellt haben bzw. die in der Demodatenbank abgelegt sind. Jede Zeile steht für ein Angebot. Vor den einzelnen Zeilen finden Sie farbige Symbole, die auf Basis des bekannten Ampelschemas den aktuellen “Status” des betreffenden Vorgangs zusammenfassen:

• grün = Auftrag / Rechnung / Vertrag generiert,
• gelb = Angebot offen (in der Schwebe) und
• rot = Auftrag / Rechnung / Vertrag unwahrscheinlich.

Um die Umschaltung der Angebots-Ampel von “gelb” auf “grün” sorgt das Programm automatisch: Sobald Sie eine Rechnung auf Grundlage des Angebots anlegen, bekommt der Angebotsvorgang den Status “Rechnung erzeugt”. Ob ein Angebot noch offen oder ein Auftrag unwahrscheinlich ist, entscheiden Sie hingegen selbst: Um die Ampel auf Rot zu schalten, klicken Sie auf “Weitere Funktionen F3” und dort auf “Status auf Auftrag / Rechnung unwahrscheinlich F6 setzen”. Sie finden die Funktion wie üblich auch im Kontextmenü, das Sie mit einem rechten Mausklick auf das betreffende Angebot öffnen.

Wenn Sie auf die Schaltfläche “Details” klicken, wird die Tabelle zudem in zwei Hälften zerlegt: In der oberen Hälfte erscheint eine verkürzte Angebotsliste, in der unteren finden Sie dafür Detailinformationen zum gerade markierten Angebot. (Ein erneuter Klick auf Details lässt den unteren Bereich bei Bedarf wieder verschwinden.) Per Mausklick auf den Spaltenkopf der Statusanzeige sortieren Sie die Tabelle nach dem Status der Vorgänge: Auf diese Weise erkennen Sie auf Anhieb, wo Sie aktiv werden müssen. Bei der anschließenden Kontaktaufnahme stellt Ihnen MeinBüro jeden nur erdenklichen Komfort zur Verfügung: Über das Kontextmenü (Rechtsklick auf einen Eintrag in der Angebotsliste und dann auf “Kommunikation mit [Name/Firma]”) …

• erzeugen Sie eine E-Mail,
• schreiben einen Geschäftsbrief,
• verschicken eine SMS-Kurzmitteilung,
• lassen sich die Telefonnummer des Geschäftspartners oder auch
• dessen Standort auf einem Stadtplan oder einem Routenplaner anzeigen.

Falls Ihr Computer ans Telefonnetz angeschlossen und die Windows-“Wählhilfe” eingerichtet ist, stellen Sie bei Bedarf sogar direkt eine Telefonverbindung her!

Via Kontextmenü können Sie das betreffende Angebot übrigens auch ohne den Umweg über die “Druckansicht” ausdrucken, seinen Status ändern, eine Auftragsbestätigung anzeigen lassen oder es ganz bequem ohne weiteren Erfassungsaufwand in eine Rechnung umwandeln. Außerdem lassen sich auf Basis vorhandener Angebote inhaltsgleiche neue Angebote erstellen und weiterverarbeiten.

Interaktive Listen

Eine eher unscheinbare, dafür aber umso nützlichere Funktion schließlich verbirgt sich hinter einigen wichtigen Listen und Formularen von MeinBüro: Per Mausklick auf simple Berichtszeilen öffnen sich bei Bedarf Übersichten der zugrundeliegenden Geschäftsvorgänge.

Am Beispiel der “Einnahme-Überschuss-Rechnung” (unter “Finanzen“ – „Rechnungs- und Buchhaltungslisten“) soll das kurz illustriert werden: Angenommen, Sie möchten wissen, welche einzelnen Buchungen sich hinter den Portokosten von insgesamt 675,43 Euro verbergen …

… dann genügt ein Mausklick auf die Bezeichnung oder den Euro-Betrag, um eine Liste der Buchungen “aufzuklappen”, die zu dem Gesamtbetrag geführt haben:

Das vereinfacht und beschleunigt den sonst oft mühsamen Abgleich von Auswertungen und Einzelbuchungen erheblich. Interaktive Berichte und Formulare finden Sie nicht nur bei den Rechnungs- und Buchhaltungslisten, sondern auch in …

• den Steuerformularen (Umsatzsteuer-Voranmeldungen, Umsatzsteuererklärungen, Einnahmenüberschussrechnung),
• im Bereich “Einnahmen / Ausgaben” der “Allg. Geschäftsentwicklung” sowie
• den detaillierten Auswertungen über Kosten-, Erlös- und Verwendungsarten.

Probieren Sie‘s aus: Wenn Sie in einer Berichtsansicht wissen wollen, wie sich eine bestimmte Position zusammensetzt, klicken Sie versuchsweise einfach auf die betreffende Zeile. So sorgen Sie mit minimalem Aufwand für ein Höchstmaß an Transparenz.