Chargenverwaltung
Alternativ zur Seriennummernverwaltung stellt Ihnen MeinBüro im Register “Sonstiges” des Artikelstamms über die Auswahlliste „Rückverfolgung” auch eine “Chargenverwaltung” zur Verfügung.
Die Chargenverwaltung gehört wie auch die Seriennummern-Verwaltung zum Funktionsumfang des Zusatzmoduls “Lager”.
Sie eignet sich zum Beispiel für Händler, Lebensmittel-Hersteller und andere produzierende Betriebe, die Wert auf vollständige Transparenz innerhalb der Produktionskette legen (müssen) -angefangen beim Einkauf über die Produktion bis zum Verkauf. Das Modul ermöglicht die Verwaltung, Dokumentation und eindeutige Identifikation einer Charge im Lager und deren Nachverfolgung durch alle Vorgangsarten.
Bei Verderb, technischen Fehlern, beim Überschreiten des Mindesthaltbarkeitsdatums oder anderen Problemen lassen damit ganze Chargen mit einem einzigen Mausklick sperren: Die betreffenden Artikel sind dann in den Vorgängen nicht mehr verfügbar.
Damit Sie die unterschiedlichen Anwendungsfälle abbilden können, bietet Ihnen MeinBüro die Möglichkeit, den Einstiegspunkt in die Chargenverwaltung flexibel zu wählen: Sie können Chargen …
- sowohl bei Wareneingangsbuchungen (also bei der Lieferung einer Bestellung oder bei einem manuellen Lagerzugang)
- als auch bei den Warenausgangsbuchungen (also bei der Lieferschein- oder Rechnungserstellung oder bei einem manuellen Lagerabgang) buchen.
- Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Ihren Artikeln im Artikelstamm nachträglich Chargen zuzuordnen oder bereits vorhandene Chargen zu bearbeiten.
Falls Sie schon länger mit dem Lagermodul arbeiten, ist die Nachbearbeitung des Chargenbestandes unverzichtbar. Nur so stellen Sie sicher, dass Ihr Bestand an Chargen und den darin enthaltenen Chargennummern mit dem aktuellen Lagerbestand übereinstimmt.
Chargenverwaltung für Artikel aktivieren
Um die Chargenverwaltung zu aktivieren, öffnen Sie im Arbeitsbereich “Stammdaten” – “Artikel” den betreffenden Artikel und wechseln zur Registerkarte “Sonstiges”. Dort wählen Sie in der Auswalliste “Rückverfolgung” die Option “Chargenverwaltung”:
Chargen erfassen
Um bei aktivierter Chargenverwaltung neue Chargen zu erfassen, wechseln Sie in den Artikelstammdaten des betreffenden Artikels zum Register “Sonstiges”. Dort klicken Sie im Bereich “Rückverfolgung” auf die Schaltfläche “Chargen”:
Im folgenden Fenster (“Chargen zum Artikel …”) öffnen Sie per Mausklick auf “Neu F10” den Erfassungsdialog “Charge bearbeiten”. Hier …
- tragen Sie die „Chargennummer” und den “Aktuellen Bestand” ein,
- erfassen bei Bedarf das “Mindesthaltbarkeitsdatum” und
- machen eventuelle Anmerkungen:
Falls erforderlich aktivieren Sie die Option “Gesperrt”: Auf diese Weise sorgen Sie dafür, dass die betreffende Charge in den Vorgängen nicht mehr zur Verfügung steht. Mit “OK F11” beenden Sie die Bearbeitung der Charge.
Sperrungen einzelner Chargen können Sie auch direkt in der Chargenübersicht vornehmen.
Lagerbewegungen zuordnen
Über die Schaltfläche “Weitere Funktionen F3” rufen Sie die Funktion “Lagerbewegung zuordnen“ auf. Mit deren Hilfe können Sie ausgewählte Chargen bestimmten Lagerbewegungen der Vergangenheit zuordnen:
Schnellerfassung mehrerer Artikel-Chargen
Wenn Sie mehrere Chargen gleichzeitig erfassen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche “Weitere Funktionen F3” und dann auf “Schnellerfassung”:
Bevor Sie die Chargennummern eintragen, legen Sie bei Bedarf einen “Vordefinierten Bestand” fest: Das erspart Ihnen die wiederholte Mengenangabe bei den einzelnen Chargennummern. Sofern Sie das Mindesthaltbarkeitsdatum erfassen wollen, können Sie auch das vorgeben. Auf diese Weise müssen Sie nur die Chargennummer eintragen:
- Mit “Enter” übernimmt das Programm den vordefinierten Bestand und das Mindesthaltbarkeitsdatum und wechselt gleich zur nächsten Eingabe.
- Mit der “TAB”-Taste springen Sie die Felder “Lagerbestand”, “Mindesthaltbarkeitsdatum” und “Gesperrt” an und machen dort im Einzelfall abweichende Eingaben.
Das mühsame und fehleranfällige Eintippen langer Zahlen und Buchstabenfolgen nimmt Ihnen die Chargenverwaltung bei Bedarf auch ab. Sie brauchen nur einen EAN-Scanner an Ihren Computer oder Ihr Notebook anzuschließen. Sobald sich der Cursor im Eingabefeld befindet (“Klicken Sie hier um eine weitere Charge hinzuzufügen”) …
- richten Sie den Scanner auf das Produkt-Etikett mit der Chargennummer in Form eines Barcodes,
- lösen den Scan aus und
- schon trägt MeinBüro die Chargennummer ein.
Anschließend steht der Cursor sofort wieder im Eingabefeld, sodass Sie gleich die nächste Chargennummer per Scan erfassen können.
In der Übersicht “Charge bearbeiten” können Sie die Angaben zu bereits vorhandenen Chargen bei Bedarf auch ändern und per Hand oder Scanner ergänzen.
Chargen in Vorgängen
Sind die bereits vorhandenen Artikel-Chargen erst einmal eingetragen, kommt das (Nach-)Erfassen im Artikelstamm eher selten vor. Üblicherweise werden Chargen direkt beim Wareneingang oder während der Produktion erfasst und später während des Warenausgangs beim Ausstellen von Lieferscheinen und Rechnungen zugeordnet.
Erfassen von Chargen beim Wareneingang (Lieferschein und Rechnung)
Sobald die Warenlieferung eines Artikels mit aktivierter Chargen-Verwaltung eintrifft und Sie der Bestellung unter “Einkauf” – “Bestellungen” eine Teil- oder Komplettlieferung zuordnen, öffnet das Programm automatisch den Dialog “Wareneingang Chargen bearbeiten”:
Dort tragen Sie die Chargennummer per Hand oder mithilfe eines EAN-Scanners ein oder ordnen die Beschaffung einer Teillieferung einer bereits vorhandenen Chargennummer zu. Außerdem können Sie die Liefermenge und das Mindesthaltbarkeitsdatum (MHD) eingeben. Mit „OK F11“ schließen Sie Ihre Eingaben ab.
Zuordnen von Chargen beim Warenausgang
Sobald Sie einen Auftrag ganz oder teilweise ausliefern, in dem mindestens ein Artikel mit Chargennummer enthalten ist, öffnet das Programm automatisch ein Dialogfenster. Darin können Sie die passenden Chargen ganz bequem eintragen oder automatisch aus dem Chargenbestand übernehmen:
Bei automatischer Befüllung trägt das Programm die Chargen in der Reihenfolge des Eingangs ein (First In -First out): Die zuerst erfasste Chargennummer wird übernommen.
Falls ein Vorgang mehrere Artikelpositionen enthält, denen Chargennummern zugeordnet werden sollen, finden Sie am linken Fensterrand eine Positions-Auswahlliste:
In dem Fall ordnen Sie die Chargennummern positionsweise zu: Positionen mit bereits zugeordneten Chargennummern bekommen einen grünen Punkt.
Nachbearbeitung von Chargen-Zuordnungen
Nach Abschluss der automatisch angebotenen Zuordnungen können Sie Chargen zu Lieferscheinen, Rechnungen und Bestellungen jederzeit manuell nachbearbeiten.
