Inventur durchführen

Die Inventur-Funktion des Zusatzmoduls “Lager” unterstützt Sie bei der jährlichen Überprüfung und Korrektur Ihrer Lagerbestände. Sie finden die Funktion „Inventurliste“ im MeinBüro-Menü „Einkauf“. Im Bereich “Einkauf” – “Lagerbestände” können Sie die Inventurliste auch über die Schaltfläche “Weitere Funktionen” aufrufen.

In der Inventurliste sind sämtliche Artikel aufgeführt, bei denen die Option Lagerbestandsführung aktiviert ist – einschließlich …

• Artikelbeschreibung
• Lagerort und
• Soll-Beständen.

Nachdem Sie den Inventur-Stichtag sowie einen (oder alle) Lagerort(e) festgelegt haben, können Sie die praktische Inventur-Checkliste ausdrucken. Während der anschließenden “körperlichen” Überprüfung brauchen Sie nur noch die Ist-Bestände einzutragen. Festgestellte Abweichungen geben Sie anschließend mithilfe der Funktion “Bestände aktualisieren” in Ihrer Lagerübersicht ein.

Lagerbestände bewerten

MeinBüro hilft Ihnen dabei, die Werte Ihrer Lagerbestände zu erfassen: Im Bereich “Einkauf” – “Lagerbestände“ steht Ihnen im Kontextmenü und über die Schaltfläche “Weitere Funktionen F2” der Befehl “Bewerten F8” zur Verfügung. Der öffnet das Dialogfenster “Lagerbestand bewerten”:

Dort

• legen Sie den Stichtag der Lagerbewertung fest,
• wählen aus, welcher Lagerort-Bestand bewertet werden soll und
• hinterlegen Anmerkungen zum Bewertungsvorgang.

Anschließend legen Sie fest, welchen Preis das Programm bei der Bewertung zugrunde legen soll. Sie können zwischen fünf verschiedenen Bewertungsverfahren unterscheiden:

• den durchschnittlichen Einkaufspreis Ihrer laufenden Bestellungen,
• den Einkaufspreis Ihrer letzten Bestellungen,
• den niedrigsten Einkaufspreis,
• den durchschnittlichen Einkaufspreis des Artikelstamms oder
• den im Artikelstamm manuell eingetragenen Einkaufspreis für die Rohgewinnermittlung.

Außerdem können Sie vorgeben, ob Artikel ohne Lagerbestand mit in die Bewertung einfließen sollen. Per Mausklick auf die Schaltfläche “Bewertung anzeigen F11” starten Sie den Bewertungsvorgang.

Kann das Programm einem bestimmten Artikel mangels Bestellvorgängen keine Bewertungsgrundlage zuordnen, wird ersatzweise der manuell eingetragene Einkaufspreis aus dem Artikelstamm zugrunde gelegt. Indem Sie auf “Bewertung anzeigen” klicken, lassen Sie sich die zusammenfassende “Bestandsauswertung” anzeigen:

Über eine “Vorlagen”-Auswahl lassen sich unterschiedlich detaillierte Auswertungen abrufen. Die fertigen Berichte können Sie wie üblich drucken oder im Excel bzw. PDF-Format speichern und verschicken.

Seriennummern-Verwaltung

Die Seriennummern-Verwaltung gehört zum Funktionsumfang des Zusatzmoduls “Lager“. Sie eignet sich für unterschiedliche Einsatzszenarien. Hier die drei wichtigsten auf einen Blick:

• Überwachen von Garantieansprüchen mit Verfolgung von Wareneingängen und Warenausgängen (z.B. in Handelsunternehmen). In diesen Anwendungsfall werden die Seriennummern bei der Lieferung einer Bestellung erfasst und später eigenen Lieferscheinen und / oder Rechnungen zugeordnet.
• Vergabe eigener Seriennummern bei selbst hergestellten Waren (z. B. Softwarehersteller): Mangels Wareneingang werden die Seriennummern den fertigen Artikeln erst beim Warenausgang zugeordnet (meistens bei der Lieferschein- oder Rechnungserstellung).
• Überwachen von Materialverwendungen: Wenn Sie Artikel aus mehreren Komponenten zusammenstellen (Beispiel Computer), können Sie die eingesetzten Teile protokollieren und anschließend überwachen (bspw. für eine nach Komponenten differenzierte Garantieverfolgung). In diesem Fall werden die Seriennummern der verbauten Teile bei Lieferung einer Bestellung erfasst und später den eigenen Waren auf Lieferscheinen und / oder Rechnungen zugeordnet.

Damit Sie die unterschiedlichen Anwendungsfälle abbilden können, bietet Ihnen MeinBüro die Möglichkeit, Ihren Einstiegspunkt flexibel zu wählen: Sie können Seriennummern?

• sowohl bei Wareneingangsbuchungen (also bei der Lieferung einer Bestellung oder bei einem manuellen Lagerzugang)
• als auch bei den Warenausgangsbuchungen (also bei der Lieferschein- oder Rechnungserstellung oder bei einem manuellen Lagerabgang) buchen.
• Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Ihren Artikeln nachträglich Seriennummern zuzuordnen oder bereits vorhandene Seriennummern zu bearbeiten.

Seriennummern-Verwaltung für Artikel aktivieren

Um die Seriennummernverwaltung zu aktivieren, öffnen Sie im Arbeitsbereich “Stammdaten” – “Artikel” den betreffenden Artikel und wechseln zur Registerkarte “Sonstiges”. Dort wählen Sie in der Auswahlliste “Rückverfolgung” die Option “Seriennummernverwaltung”:

Artikeltext-Variablen

Um Seriennummern automatisch auf Lieferscheinen oder Rechnungen anzuzeigen, können Sie in der Artikelbezeichnung Textvariablen für die Seriennummernausgabe einfügen.

Hierzu …

• wechseln Sie im Artikelstamm zum Register (1) “Artikel”,
• stellen den Cursor im Feld “Artikelbezeichnung” an die (2) Stelle, an der die Textausgabe erfolgen soll,
• klicken auf die Schaltfläche (3) “Feld-Variablen”,
• öffnen das Drop-down-Menü (4) “Variable”,
• scrollen in der Variablen-Liste nach unten und wählen den passenden (5) Seriennummern-Platzhalter:

Nacherfassen einzelner Seriennummern

Um die Seriennummern bereits vorhandener Artikel zu erfassen, wechseln Sie in den Artikelstammdaten des betreffenden Artikels zum Register “Sonstiges”. Dort wählen Sie (sofern noch nicht geschehen) in der Auswahlliste “Rückverfolgung” die Option “Seriennummernverwaltung“ und klicken anschließend auf die Schaltfläche “Seriennummern”:

Per Mausklick auf “Neu” öffnen Sie den Erfassungsdialog für die Eingabe einer neuen Seriennummer:

Mit “OK” schließen Sie Ihre Eingaben ab.

Schnellerfassung mehrerer Seriennummern zu einem Artikel

Wenn Sie mehrere Seriennummern gleichzeitig erfassen möchten, klicken Sie am linken unteren Rand der Seriennummernverwaltung auf die Schaltfläche “Weitere Funktionen F3” und dann auf “Schnellerfassung”:

Dort geben Sie im Feld (1) “Seriennummer” nacheinander alle Seriennummern der betreffenden Artikelexemplare ein. Außerdem können Sie hier bereits vorhandene (2) Seriennummer-Einträge direkt bearbeiten:

Seriennummern in Vorgängen

Sind alle bereits vorhandene Seriennummern eingetragen, kommt das (Nach-)Erfassen im Artikelstamm eher selten vor. Üblicherweise werden Seriennummern direkt beim Wareneingang erfasst oder während des Warenausgangs beim Ausstellen von Lieferscheinen und Rechnungen zugeordnet.

Erfassen von Seriennummern beim Wareneingang

Sobald die Warenlieferung eines Artikels mit aktivierter Seriennummern-Verwaltung eintrifft und Sie der Bestellung unter “Einkauf” – “Bestellungen” eine Teil- oder Komplettlieferung zuordnen, öffnet das Programm automatisch den Dialog “Wareneingang” – “Seriennummern bearbeiten”:

Besteht eine Lieferung aus nur einer Position, tragen Sie direkt die dazugehörige(n) Seriennummer(n) ein. Falls eine Lieferung mehrere verschiedene Positionen umfasst, wählen Sie am linken Fensterrand zunächst den Artikel aus und tragen auf der rechten Seite die dazugehörige(n) Seriennummer(n) ein. Mit “OK” schließen Sie Ihre Eingaben ab.

Zuordnen von Seriennummern beim Warenausgang

Sobald Sie einen Auftrag, indem Artikel mit Seriennummern enthalten sind, ganz oder teilweise abrechnen und ausliefern öffnet das Programm automatisch ein Dialogfenster. Darin können Sie die passenden Seriennummern ganz bequem zuordnen. Am linken Fensterrand wählen Sie die einzelnen Positionen aus und auf der rechten Seite die dazugehörige(n) Seriennummer(n).

Dabei haben Sie die Wahl, ob Sie …

• eine neue Seriennummer von Hand eintragen,
• die Seriennummer per Mausklick auf den Abwärtspfeil am rechten Rand der Zeile “Seriennummer eingeben” aus der Auswahlliste wählen oder
• die Seriennummer per Mausklick auf die Schaltfläche “automatisch aus Bestand füllen (First in – First out)” übernehmen: In dem Fall erfolgt die Zuordnung in der Reihenfolge des Seriennummern-Erfassungsdatums (vom älteren zum jüngeren).

Mit “OK F11” schließen Sie Ihre Eingaben ab.

 

Nach Abschluss der automatisch angebotenen Zuordnungen können Sie Seriennummern zu Lieferscheinen, Rechnungen und Bestellungen jederzeit manuell nachbearbeiten.

Rechnungen und Lieferscheine

Bei Rechnungen und Lieferscheinen ist das Verfahren identisch:

• Sie wechseln in den Arbeitsbereich “Verkauf”- “Rechnungen” bzw. “Lieferscheine”,
• wählen in der Liste den betreffenden Vorgang,
• öffnen per Mausklick auf “Details F2” die dazugehörige “Details”-Ansicht am unteren Fensterrand,
• klicken auf das Register “Seriennr. /Chargen” und
• wählen die passende Position und
• klicken auf die Schaltfläche “Bearbeiten” (ein Doppelklick auf die Position hat dieselbe Wirkung):
• Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster “Rechnung / Lieferschein Seriennummern bearbeiten”, in dem Sie die erforderlichen Änderungen vornehmen. Das Verfahren kennen Sie schon von der ursprünglichen Seriennummern-Zuordnung:

Bestellungen

Um die Seriennummern einer Bestellung nachträglich zu bearbeiten,

• wechseln Sie zur Bestellübersicht (“Einkauf” – “Bestellungen”),
• wählen in der Liste den betreffenden Vorgang,
• öffnen per Mausklick auf “Details F2” die dazugehörige Details-Ansicht am unteren Fensterrand und
• klicken auf das Register “Lagerbewegungen”.
• In der Übersicht der Lagerbewegungen markieren Sie die gewünschte Lagerbewegung und klicken auf die Schaltfläche “Bearbeiten”.
• Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster “Seriennummern bearbeiten”, in dem Sie die gewünschten Änderungen vornehmen. Das Verfahren kennen Sie schon von der ursprünglichen Seriennummern-Zuordnung.

Bitte beachten Sie: Die folgenden Informationen betreffen ausschließlich Artikel, für die die Dispositionsart “Lagerbestandsführung” oder “Kundenauftragsgesteuert” sowie die Seriennummern-Verwaltung aktiviert wurden.

In diesen Fällen führen Zu- und Abgänge beim Lagerbestand auch zu Änderungen im Seriennummern-Bestand. Wenn Sie einen Lagerzugang buchen oder sich durch eine Lagerbestandsänderung ein höherer oder niedrigerer Lagerbestand als zuvor ergibt, bietet Ihnen MeinBüro automatisch das Erfassen oder Löschen von Seriennummern an.

Das Verändern des Seriennummern-Bestandes ist dabei immer gleich:

• Zugänge (=zusätzliche Seriennummer(n)): Beim Erfassen von Seriennummern tragen Sie im Feld “Seriennummer” von Hand eine oder mehrere zusätzliche Seriennummer(n) ein.
• Abgänge (=Entfernen von Seriennummer(n)): Um vorhandene Seriennummern zu löschen, klicken Sie am rechten Rand des Feldes “Seriennummer” auf den Abwärtspfeil. Daraufhin öffnet sich die Liste der vorhandenen Seriennummern, aus der Sie eine oder mehrere entbehrliche Seriennummern auswählen.

Falls erforderlich können Sie vorhandene Seriennummern auch durch andere ersetzen. In dem Fall wird die Seriennummer vom Programm in allen Vorgängen ausgetauscht, in denen sie bereits verwendet wurde.

Seriennummern-Erfassung bei Lagerbewegungen

Sie können die Seriennummer-Bearbeitung auch direkt aufrufen.

• Dazu klicken Sie im Artikelstamm im Register “Lager” auf “Lagerbewegungen”,
• markieren im folgenden Dialogfenster “Lagerbewegungen” die zu ändernde Lagerbewegung und
• klicken auf die Schaltfläche “Seriennummern”.
• Daraufhin öffnet sich das Ihnen bereits bekannte Dialogfenster “Seriennummern bearbeiten”: Dort ergänzen Sie zusätzliche Seriennummern oder entfernen entbehrliche Seriennummer von Hand (wie oben beschrieben):

Statt auf die Schaltfläche “Lagerbewegungen” können Sie auch auf “Aktuellen Bestand erfassen” klicken: Je nachdem, ob der korrigierte Lagerbestand höher oder niedriger als der bisherige Lagerbestand ist, passen Sie den Seriennummern-Bestand an:

• Entweder Sie tragen fehlende Seriennummern von Hand nach oder
• entfernen überzählige Seriennummern im Drop-down-Menü aus der Auswahlliste.

Das manuelle Austragen von Seriennummern bei Lagerabgängen sieht zum Beispiel so aus:

Recherchemöglichkeiten

 

Über die Seriennummern-Historie stellen Sie bei Bedarf fest, welchen Vorgängen die Seriennummer eines bestimmten Artikels zugeordnet wurde. Sie erreichen die Historie über die Seriennummernverwaltung eines Artikels. Dazu …

• wechseln Sie in den Arbeitsbereich “Stammdaten” – “Artikel”,
• wählen dort den gewünschten Artikel aus und aktivieren mit einem Klick auf “Details” die Details-Ansicht des betreffenden Artikels.
• Anschließend wechseln Sie zum Register “Seriennummern”,
• wählen die Seriennummer aus,
• öffnen über einen Klick auf “Weitere Funktionen” das Kontextmenü zur Seriennummer und
• wählen Sie dort den Punkt “Historie” aus:

Daraufhin öffnet sich eine Übersicht mit allen Vorgängen und Lagerbewegungen zur gewählten Seriennummer.

Die Seriennummern-Suche erreichen Sie über den Menüpunkt „Datei“ – „Suche“ – „Seriennummer “:

Im folgenden Dialogfenster geben Sie die gesuchte Seriennummer (oder den Ihnen bekannten Teil einer Seriennummer) ein und klicken auf “Suche starten”. Daraufhin erscheint eine Ergebnisliste mit allen Treffern – inklusive zugeordneter Artikelnummer und dessen Bezeichnung.

Wenn Sie einen Treffer auswählen, erscheint im Abschnitt “Historie” am unteren Rand des Fensters eine Liste mit allen Vorgängen, in denen die Seriennummer verwendet wurde. Die Historie unterscheidet nach Wareneingang (grünes Symbol) und Warenausgang (rotes Symbol):

Wenn Sie einen Treffer auswählen und auf die Schaltfläche “Bestellung anzeigen” oder “Lieferschein anzeigen” klicken, öffnet sich die Druckansicht des betreffenden Vorgangs. Ein Doppelklick auf einen Treffer führt zum selben Ergebnis.

Über die Schaltfläche „Weitere Funktionen F3“ haben Sie außerdem Zugriff auf die dazugehörigen Lagerbewegungen. Mit “Schließen F12″beenden Sie Ihre Seriennummer-Recherche.