Lieferfähigkeit von Auftragspositionen

Sofern die Bewirtschaftungsarten Lagerbestandsführung oder Kundenauftrags-Steuerung aktiviert sind, überwacht MeinBüro die Lieferfähigkeit von Auftragspositionen, erstellt Lieferlisten und weist bei der Erstellung von Rechnungen und Lieferscheinen aller Art automatisch auf Lieferengpässe hin.

Lieferliste anzeigen

Im Menü “Einkauf” finden Sie den Menüpunkt “Lieferliste”.

Die Lieferliste zeigt Ihnen alle nicht gelieferten Auftragspositionen. Über die beiden Spalten am rechten Seitenrand können Sie sich die Lieferfähigkeit …

• sowohl auf Positionsebene (“Lieferfähigkeit Artikel”)
• als auch auf Auftragsebene (“Lieferfähigkeit Auftrag”)

… anzeigen lassen. Wenn der Gruppierungsbereich eingeblendet ist (“Ansicht” – “Gruppierungsbereich anzeigen”) können Sie die Lieferliste nach “Lieferfähigkeit Artikel” oder “Lieferfähigkeit Auftrag” gruppieren.

Lieferfähigkeit einzelner Aufträge prüfen

Im Bereich “Verkauf” – “Aufträge” prüfen Sie die Lieferfähigkeit einzelner Aufträge bei Bedarf mithilfe des Kontextmenüs der Auftragsübersicht (oder über die Schaltfläche “Weitere Funktionen”):

Das Programm zeigt Ihnen daraufhin eine Zusammenfassung der Lieferfähigkeit aller Positionen des betreffenden Auftrags an:

Lieferfähigkeit automatisch prüfen

Falls Sie das wünschen, prüft das Programm auch direkt …

• beim Anlegen eines Lieferscheins (z. B. Teillieferschein, Sammellieferschein),
• beim Kopieren von Rechnungen oder auch
• beim Verarbeiten von Webshop-Bestellungen

… automatisch die Lieferfähigkeit der enthaltenen Artikel. Gleichzeitig erzeugt das Programm im Hintergrund Bestellvorschläge.

Dasselbe geschieht beim Anlegen von Rechnungen: Hier kann die Prüfung der Lieferfähigkeit bereits beim Erfassen einzelner Positionen stattfinden. Stellt das Programm fest, dass ein benötigter Artikel nicht oder nicht in ausreichender Menge im Lager verfügbar ist, erscheint ein Warnhinweis:

Der Warnhinweis des Programms hat keine funktionalen Folgen: Es bleibt also Ihnen überlassen, ob Sie die Vorgangsbearbeitung fortsetzen -oder abbrechen und erst für Nachschub sorgen.

Bestellvorschläge erzeugen

Wenn Sie im Rahmen einer Auftrags- oder Rechnungsstellung einen Artikel verplanen, gibt Ihnen MeinBüro automatische Einkaufshinweise. Voraussetzung ist, dass das Zusatzmodul “Lager” freigeschaltet ist:

Stimmen Sie der Abfrage zu, werden “Bestellvorschläge“ angelegt und im Bereich “Einkauf” gespeichert. Diese Vorschläge wandeln Sie anschließend im Handumdrehen in Preisanfragen oder Bestellungen um:

Voraussetzung für die Ausgabe von Bestellvorschlägen ist jedoch, dass es sich um einen “disponierten” Artikel handelt: Unter “Stammdaten”- “Artikel” besteht im Register “Lager” die Möglichkeit, eine “Bewirtschaftungsart” festzulegen. Je nach Art des Artikels können Sie zwischen der einfachen “Kundenauftrags-Steuerung” und der differenzierten “Lagerbestandsführung” wählen:

Bestellvorschläge werden auch dann erzeugt, wenn Sie Änderungen an den Lagerbeständen vornehmen oder die Artikel-Vorgaben ändern (indem Sie z. B. beim Bearbeiten eines Artikels dessen Mindestbestand erhöhen). Je nach Ausgangspunkt der Aktualisierung werden Bestellvorschläge für alle Artikel oder nur einzelne Artikel erzeugt.

Bestellungen überwachen

Im Bereich “Einkauf” – “Bestellung“ vergeben und überwachen Sie die Aufträge an Ihre Lieferanten. Die Eingabe der Lieferanten und Artikelpositionen entspricht im Wesentlichen dem Verfahren bei Angeboten und Rechnungen. Ist in der Artikeldatenbank ein Einkaufspreis hinterlegt, wird er automatisch übernommen. Falls erforderlich kann dieser Preis aber in jedem Einzelfall verändert werden. Über die Ampelsymbole am Zeilenanfang sehen Sie auf Anhieb, welche Bestellungen noch ausstehen und welche bereits ganz oder teilweise geliefert sind. In der “Details”-Ansicht der Bestellliste können Sie sich alle Bestellpositionen der oben markierten Bestellung ansehen:

Über <F5> kennzeichnen Sie in der Bestellübersicht eine Komplettlieferung. Falls Sie mit mehreren Lagerorten arbeiten, haben Sie anschließend die Möglichkeit, die verschiedenen Artikel der Lieferung einem oder mehreren Lagerorten zuzuweisen.

Um eine Teillieferung einzutragen, drücken Sie in Liste Ihrer Bestelllungen auf F6 und tragen anschließend im Dialogfenster “Lagerbewegungen …” die Menge oder Anzahl der eingetroffenen Artikel ein. Um eine Bestellposition zu editieren, setzen Sie ein Häkchen in die Auswahlbox und geben anschließend den bisherigen Lieferumfang ein. Anschließend nehmen Sie auch hier die Zuweisung zum gewünschten Lagerort vor.

Lieferungen in der Bestell-Ansicht eintragen

Sie können Teil- oder Komplettlieferungen zu einer Bestellung und das dazugehörige Lieferdatum direkt in der Bestellansicht erfassen. Durch die Eingabe der Lieferdaten in der Bestellübersicht müssen Lagerbewegungen bei abweichenden Lieferterminen nicht mehr nachträglich angepasst werden.

Dazu …

• klicken Sie im Arbeitsbereich “Einkauf“ – „Bestellungen” mit der rechten Maustaste auf die betreffende Bestellung und
• wählen im folgenden Kontextmenü die Funktion “F5 Komplettlieferung” oder “F6 Teillieferung”:

Wenn Sie auf “F5 Komplettlieferung” klicken, brauchen Sie nur das Datum der Lieferung einzutragen oder auszuwählen und auf “OK F11” zu klicken:

Daraufhin wird die Bestellung als “komplett geliefert” eingetragen.

Wenn es sich dagegen um eine Teillieferung handelt…

• geben Sie das Datum der Lieferung ein,
• markieren die Position(en), zu der oder zu denen Teillieferungen eingetroffen sind,
• tragen in der Spalte “eingegangen” die tatsächlich gelieferte Teilmenge ein und
• klicken auf “OK F11”:

Wenn die nächste Teillieferung oder Restlieferung eintrifft, wiederholen Sie die Eingabe der Liefermenge und des Lieferdatums entsprechend.

Daraufhin öffnet sich eine neue Eingangsrechnung, in der bereits alle wichtigen Felder ausgefüllt sind. Das senkt den manuellen Erfassungsaufwand spürbar.

Eingangsrechnungen

Das Dialogfenster “Eingangsrechnung Neu/Bearbeiten” ist in vier Register unterteilt:

Register “Rechnungsdaten”

Im oberen linken Teil des Registers “Rechnungsdaten” geben Sie die Kontakt- und Adressdaten des Rechnungsausstellers ein. Sie können den „Lieferanten” aber auch aus Ihren “Stammdaten wählen”:

Im oberen rechten Teil der Registerkarte “Rechnungsdaten” erfassen Sie Ihre „Internen Daten“ – insbesondere die interne Belegnummer und das Eingangsdatum der Rechnung. Außerdem ordnen Sie dem Vorgang bei Bedarf einen Sachbearbeiter und ein Projekt zu und halten eventuelle Anmerkungen zur Eingangsrechnung fest.

Außerdem könnten Sie hier den aktuellen “Zahlungsstatus“ sowie bereits „Geleistete Zahlungen“ einsehen und die geplante “Zahlart” eintragen (z. B. Überweisung, Lastschrift oder Dauerauftrag). Einmal eingetippte Zahlarten nimmt das Programm automatisch in eine Auswahlliste auf: So können Sie wiederkehrende Bezahlverfahren später per Mausklick übernehmen.

Im unteren Teil der Registerkarte erfassen Sie eigentlichen „Rechnungsdaten“, darunter …

• die Rechnungsnummer des Ausstellers,
• den (Brutto!) -Rechnungsbetrag,
• das Rechnungsdatum,
• den Fälligkeitstermin,
• die Skonto-Konditionen sowie
• eventuelle Mahnstufen und Mahngebühren.

Der Skonto-Betrag wird vom Programm automatisch berücksichtigt und bei einer Überweisung direkt vom Bruttobetrag der Eingangsrechnung abgezogen.

Register “Kategorien-Zuordnung”

In diesem Register erledigen Sie mit wenigen Mausklicks sämtliche Buchführungs-Vorarbeiten. Je nachdem, um welchen Vorgang es sich handelt …

• weisen Sie per Mausklick auf die Schaltfläche “Steuerkategorie” direkt das passende Buchungskonto zu,
• teilen einzelne Positionen der Eingangsrechnung per Mausklick auf „Splittbuchung” verschiedenen „Kategorien” zu oder
• sorgen über den Button “Anlagevermögen” dafür, dass die Anschaffung bereits beim Erfassen der Eingangsrechnung ins Betriebsvermögen aufgenommen wird. Der ansonsten erforderliche zusätzliche Arbeitsschritt beim Bezahlen der Rechnung entfällt somit.

Außerdem können Sie wie bei Zahlungszuordnungen üblich, Kostenrechnungs-, Kalkulations- und Auswertungsvorgaben machen (“Kosten-/Erlösarten”, “Verwendungen”) sowie den voreingestellten Umsatz-Steuersatz von Hand ändern.

Bitte beachten Sie: Per Mausklick auf den Link „Zur erweiterten Ansicht wechseln“ können Sie sich den Inhalt der zweiten Registerkarte („Kategorien-Zuordnung“) direkt unterhalb der ersten Registerkarte („Rechnungsdaten“) anzeigen lassen. Auf diese Weise haben Sie alle wichtigen Informationen der Eingangsrechnung im Blick. Mit „“Zur Standardansicht wechseln“ kehren Sie zur ursprünglichen Darstellung zurück. Die Umschaltmöglichkeit steht Ihnen in allen Registerkarten zur Verfügung.

Register “Individuelle Felder”

In diesem Eingabebereich erfassen Sie bei Bedarf die Inhalte individueller Felder:

Die Anzahl und Bezeichnungen dieser Felder legen Sie im Bereich „Stammdaten“ – „Einstellungen“ – „Individuelle Felder“ fest.

Bitte beachten Sie: Standardmäßig dienen individuelle Felder nur der internen Information und Dokumentation. Wenn das Modul „Designer“ freigeschaltet ist, können Sie den Inhalt der individuellen Felder auch in die Vorlagen Ihrer Vorgangsdokumente einbinden.

Register “Dokumente”

Auch Ihren Eingangsrechnungen können Sie externe Dokumente aller Art und Formate zuordnen:

Wenn Sie zum Beispiel eine elektronische PDF-Rechnung per E-Mail erhalten oder aus dem Internet heruntergeladen haben, sorgen Sie per Mausklick auf die Schaltfläche “Importieren” dafür, dass die PDF-Datei der Eingangsrechnung zugeordnet wird und bei einer eventuellen Steuerprüfung auf Knopfdruck zur Verfügung steht.

Falls Sie eine Papierrechnung bekommen haben und ein Scanner an Ihrem Rechner angeschlossen ist, können Sie den Beleg per Mausklick auf die Schaltfläche “Scannen” ganz bequem digitalisieren und ebenfalls als PDF-Dokument speichern.

Zurück zur Eingangsrechnung: Ganz gleich, auf welcher Registerkarte Sie sich befinden: Mit “OK F11” schließen Sie die Erfassung der Eingangsrechnung ab.

Um bestehende Eingangsrechnungen zu bearbeiten, klicken Sie auf “Bearbeiten F11”. Sie finden Sie Funktion wie üblich auch in der Menüleiste unter dem Menüpunkt “Aktuell”.

Ganz gleich, ob von Hand neu eingegeben oder kopiert: Der zusätzliche Erfassungsaufwand für Eingangsrechnungen hält sich in Grenzen. Denn durch Ihre Vorarbeiten haben Sie den Vorgang fertig vorbereitet und können ihn später bei erfolgter Zahlung mit einem Mausklick komplett mit allen Angaben in Ihre Buchführung übernehmen.

Zusätzlich haben Sie aber den Vorteil, dass Sie im Bereich “Finanzen”- “Eingangsrechnungen” die Fälligkeit Ihrer Rechnungsverbindlichkeiten ganz bequem und zuverlässig im Blick behalten. Sie sehen dort jederzeit, welche Rechnungen noch offen, wann sie fällig sind und wie hoch die Gesamtsumme der Lieferantenverbindlichkeiten ist:

Die Zahlungsstatus-Symbole haben bei Eingangsrechnungen folgende Bedeutung:

• rot: Zahlung fällig,
• gelb: Skonto möglich,
• grün: wartend,
• schwarz: bezahlt.

Sie finden die Symbolerklärungen wie üblich auch unterhalb der Tabellenansicht.

Bei Fälligkeit einer Eingangsrechnung genügt ein Rechtsklick auf den betreffenden Vorgang und dann auf “Überweisung erzeugen”, um den Bezahlvorgang anzustoßen:

So oder so: Zuvor eingetragene Skonto-Angaben werden vom Programm bei rechtzeitiger Zahlung automatisch berücksichtigt – das Programm fragt aber sicherheitshalber nach, ob Sie das auch wirklich wünschen:

Daraufhin landen Sie im Dialogfenster “Überweisung erfassen / bearbeiten”, ergänzen die noch fehlenden Kontodaten (oder übernehmen Sie aus einer zuvor angelegten Vorlage) und stellen die Überweisung mit “OK” fertig. Sobald der Zahlungsvorgang erfolgt ist, erkennt der Zuordnungsassistent bei Online-Konten automatisch, um welchen Vorgang es sich handelt und macht einen entsprechenden Buchungs-Vorschlag – sowie Sie es bei Kundenzahlungen von Ausgangsrechnungen bereits gewohnt sind.

Um die korrekte steuerliche Verbuchung Ihrer Eingangsrechnung kümmert sich anschließend MeinBüro. Grundlage sind die Angaben, die Sie auf den Registerkarten „Rechnungsdaten“ und „“Kategorien-Zuordnung“ gemacht haben.

• Bitte beachten Sie: Im Bereich „Stammdaten“ – „Meine Firma“ – „Einstellungen“ – „Steuer-Einstellungen“ können Sie im Abschnitt „Verbuchung von Eingangsrechnungen“ zwei Voreinstellungen festlegen. Dort haben Sie die Wahl, ob Verbuchung zeitlich auf Basis des „Eingangsdatums“ oder des „Rechnungsdatums erfolgt und ob
• die „Rechnungs-Nr.“ oder die „interne Beleg-Nr.“ als Referenznummer verwendet werden soll.