Marketing, Kunden- und Interessentenpflege

MeinBüro verfügt über viele praktische Verwaltungs- und Kommunikations-Tools für die Betreuung von Bestandskunden und die Neukunden-Akquise:

• In den Kunden-Stammdaten speichern Sie sämtliche Adress- und Kommunikationsdaten Ihrer Geschäftspartner. Außerdem sehen Sie im Register “Statistik” auf einen Blick alle Absatz- und Umsatzdaten sowie die aktuell offenen Forderungen.
• Im mächtigen Kontextmenü der Kundenliste stehen Ihnen alle Kommunikationskanäle zur Verfügung: Sie schreiben Briefe, SMS, Fax-Nachrichten und E-Mails. Sogar der Versand einfacher Serienbriefe und der Ausdruck von Adressetiketten sind dort möglich. Außerdem legen Sie bei Bedarf gleich neue Vorgänge an (z. B. Angebote oder Rechnungen).
• Über die “Details”-Ansicht der Kundenliste greifen Sie direkt auf einzelne Angebote, Rechnungen und sonstige Vorgänge des betreffenden Kunden zu. Das Register “Dokumente” dient als elektronische Kundenakte, in der Sie bei Bedarf Dateien aller Art und Formate ablegen. Papierbelege können Sie über die eingebaute Scanner-Schnittstelle digitalisieren und im PDF-Format speichern.
• Der Terminkalender und die Aufgabenverwaltung sorgen dafür, dass Sie keine wichtigen Kundentermine und Verpflichtungen vergessen.
• In der Textbaustein-Verwaltung speichern Sie wiederkehrende Anschreiben und einzelne Formulierungen für Anschreiben an Kunden und Interessenten.

Wenn Sie Ihre Marketing-Aktivitäten ausweiten wollen, stehen Ihnen mit den Zusatzmodulen “Marketing” und “CRM” leistungsfähige Erweiterungen der Grundfunktionen von MeinBüro zur Verfügung. Das CRM-Modul enthält unter anderem eine vielseitig nutzbare “Wiedervorlage-Funktion”, die auch in anderen Programmbereichen genutzt werden kann (z. B. in der Kunden- und Vorgangsverwaltung). Mehr dazu weiter unten im Text.

Zusatzmodul “Marketing”

Das Zusatzmodul “Marketing” erleichtert die Kontaktaufnahme mit Kunden, Interessenten und anderen Geschäftspartnern zusätzlich:

• Gestaltung und Versenden professioneller E-Mail-Newsletter,
• Versand selektiver, personalisierter Massenmailings mithilfe der Serienbrief-Schnittstelle zu MS Word,
• selektiver Ausdruck von Adressetiketten und
• Ausdruck von Geburtstagslisten und Versand von Geburtstagsgrüßen.

Bei der gezielten Auswahl passender Adressaten werden Sie durch vielfältige und komfortable Filterfunktionen (“Adresscontainer“) unterstützt.

E-Mail-Newsletter

Während MeinBüro den Versand einzelner E-Mails in Zusammenarbeit mit Ihrem E-Mailprogramm erledigt, erzeugen Sie E-Mail-Newsletter an Ihre Geschäftspartner direkt aus dem Zusatzmodul “Marketing” heraus: Dafür steht Ihnen unter “Marketing” – “E-Mail-Newsletter” ein eigener Newsletter-Assistent zur Verfügung:

• Im ersten Schritt wählen Sie eine zuvor definierte Verteilerliste (“Adresscontainer”) aus oder legen mithilfe der “dynamischen Filterung” ganz gezielt Auswahlkriterien fest:

• Nach der Adressatenauswahl klicken Sie auf “Weiter”: Im zweiten Schritt geben Sie die Betreffzeile Ihres Rundschreibens ein und öffnen per Mausklick auf den Button “E-Mail-Text bearbeiten” ein separates Eingabefenster für Ihre Nachricht. Den Text können Sie bei Bedarf sogar mit Seriendruckfeldern, Formatierungen und Illustrationen versehen. Bitte beachten Sie aber, dass HTML-formatierte E-Mails nicht bei jedem Empfänger korrekt angezeigt werden!

Sie übernehmen Ihren fertigen Text, indem Sie auf “Datei” – “Beenden” klicken oder das Editor-Fenster mit einem Mausklick auf das rot-weiße Schließsymbol (“X”) schließen. Ihre Eingaben werden dabei ohne vorheriges Speichern in den Newsletter eingefügt.

• Im dritten Schritt geben Sie die Zugangsdaten Ihres Mailserver sein (Servername, Benutzername, Kennwort und Absenderadresse). Diese Angaben brauchen Sie nur beim ersten Mal zu machen.

• Mit dem vierten Schritt sorgen Sie für den eigentlichen Versand des Newsletters: Ein Mausklick auf die Schaltfläche “E-Mail-Versand jetzt starten” genügt.

Im fünften und letzten Schritt haben Sie schließlich die Möglichkeit, bei allen angeschriebenen Adressen im Historie-Bereich einen Eintrag über den Newsletter-Versand vorzunehmen. Auf diese Weise behalten Sie ganz leicht den Überblick, wann Sie welchem Kunden welche Mitteilungen geschickt haben.

Komfort-Serienbriefe mit MS Word

So praktisch und kostengünstig E-Mails sein mögen: Auch im elektronischen Zeitalter verschicken Freiberufler und Unternehmer ihre Kunden-Mailings und Rundschreiben an Geschäftspartner häufig noch per Post. Auch dabei unterstützt Sie das Programm nach Kräften: Mit dem Zusatzmodul “Marketing” erzeugen Sie ganz bequem Serienbriefe oder nutzen die Adressen aus der Kunden-Datenbank, um im Handumdrehen Adressaufkleber (Etiketten) zu drucken.

Sie finden die Funktionen “Serienbriefe und Etikettendruck” im Arbeitsbereich “Marketing”. Auch hier erhalten Sie Unterstützung durch einen komfortablen Assistenten:

• Im ersten Schritt wählen Sie die Adressaten aus. Sie haben die Wahl zwischen einer fertigen Verteilerliste (“Adresscontainer”) und einer punktuellen “dynamischen Filterung”.
• Im zweiten Schritt entscheiden Sie, mit welcher bereits vorhandenen Serienbrief- oder Etiketten Vorlage aus MS Word Sie Ihre Namens- und Adressdaten verbinden (“mischen”) wollen. Sollten Sie bislang noch nicht mit der Serienbrieffunktion von Word gearbeitet haben, aktivieren Sie einfach die Option “leere Seite”:

• Nachdem Sie Ihrem Seriendruck im dritten Schritt einen aussagekräftigen Namen gegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche “Seriendruck mit MS Word starten…”. Daraufhin öffnet MeinBüro ein neues Word-Dokument, in dem bereits die wichtigsten Platzhalter eingefügt sind:

Die in doppelten Kleiner-/Größer-Zeichen eingeschlossenen Platzhalter befinden sich an der richtigen Position und werden automatisch durch die passenden Absender- und Adressangaben sowie die Empfänger anrede ersetzt.

• Alle Angaben, die in einfache Kleiner-/Größer-Zeichen eingeschlossen sind (also zum Beispiel den Betreff und den Text Ihres Rundschreibens), überschreiben Sie nach Belieben.
• Indem Sie abschließend auf das Symbol “Vorschau Ergebnisse” in der Seriendruck-Symbolleiste am oberen Rand des Word-Fensters klicken, überprüfen Sie vor dem Ausdruck die korrekte Übernahme der Empfängerdaten. Mithilfe der blauen Pfeilsymbole lassen Sie sich nach und nach alle personalisierten Schreiben am Bildschirm anzeigen.
• Über “Fertig stellen und zusammenführen” sorgen Sie dafür, dass die einzelnen Briefe erzeugt und am Bildschirm angezeigt werden. Dort lässt sich jedes einzelne Schreiben kontrollieren und falls erforderlich ändern oder ergänzen. Über die Funktion “Dokumente drucken” können Sie die vorbereiteten Serienbriefe aber auch gleich auf einen Schlag unbesehen zu Papier bringen.

Serienbriefe für Fortgeschrittene

Das vorbereitete Serienbrief-Dokument ist nur ein Vorschlag: Sie haben selbstverständlich die Möglichkeit, die vorhandenen Platzhalter an anderen Stellen zu platzieren und / oder weitere Datenbankfelder einzufügen. Auf diese Weise geben Sie Ihren Rundschreiben bei Bedarf einen noch persönlicheren Anstrich. Sofern Sie die Serienbrief-Funktion von MS Word bereits kennen, dürfte das keine Hürde für Sie sein. Einsteiger bekommen weiterführende Informationen nach Eingabe des Stichworts “Serienbrief” in der Word-Hilfe (“F1”).

Und gleich noch ein Tipp hinterher: Statt Ihre Serienbriefe zu drucken, einzutüten, zu frankieren und anschließend zum Briefkasten zubringen, können Sie sie auch direkt über die “Online-Poststelle” von MeinBüro verschicken. Dazu wählen Sie im zweiten Schritt des Serienbrief-Assistenten wieder die passende Serienbrief-Vorlage und klicken im dritten Schritt auf die Schaltfläche “Massenversand über die Online-Poststelle”:

Daraufhin öffnet sich der Versand-Dialog der Online-Poststelle (“Brief versenden”): Mit der Versandoption “Portooptimierung” kommen Sie in den Genuss des günstigsten Portotarifs. Mit “OK F11” übermitteln Sie Ihre Serienbriefe an die Online-Poststelle, bestätigen die Porto-Informationen mit einem Mausklick auf “OK” und starten so den Massenversand. Das ist Papierpost mit E-Mail-Feeling: Schneller und bequemer geht’s kaum. Falls es viele Fax-Fans unter Ihren Kunden gibt, können Sie Ihre Rundschreiben außerdem als “Massenversand per Internet-Fax” übermitteln.

Etikettendruck mit MS Word

Zurück zu den klassischen Rundschreiben in Papierform: Der Etikettendruck funktioniert genauso wie ein Serienbrief – in dem Fall entscheiden Sie sich im zweiten Schritt für die Option “als Etikettendruck” .Mitgeliefert werden einige Zweckform-Vorlagen, Sie können aber auch die in Word bereitgestellten Etikettenmuster verwenden:

Adresscontainer: Flexible Filterfunktionen

Bei den pfiffigen Adresscontainern handelt es sich um fertige Verteilerlisten für Ihre Serienbriefe und E-Mail-Newsletter. Auf diese Weise können Sie Ihre Rundschreiben mit wenigen Mausklicks beispielsweise nach bestimmten Kundenkategorien, Regionen, Umsatz oder nach Auftragsverlauf differenzieren. Das Marketing-Zusatzmodul von MeinBüro stellt Ihnen dafür eine unbegrenzte Anzahl von Adressverteilern zur Verfügung.

Die Auswahl der Adressaten erledigen Sie im Handumdrehen unter “Stammdaten” – “Kleinstammdaten” – “Adresscontainer”:

• Dort klicken Sie auf die Schaltfläche “Neu”,
• geben dem neuen Adresscontainer einen aussagekräftigen “Namen” (z. B. “Privatkunden”, “Großkunden“, „Region Süd” oder “PR-Verteiler”),
• fügen bei Bedarf eine erläuternde “Anmerkung” hinzu und
• befördern die passenden Datensätze mithilfe der Abwärtspfeile aus der oberen “Stammdaten”-Tabelle in den unteren Fensterausschnitt.

Ob Sie dabei einzelne, mehrere (Strg-Taste festhalten) oder (über das Doppelpfeilsymbol) gleich alle Adressen nach unten befördern oder die aus den Tabellenansichten bekannte Filterfunktion in den Spaltenüberschriften nutzen, bleibt Ihnen überlassen. In jedem Fall können Sie per Mausklick auf die Aufwärtspfeile umgekehrt bestimmte Datensätze auch wieder aus der Auswahl entfernen. Mit “OK F11” schließen Sie Ihre Eingabe ab:

Auf die Inhalte einmal erstellter Verteilerlisten greifen Sie anschließend im Arbeitsbereich “Marketing” unter “E-Mail-Newsletter” sowie “Serienbriefe und Etikettendruck” zu. Dort können Sie jeweils im ersten Schritt anstelle der punktuellen “dynamischen Filterung” einen fertigen Adresscontainer auswählen:

Bei Bedarf wechseln Sie von dort aus auch direkt in die Adresscontainer-Verwaltung, in der Sie bereits vorhandene Verteilerlisten bearbeiten oder zusätzliche anlegen.

Geburtstagsliste

Im Zusatzmodul “Marketing” steht Ihnen ein praktisches Gratulations-Werkzeug zur Verfügung, mit dessen Hilfe Sie auf einfache Weise bewährte Kontaktanlässe mit Kunden schaffen. Das gilt vor allem im Privatkundengeschäft. In den Geburtstagslisten von MeinBüro tauchen alle Kunden auf, in deren Kundenkartei unter “Adresse” (bei Privatkunden und Einzelunternehmern) oder unter “Ansprechpartner” (bei größeren Unternehmen) ein Geburtsdatum eingetragen ist:

Sie können sich Ihre Glückwunsch-Liste nicht nur als Tabelle auf dem Bildschirm anzeigen lassen und ausdrucken: Nachdem Sie festgelegt haben, für welchen Zeitraum MeinBüro alle Geburtstagskinder unter Ihren Kunden heraussuchen soll, haben Sie die Wahl, ob Ihre Glückwünsche (und vor allem die damit verbundene Marketing-Botschaft) per E-Mail oder Serienbriefverschickt werden sollen. Selbstverständlich können Sie die Liste aber auch nutzen, um Ihre Glückwünsche telefonisch zu überbringen – die Telefonnummern der Geburtstagskinder sehen Sie auf einen Blick:

Nachdem Sie die automatisch erzeugte Liste durchgesehen und, falls erforderlich, unzutreffende oder entbehrliche Einträge entfernt haben, läuft der Glückwunschversand genauso ab, wie Sie das schon von normalen Serienbriefen und den E-Mail-Newslettern kennen: Vorlage aussuchen, Betreff und Text eingeben, Vorschau kontrollieren, ausdrucken, abschicken – fertig.

Zusatzmodul “CRM”

Im Zusatzmodul CRM (“Customer Relationship Management” = Kundenbeziehungsmanagement /Kundenpflege) speichern Sie Stammdaten, Kontaktaufnahmen, Korrespondenz und Dokumente aller Art zu Ihren Interessenten. Die saubere Trennung zwischen Interessenten und Kunden sorgt für mehr Transparenz und Klarheit:

• In der interaktiven “Interessentenübersicht” erfassen Sie die Kontaktdaten künftiger Kunden und Geschäftspartner – inklusive Anschrift(en), Kommunikationsdaten, individuellen Feldern und aktuellem “Interesse-Status”.
• Sie haben die Wahl, ob Sie Ihre Interessenten von Hand eingeben oder bereits vorhandene Datensätze importieren.
• Jedem Interessenten lassen sich Vorgänge aller Art zuordnen – von Briefen, Angeboten oder Rechnungen über Notizen, Aufgaben und Terminen bis hin zur flexiblen Dokumenten-Sammlung.
• Das Programm führt eine lückenlose Historie informeller “Ereignisse” wie E-Mails, Anrufe, Rückrufe, Mailings oder Newsletter, interne Gesprächsnotizen, Recherchen oder Bonitäts-Checks.
• Die Umwandlung vom Interessenten zum Kunden erfolgt per Mausklick: Im Erfolgsfall übernehmen Sieden kompletten Interessenten-Datensatz in Ihren Kundenstamm – inklusive aller Stamm- und Bewegungsdaten sowie der kompletten Interessenten-Historie.
• Aussagekräftige Statistiken geben Aufschluss über das aktuelle Vertriebspotenzial, die historische Entwicklung der Anfrage-Intensität und weitere Vertriebsfaktoren.
• Vielseitige Wiedervorlage: Mithilfe der praktischen Wiedervorlage-Formulare dokumentieren und überwachen Sie Ihre Vertriebsaktivitäten noch viel komfortabler. Gesprächsinhalte und andere Notizen lassen sich strukturiert festhalten. Per Mausklick legen Sie bei Bedarf zuvor definierte und auf die betrieblichen Besonderheiten abgestimmte Folgeaktionen fest.

Interessentenübersicht

Im Arbeitsbereich “Stammdaten” finden Sie die tabellarische Interessentenübersicht. Dort …

• sehen Sie sofort alle wichtigen Kontaktdaten,
• erkennen auf Anhieb, welchen Interessenten-“Status” die einzelnen Datensätze haben,
• wann der letzte Kontakt zu bestimmten Interessenten stattgefunden hat und
• wer auf welchem Serienbrief- und Newsletter-Verteiler steht:

In der „Details“-Ansicht am unteren Bildrand finden Sie wie üblich Vorgänge, Dokumente und Aufzeichnungen zum betreffenden Interessenten.

In der Interessentenübersicht können Sie über die Funktionstasten und den Menüpunkt “Interessenten” …

• neue Datensätze anlegen,
• vorhandene kopieren, bearbeiten und löschen,
• ein Interessentenstammblatt oder die Kontakt-“Historie” drucken,
• ausgewählte Interessenten in Kunden umwandeln und
• Serienbriefe mit MS-Word anlegen.

Die genannten Funktionen lassen sich wie üblich auch über die Schaltfläche “Weitere Funktionen” und über das Kontextmenü aufrufen: Dort stehen Ihnen außerdem eine ganze Reihe weiterer Funktionen zur Verfügung. So können Sie ausgewählte Interessenten …

• anrufen, ihnen SMS und E-Mails schicken,
• neue Briefe, Vorgänge, Aufwände und Ereignisse anlegen,
• sich die Adresse im Routenplaner anzeigen lassen,
• Tabellen-Kategorien zuweisen,
• den markierten Datensatz archivieren und weitere Archivierungsfunktionen ausführen sowie
• die aktuelle Tabellenansicht ändern und / oder exportieren:

Anhand farblicher Markierungen am linken Tabellenrand der Interessentenübersicht erkennen Sie auf Anhieb, welchen Interesse-“Status” die einzelnen Interessenten haben. Die Status-Markierungen haben folgende Bedeutung:

• gelb: neuer Interessent,
• gelb mit schwarzem Pfeilsymbol: Kontakt aufgenommen,
• grün: hat Interesse,
• rot: hat derzeit kein Interesse,
• schwarz: hat kein Interesse

Wie in allen Stammdaten-Tabellen können Sie auch in der Interessenten-Übersicht im “Details”-Bereich am unteren Seitenrand zahlreiche Informationen zum gerade ausgewählten Datensatz einblenden: Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche “Details” – und schon erkennen Sie auf Anhieb, welche …

• Briefe,
• Angebote,
• Dokumente
• Notizen und
• Aufwände

… dem betreffenden Interessenten zugeordnet sind.

Interessenten- “Ereignisse”

Im Reiter “Historie“ zeichnet das Programm neben Vorgängen wie Briefen und Angeboten sämtliche Aufgaben, Termine und informellen “Ereignisse” auf: Dabei handelt es sich um Kommunikationsereignisse, wie zum Beispiel ein- und ausgehende E-Mails, Anrufe, Rückrufe, Mailings oder Newsletter – aber auch interne Vorgänge wie Gesprächsnotizen, Recherchen oder Bonitäts-Checks. Auf diese Weise entsteht im Handumdrehen eine lückenlose Interessenten-Dokumentation:

Eine Liste der für Ihren Betrieb passenden “Ereignistypen“ legen Sie bei Bedarf unter “Stammdaten” – “Kleinstammdaten” an. Besonders praktisch: Neue Ereignisse, Aufgaben, Termine und Wiedervorlagen können Sie einzelnen Interessenten direkt aus der “Details”-Ansicht heraus zuweisen. Das erspart Ihnen das umständliche Öffnen der Interessenten-Eingabemaske.