Registerkarte Interessenten

Über die Schaltflächen “Neu“ und “Bearbeiten”, über die gleichnamigen Menüs sowie per Doppelklick, auf einen Interessenten öffnen Sie die Registerkarte Interessenten. Der Eingabedialog verteilt sich auf fünf Registerkarten:

• “Adresse”: Hier halten Sie den aktuellen “Status” des Interessenten fest, unterscheiden zwischen Geschäfts- und Privatkunden, geben die Adress- und Kommunikationsdaten ein, hinterlegen bei Bedarf das Geburtsdatum und legen fest, ob der Interessent Serienbriefe und / oder Newsletter bekommen soll (falls das Zusatzmodul “Marketing” freigeschaltet ist):

• “Ansprechpartner”: An dieser Stelle halten Sie die Kontaktdaten von Ansprechpartnern bei Ihren(geschäftlichen) Interessenten fest. Falls es mehrere Ansprechpartner gibt, können Sie auf der Registerkarte “Adresse” einen “Hauptansprechpartner” wählen.
• “Konditionen”: In diesem Register wählen Sie die für diesen Interessenten geltende Preisliste aus, tragen einen eventuellen Kundenrabatt sowie die Liefer- und Zahlungskonditionen ein. Bei Interessenten, die ihren Unternehmenssitz im Ausland haben, können Sie außerdem die Befreiung von der Umsatzsteuer (= Mehrwertsteuer) eintragen. Bei Interessenten aus anderen EU-Ländern ist dafür eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UStIdNr.) erforderlich. Deren Gültigkeit können Sie per Mausklick auf die Schaltfläche Prüfen feststellen lassen
• Tipp: Ausführlichere Informationen zum Thema Umsatzsteuerbefreiung und UStIdNr.-Prüfung finden Sie in der Kontexthilfe “Steuern & Buchführung”. Wenn Sie im Konditionen-Register auf Info-Symbol (i) klicken, öffnet sich gleich die passende Info-Seite.
• “Vorgaben”: In dieser Registerkarte haben Sie die Möglichkeit, interessentenspezifische Standardwerte für Vorlagen, Textbausteine, Aufwandserfassung, Sprachen und Preisarten zu bestimmen, die in den angegebenen Vorgängen berücksichtigt werden sollen. Hinweis: Die Auswahl Standard entspricht den jeweiligen Einstellungen, die Sie im Menü Stammdaten” -“Meine Firma” unter “Ausgabeoptionen” getroffen haben.
• “Statistik”: In diesem Bereich können Sie Ihre Interessenten selbst definierten Interessenten-“Kategorien” zuordnen (z. B. Endkunden, Einzelhändler, Online-Händler, Dienstleister, Freiberufler, Handwerker etc.) – je nachdem, welche Zielgruppen-Gliederung für Ihren Betrieb sinnvoll ist. Im Feld “Quelle“ halten Sie fest, wie der Kontakt zum betreffenden Interessenten zustande gekommen ist (z. B. Anzeige, Tag der offenen Tür, Adresskauf, soziale Netzwerke wie Xing, Facebook oder Instagram?). Außerdem erkennen Sie auf einen Blick, wie viele Angebote Sie einem Interessenten in vorausgegangenen Zeiträumen gemacht haben, wann der erste und bisher letzte Kontakt stattgefunden hat. Sofern Sie “Ereignisse” aufgezeichnet haben, können Sie direkt darauf zugreifen.
• “Indiv. Felder”: MeinBüro stellt Ihnen auch im Interessentenstamm bis zu 20 individuelle Felder zur Verfügung. Damit sorgen Sie bei Bedarf dafür, dass Sie bei Kontakten zu Interessenten wichtige Informationen auf systematische Weise erfassen. Sie können Ihre individuellen Felder sogar als eine Art Frage-Leitfaden für Telefonate oder persönliche Gespräche betrachten: So haben Sie immer vor Augen, welche Informationen für Sie besonders wichtig sind, welche Sie bereits erfragt haben und welche sie noch in Erfahrung bringen wollen. Falls Sie noch keine individuellen Felder eingerichtet haben, wechseln Sie in den Arbeitsbereich „Stammdaten“ – „Einstellungen“ und richten dort „Individuelle Felder“ ein.
• “Dokumente”: In diesem Bereich ordnen Sie Ihren Interessenten Dateien und Dokumente aller Art und Formate zu (z. B. Kalkulationen, Verträge, Projektskizzen, Vertragsentwürfe, Wegbeschreibungen, Besprechungsprotokolle uns so weiter). Selbst E-Mails und E-Mailanhänge können Sie hier ablegen. Tipp: Über die Tastenkombination “STRG+D” rufen Sie die Dokumentenmappe ausgewählter Interessenten direkt aus der Interessentenübersicht heraus auf! Auf diese Weise sparen Sie sich den Umweg über die Kunden-Karteikarte oder die “Details”-Ansicht.

• und bestätigen die anschließende Sicherheits-Abfrage mit “Ja”:

Bei der Umwandlung bleiben übrigens nicht nur alle Adress- und Kontaktdaten erhalten, sondern auch sämtliche Vorgänge, Aufgaben, Termine und sonstigen “Ereignisse”: Sie übernehmen also die komplette Interessenten-“Historie” mit in den Kundenbereich. So gehen keine Informationen verloren!

Interessenten-Importassistent

Den Interessenten-Importassistent finden Sie im Menü “Datei” “Daten-Import”:

Beim Interessenten-Import legen Sie selbst fest, anhand welcher Kriterien das Programm mögliche Dubletten herausfiltern soll: Am zuverlässigsten ist die – meist eindeutige – E-Mailadresse. Darüber hinaus können Sie mögliche Doppeleinträge aber auch anhand der Telefonnummer oder verschiedener Adressfelder ermitteln lassen. Den “Einstellungen”-Dialog für die Dubletten Prüfung öffnetMeinBüro automatisch:

Auf dieser Grundlage analysiert der Importassistent die Datensätze und zeigt Ihnen bereits vor dem eigentlichen Import an, ob Dubletten vorhanden sind:

Per Mausklick auf “Fortfahren F11” sorgen Sie dann für die endgültige Datenübernahme.

Interessentenstatistik

Sofern das “CRM”-Zusatzmodul freigeschaltet ist, finden Sie im Arbeitsbereich “Auswertungen” die Interessentenstatistik. Dort können Sie sich die Entwicklung Ihrer Akquise-Aktivitäten anschauen: So erkennen Sie auf Anhieb…

• mit wie vielen neue Interessenten Sie Kontakt aufgenommen haben,
• wie sich die neuen Interessenten-Kontakte im Monats- und Jahresvergleich entwickelt haben,
• auf welche “Interessentenkategorien” sich Ihre Interessenten verteilen,
• aus wie vielen Interessenten bereits Kunden geworden sind und
• welche “Ereignisse”(z. B. E-Mails, Anrufe, Rückrufe, Mailings oder Newsletter, interne Gesprächsnotizen, Recherchen oder Bonitäts-Checks) Sie zu Ihren Interessenten dokumentiert haben.

Vielseitige Wiedervorlage

Im Arbeitsbereich “Office” – “Wiedervorlage” finden Sie eine vollständige Übersicht über alle aktuellen Wiedervorlage-Vorgänge. Mit deren Hilfe arbeiten Sie laufende Vertriebs-Vorhaben ganz bequem ab – und zwar vollständig und termingerecht. Per Mausklick auf die Schaltfläche “Neu F10” legen Sie hier außerdem bei Bedarf neue Wiedervorlagen an:

Standardmäßig ist die Wiedervorlage-Übersicht nach Fälligkeit gruppiert – und zwar von oben nach unten in chronologisch absteigender Reihenfolge von …

• überfälligen über
• heute fälligen bis hin zu
• zukünftig fälligen

… Wiedervorlage-Anlässen. Innerhalb dieser Gruppierungen lassen sich die Wiedervorlagen dann weiter nach Zuständigkeit (zuständigen Mitarbeitern) filtern und / oder nach Nachnamen/Firmen bzw. fixierten / nicht fixierten Terminen sortieren. Außerdem erinnert Sie das Programm an fällige Wiedervorlage-Termine.

Per Doppelklick auf eine bestimmte Wiedervorlage (oder über „Durchführen F11″) können Sie außerdem die durchdachte Wiedervorlage-Aktionszentrale aufrufen. Dort stehen Ihnen eine Menge praktischer Funktionen zur Verfügung:

• (1) Ganz oben im Bereich “Kontakt” finden Sie die wichtigsten Adress- und Kommunikationsdaten des Kunden oder Interessenten.
• (2) Per Mausklick auf den blauen Link “Weitere Daten” öffnen Sie die kompletten Kundendetails (“Kundeninformationen anzeigen”) mit sämtlichen Briefen, Vorgängen, Dokumenten, Historie, Notizen und Aufwänden. Bei Interessenten wird der allgemeine Adress- und Kontaktdialog eingeblendet.
• (3) Über den blauen Link “Historie zeigen” öffnen Sie direkt die komplette Vorgangsgeschichte des betreffenden Kunden oder Interessenten.
• (4) Im mittleren “Aktion”-Teil des Formulars halten Sie das Ergebnis der aktuellen Kontaktaufnahme in Form einer manuellen Gesprächsnotiz fest. Handelt es sich um die Wiedervorlage eines Interessenten-Kontakts, können Sie außerdem gleich dessen Interessenten-Status ändern (“Neu”, “Kontakt aufgenommen”, “(temporär) kein Interesse” oder “Interesse”).
• (5) Für zahlreiche telefonische Standardsituationen stehen zudem Aktionsschaltflächen zur Verfügung (z. B. “Nicht erreicht”, “(aktuell) kein Interesse” oder „Angebot/Verkauf”): Ein Mausklick auf eine der Schaltflächen genügt, um den betreffenden Textbaustein als “Ergebnis der Kontaktaufnahme” zu übernehmen. Dadurch eignet sich die Wiedervorlage-Aktionszentrale hervorragend für(massenhafte) Telefonkontakte.

• (6) Sobald Sie das “Ergebnis der Kontaktaufnahme” und bei Bedarf eine manuelle Gesprächsnotiz festgehalten haben, legen Sie im unteren Bereich des Formulars die “Folgeaktion(en)” fest. Das kann zum Beispiel das Erstellen eines Angebots, das Anlegen einer Aufgabe oder eines Kalendereintrags oder auch einer weiteren Wiedervorlage sein.

Komplett verschwunden sind erledigte Wiedervorlagen jedoch nicht: Alle offenen und erledigten Kontaktaufnahmen werden vom Programm automatisch in der “Historie” des betreffenden Kunden oder Interessenten lückenlos dokumentiert:

CRM-Zugabe: MS-Outlook-Synchronisation

Viele Geschäftsleute pflegen ihre Kundenkontakte mit MS Outlook. Wenn in MeinBüro das CRM-Zusatzmodul freigeschaltet ist, steht Ihnen im “Datei”-Menü daher bei Bedarf eine eigenständige “MS Outlook-Synchronisation” zur Verfügung. Die direkte Anbindung von Outlook und MeinBüro sorgt dafür, dass “Kontakte”, “Kalender” und “Aufgaben” in beiden Programmen immer auf dem gleichen Stand sind – ganz gleich, an welcher Stelle Änderungen vorgenommen werden.

Welche Daten genau synchronisiert werden und welche Änderungen im Zweifelsfall Vorrang haben, bestimmen Sie dabei selbst. Den Einstellungs-Dialog rufen Sie per Mausklick auf “Datei” – “MS Outlook-Synchronisation” – “Einstellungen” auf. Daraufhin öffnet sich ein komfortables Konfigurationsmenü: