Zeitplanung
Zusätzlich zur allgemeinen Termin- und Aufgabenverwaltung steht Ihnen im Zusatzmodul “Projekte” eine vielseitig nutzbare Zeitplan-Funktion zur Verfügung: Mit deren Hilfe behalten Sie auch bei größeren Projekten den Überblick über den zeitlichen Ablauf und die wechselseitige Abhängigkeit der anfallenden Aufgaben.
Sie können das flexible Planungswerkzeug aber auch für andere Verwaltungszwecke nutzen – zum Beispiel, um Urlaubspläne zu erstellen, Raumbelegungen im Auge zu behalten oder den Verleih von Werkzeugen, Fahrzeugen, oder technischen Geräten zu überwachen. Sie finden den praktischen Zeitplan im Arbeitsbereich “Office”:
Zeitplan-Elemente
Die Plan-Ansicht unterscheidet zwischen:
- “Zeitplänen”: Sie können mehrere verschiedene Projekte separat planen oder auch ein Großprojekt in mehrere kleine Häppchen aufteilen),
- “Objekten”: Das sind die einzelnen Zeitplan-Zeilen, in denen sachlich zusammenhängende und zeitlich aufeinander folgende Aufgaben nacheinander angezeigt werden,
- “Belegungen”: Das sind die einzelnen Aufgaben, die Sie den übergeordneten Objekten bei Bedarf zuordnen, sowie
- “Sonderzeiten”: das sind zum Beispiel Messezeiten oder Betriebsferien).
Einen neuen Zeitplan legen Sie per Mausklick auf die „Zeitplan”-Schaltfläche und dann auf “Neuer Zeitplan” an, die Sie unter der Überschrift “Zeitpläne” finden. Daraufhin öffnet sich ein Kontextmenü, in dem Sie auf “Neuer Zeitplan” klicken. Auf dem gleichen Weg wechseln Sie zwischen bereits bestehenden Plänen. Neue Zeitpläne erstellen Sie über die”Zeitplan”-Auswahlliste (oder indem Sie doppelt auf bereits vorhandene Objekte klicken).
Neue Zeitpläne anlegen
Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster “Zeitplan definieren”: Im leeren Feld unterhalb der Spaltenüberschrift “Bezeichnung” geben Sie den Namen Ihres neuen Objekts (z. B. “Entwurf Plakate”) und bei Bedarf eine Anmerkung ein. Per Mausklick auf das grüne Hakensymbol schließen Sie die zeilenweise Eingabe ab.
Auf die Reihenfolge der Zeitplan-Zeilen nehmen Sie später falls erforderlich über die Schaltflächen “aufwärts” / “abwärts” sowie “Alphabetisch sortieren” Einfluss:
Besonders praktisch: Je nachdem, wie zeit genau die einzelnen Aktivitäten geplant werden sollen, legen Sie von vornherein das automatische „Zeitraster der Belegungen” fest. Der mögliche Zeithorizont reicht von 15 Minuten bis zu einer Woche. Angenommen, Sie entscheiden sich für ein Zeitintervall von “1 Tag”, dann können Sie nur taggenaue Start- und Endtermine festlegen.
Pro Zeitplan ist grundsätzlich nur ein Zeitraster möglich. Falls Sie im Rahmen eines ansonsten taggenauen Projekts (z. B. der Vorbereitung einer Hausmesse) eine bestimmte Aufgabe minutengenau planen wollen (z. B. den Ablauf der Hausmesse), legen Sie dafür einfach einen separaten Zeitplan an.
Die Anzeigegenauigkeit ist vom Zeitraster Ihrer Zeitpläne übrigens unabhängig: Per Mausklick auf die Schaltfläche “Tagesbreite vergrößern” bzw. “Tagesbreite verringern” passen Sie die Bildschirmanzeige jeweils an Ihren aktuellen Informationsbedarf an. Auch auf die Zeilenhöhe haben Sie bei Bedarf Einfluss: Dazu zeigen Sie mit der Maus auf eine der unteren Zeilenbegrenzungen in der Objektliste (am linken Rand Ihres Zeitplans) bis ein Doppelpfeil erscheint, halten die linke Maustaste fest und ziehen die Begrenzung nach oben oder unten: Entsprechend vergrößert oder verkleinert sich die Zeilenhöhe.
Importieren statt Eintippen
Anstatt die Zeilen eines neuen Zeitplans einzeln von Hand zu erfassen, können Sie die Objekte in vielen Fällen aus bestehenden Listen importieren. Per Mausklick auf die Schaltfläche “Zeilen übernehmen aus Bereich” (vgl. Abbildung auf der vorherigen Seite) greifen Sie auf die Inhalte …
- mehrerer WISO-MeinBüro-Datenbanken zu (z. B. Mitarbeiter, Anlagenverzeichnis, Kunden- und Artikelkategorien, Auftrags-, Kosten- und Erlösarten),
- beliebiger Text-Dateien und sogar
- der Windows-Zwischenablage zu.
Auf diese Weise ist die grundlegende Struktur neuer Ablauf-, Belegungs- oder Verleihpläne und ähnlicher Überwachungslisten blitzschnell erstellt.
Aufgaben und Aktivitäten eintragen
Nachdem Sie die vorläufige Objekt-Definition mit “OK” abgeschlossen haben, landen Sie wieder in der Plan-Ansicht. Über die Schaltfläche “Neue Belegung F10” tragen Sie anschließend die Details der einzelnen Aufgaben ein, insbesondere …
- die Zuordnung zum übergeordneten Objekt
- die Aufgaben-Beschreibung,
- den Anfangs- und Endzeitpunkt sowie
- die Text- und Balkenfarbe für die Anzeige in der Zeitplan-Ansicht:
Sie können sich die Eingabe sogar noch einfacher machen: Indem Sie im Übersichtsplan mit gedrückter linker Maustaste den Zeitraum markieren, der für die Erledigung der Aufgabe erforderlich ist, öffnen Sie das Belegungs-Fenster gleich mit den richtigen Anfangs- und Enddaten.
Ebenfalls per Maus definieren Sie bei Bedarf die “Sonderzeiten”: Streichen Sie bei gedrückter linker Maustaste über den gewünschten Zeitraum in der Zeile “Sonderzeiten” – und schon öffnet sich eine Eingabemaske, in der Anfangs- und Endtermine bereits eingetragen sind. Sie brauchen nur noch die Bezeichnung und, sofern gewünscht, eine Beschreibung der Sonderzeit einzutragen und die Balken-Farbe im Zeitplanfestzulegen:
Per Rechtsklick zur Sonderzeiten-Zeile
Wenn Ihnen die “Ziehtechnik” mit der linken Maustaste unvertraut ist, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die “Sonderzeiten”-Zeile und öffnen die gleiche Eingabemaske über die Schaltfläche “Neue Sonderzeit”.
