Webselling: Amazon-, Ebay- und Webshop-Schnittstellen

Im Arbeitsbereich “Verkauf”„ – „”E-Commerce-Bestellungen” verwalten Sie eingehende Bestellungen aus eigenen Webshops sowie über Amazon- und Ebay-Konten. Voraussetzung für die Nutzung ist das Zusatzmodul “Webselling”. Sie können gleichzeitig mehrere verschiedene E-Commerce-Plattformen nebeneinander betreiben.

Um Amazon-Konten, Ebay-Konten oder eigene Webshops einzurichten, klicken Sie auf “Stammdaten” – “Einstellungen” – “E-Commerce…”

Im Dialogfenster “E-Commerce-Einstellungen“ wählen Sie die gewünschte Kontenart aus und klicken dann auf die Schaltfläche “Neu“. Die weiteren Einrichtungsschritte hängen von der gewählten Kontoart ab. Weitere Informationen finden Sie in den Abschnitten Amazon-Verkäufe, Ebay-Verkäufe und Webshops.

Sobald Ihre E-Commerce-Konten eingerichtet sind, können Sie über die Schaltfläche “Bestellungen einlesen F10” wahlweise …

• sämtliche Bestellungen aller Art abholen,
• alle Bestellungen einer bestimmten E-Commerce-Plattform oder
• alle Bestellungen eines bestimmten Kontos

… abrufen:

Über die Schaltfläche “Bestellungen einlesen F10” haben Sie anschließend die Möglichkeit, einzelne, mehrere oder gleich alle eingegangenen Bestellungen zu Aufträgen, Rechnungen und Lieferscheinen weiterzuverarbeiten.

Amazon-Schnittstelle

Wenn Sie bei Amazon als professioneller Verkäufer registriert sind, steht Ihnen der „Amazon Marketplace Webservice“ (MWS) zur Verfügung. Über die MWS-Schnittstellekann das Webselling-Zusatzmodul von MeinBüro eingehende Marketplace-Bestellungen abrufen und weiterverarbeiten.

Amazon-Konto vorbereiten

Bitte beachten Sie: Damit die Daten korrekt verarbeitet werden können, müssen die Bestellberichte von Amazon im XML-Format ausgegeben werden. Diese Voreinstellung beantragen Sie direkt bei Amazon. Dazu …

• rufen Sie die Amazon-Seite „Kontaktieren Sie uns“ auf: https://sellercentral.amazon.de/cu/contact-us/…
• geben Ihre Zugangsdaten ein,
• klicken in der Navigationsleiste am linken Fensterrand auf den Menüpunkt „Ihr Konto“ und dann auf „Andere Probleme mit dem Konto“:

• tragen einen aussagekräftigen Betreff ein (z. B. ” Bestellberichte im XML-Format“) und geben folgenden E-Mailtext ein: „Guten Tag, bitte aktivieren Sie in meinem Händler-Account die Anzeige der Kundenrechnungsadresse. Außerdem bitte ich Sie, die Bestellungen ab sofort im XML-Format bereitzustellen. Vielen Dank.”

Anschließend tragen Sie Ihre E-Mailadresse ein und klicken am unteren Fensterrand auf die Schaltfläche “Abschicken“. Sobald der Kundendienst die Umstellungen für Sie vorgenommen hat, ist Ihr Amazon-Konto für die Kommunikation mit MeinBüro vorbereitet. Es fehlen nur noch zwei Einstellungen:.

• Im Menü „Bestellungen“ – „Bestellberichte“ klicken Sie auf den Link „Spalten im Bestellbericht hinzufügen oder entfernen“,
• aktivieren die Option „Fakturierung“ und
• klicken am unteren Fensterrand auf „Änderungen speichern“:

Amazon-Konto mit MeinBüro verknüpfen

Im ersten Schritt nehmen Sie im Bereich “Stammdaten” – “Einstellungen”- “E-Commerce” – “Neu F2” die Verknüpfung der Software mit Ihrem Amazon-Marketplace-Konto für “Power-Anbieter” vor. Dazu …

• geben Sie die Zugangsdaten zu Ihrem Amazon-Konto ein,

• akzeptieren die Lizenzvereinbarung des “Amazon Marketplace Web Service (Amazon MWS)” und
• erklären sich mit der automatischen Verarbeitung der Bestelldaten durch MeinBüro einverstanden.

Mit “Weiter” schließen Sie den ersten Teil Einrichtungsprozess ab. Ihre Amazon-Händlerkennung und alle anderen Zugangsdaten speichert das Programm automatisch ab.

Sie landen nun wieder im Einstellungs-Dialog Ihres Amazon-Kontos: Hier geben Sie an, ab welchem Zeitpunkt MeinBüro Ihre Amazon-Bestellungen abholen soll. Auf diese Weise sorgen Sie dafür, dass keine abgeschlossenen Vorgänge aus der Vergangenheit berücksichtigt werden:

Darüber hinaus können Sie eine Reihe von Standardwerten festlegen, mit deren Hilfe Sie die Verarbeitung von Amazon-Verkäufen beschleunigen lassen:

• Liefer- und Zahlungsbedingungen sowie Auftragsart (zur speziellen Amazon-Zahlungsbedingung weiter unten mehr),
• definieren Zuschlags- und / oder Rabattartikel für Ihre Amazon-Lieferungen (Frachtkosten, Geschenkverpackung, Nachnahmegebühr und Aktionsrabatte),
• aktivieren bei Bedarf die Dublettenprüfung bei der Kunden-Zuordnung aus Amazon-Bestellungen und
• legen per Mausklick auf die Schaltfläche “Einstellungen” die Kriterien für die Dublettenprüfung fest:

Mit “OK” schließen Sie den Einrichtungsdialog vorläufig ab.

Abschluss der Vorarbeiten

Damit das Programm die von Amazon eingehenden Zahlungen auch richtig verbuchen kann, sind jetzt noch ein paar Einstellungen erforderlich:

• Über den Menüpunkt “Stammdaten”- “Kleinstammdaten” – “Zahlungsbedingungen” legen Sie im Register “Karten” eine neue Kreditkarten-Zahlungsbedingung mit der Bezeichnung “Amazon” an.
• Bitte achten Sie unbedingt darauf, dass das Mahnwesen deaktiviert ist.
• Als Text auf Angeboten, Auftragsbestätigung und Rechnungen tragen Sie den Hinweis “Verkauf über Amazon-Marketplace” ein,
• mit “OK” schließen Sie den Vorgang ab:

Ihre neue Amazon-Zahlungsbedingung befördern Sie unter “Stammdaten”- “Einstellungen” – “E-Commerce” – “Amazon-Konto” im Abschnitt “Standardwerte” zur voreingestellten “Zahlungsbedingung”:

Zurück zum einzelnen Amazon-Konto: Damit Sie die von Amazon einbehaltenen Verkaufsprovisionen beim Zahlungseingang schnell und bequem als Betriebsausgabe verbuchen können, machen Sie nun noch die standardmäßig ausgeblendete Steuerkategorie „Verkaufsprovisionen“ in der Kategorienliste sichtbar.

Voraussetzung dafür ist zunächst, dass unter „Stammdaten“- „Finanzbuchhaltung“ – „Steuer-Einstellungen“ im Bereich „Art der steuerlichen Verbuchung“ die Buchungs-„Variante 3: Steuerliche Verbuchung anhand des SKR03/SKR04“ eingestellt ist:

Anschließend wechseln Sie in den Bereich “Stammdaten” – “Finanzbuchhaltung” – “Kontenplan bearbeiten”. Dort …

• klicken Sie doppelt auf den (1) aktuellen Kontenplan (zurzeit ist das der „Kontenplan ab 2020“),

• wechseln zur Registerkarte (2) „Konten“,
• geben im (3) Suchfeld am oberen rechten Fensterrand das Wort “Verkaufsprovision” ein,
• klicken doppelt auf das (4) Buchungskonto „4760 / 6770 Verkaufsprovisionen“ und

ändern im Abschnitt „Anzeigeoptionen“ in der Auswahlliste (5) “Sichtbarkeit” von “Unsichtbar“ in “Standard”:

Per Mausklick auf “OK – F11” und dann auf „Schließen“ sichern Sie Ihre Einstellungen. Bei Zahlungszuordnungen im Arbeitsbereich „Zahlungen Bank / Kasse“ erscheint die Kategorie „Verkaufsprovisionen“ ab sofort im Bereich „Steuerkategorie – Konto zuweisen“ in der „Ausgaben“-Kategorienliste:

Bestellungen einlesen und verarbeiten

Damit sind die Vorarbeiten aber auch erledigt: Im Bereich “Verkauf”- “E-Commerce” – “Amazon” können Sie nun Ihre “Bestellungen einlesen”. Ob Sie nur die Bestellungen Ihres Amazon-Kontos oder gleichzeitig die Bestellungen weiterer E-Commerce-Plattformen (Ebay-Konten oder Webshops) abrufen, bleibt Ihnen überlassen: Über “Bestellung(en) verarbeiten zu? F3” haben Sie anschließend jedenfalls die Möglichkeit, einzelne, mehrere oder gleich alle eingegangenen Bestellungen zu Aufträgen, Rechnungen und Lieferscheinen weiterzuverarbeiten.

Bitte beachten Sie: Während der Verarbeitung von Amazon-Bestellungen pflegt MeinBüro gleichzeitig die Stammdaten:

• Kunden: Trifft die Bestellung eines Neukunden ein, erhält der Datensatz in der Liste der Amazon-Verkäufe in der Spalte “Kundenstatus” die Kennzeichnung “Neu”. Wird der betreffende Vorgang in einen Auftrag, Lieferschein oder eine Rechnung umgewandelt, legt das Programm unter “Stammdaten” – “Kunden” automatisch einen neuen Datensatz an. Sofern die Dublettenprüfung aktiviert ist, bekommen Sie vom Programm zuvor einen Hinweis auf eventuelle Gemeinsamkeiten mit einem bereits vorhandenen Kunden-Datensatz. Sie können dann selbst entscheiden, ob der vorhandene Datensatz verwendet oder ein neuer angelegt wird.
• Artikel: Enthält eine Amazon-Bestellung einen Artikel, der noch nicht in den Artikel-Stammdaten von MeinBüro vorhanden ist, bekommen Sie einen Warnhinweis. Auf diese Weise haben Sie vor dem Umwandeln in einen Auftrag, Lieferschein oder eine Rechnung die Möglichkeit, dem Vorgang einen passenden Artikel aus Ihren Artikel-Stammdaten zuzuweisen oder einen neuen anzulegen. Dazu …
  • wählen Sie den betreffenden Vorgang in der Liste Ihrer Amazon-Bestellungen aus,
  • blenden mit einem Mausklick auf die Schaltfläche “Details F2” die Detailansicht ein und
  • rufen mit einem Rechtsklick auf den noch nicht zugeordneten Amazon-Artikel den Kontextmenü-Befehl “Artikelzuordnung aktualisieren” auf.

Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster “Artikelauswahl”, mit dessen Hilfe Sie den passenden Artikelzuordnen oder einen neuen Artikel anlegen. In beiden Fällen haben Sie die Möglichkeit, die von Amazon übermittelte Händlerartikelnummer dauerhaft im Artikelstamm zu speichern. Das dazugehörige Feld “Amazon Artikel-Identifikation“ finden Sie in den Artikel-Stammdaten im Register “Sonstiges”:

Wenn Sie in Zukunft einen Artikel mit dieser Händlerartikelnummer bei Amazon verkaufen und anschließend in MeinBüro einlesen, stellt das Programm automatisch die richtige Verknüpfung her. Ist keine Amazon-Händlerartikelnummer in den Artikel-Stammdaten hinterlegt, kann das Programm die Zuordnung nicht automatisch vornehmen.

Amazon-Gutschriften zuordnen

Von den erzielten Verkaufserlösen zieht Amazon eine Verkaufsprovision ab. Das wird vom Programm automatisch berücksichtigt: Angenommen Sie haben einem Kunden ein Netbook für 350 Euro verkauft, wovon Amazon eine Verkaufsprovision von 25 Euro einbehalten hat. Auf Ihrem Konto gehen also 325 Euro ein:

• Dann klicken Sie auf den grünen Button “Ausgangsrechnung – Zahlung vom Kunden”,
• wählen in der Auswahlliste die offenen “Kreditkartenkonten” und
• klicken dort auf die passende Rechnung (in diesem Fall “Amazon” – “350 Euro”):

Das Programm ordnet die Rechnung daraufhin dem Zahlungseingang zu und weist Sie gleichzeitig darauf hin, dass Sie die negative Differenz von 25 Euro noch als Ausgabe berücksichtigen müssen:

Da Sie sich ja noch im ursprünglichen Zahlungsdialog befinden, schlägt MeinBüro gleich die passende Splittbuchung vor. Sie brauchen nur noch einen kurzen Info-Text einzugeben (z. B. “Amazon Verkaufsprovision”) und die Kategorie “Verkaufsprovisionen” auszuwählen: