Das Führen eines finanzamtskonformen Fahrtenbuches gehört zu den besonders ungeliebten Aufgaben von Selbstständigen. Die Aufzeichnungen müssen zeitnah lückenlos, in gebundener Form und normalerweise handschriftlich erfolgen. Fahrtenbücher auf Excelbasis sind schon lange nicht mehr beweiskräftig.
Die Alternative bei der Ermittlung des privaten Nutzungsanteils eines Geschäftswagens ist auch nicht besonders attraktiv: Erstens ist die “Ein-Prozent-Methode” nur bei Fahrzeugen zulässig, die zu mehr als 50 % betrieblich genutzt werden. Und zweitens fällt der pauschale Privatanteil häufig unverhältnismäßig hoch aus. Das gilt vor allem bei älteren Fahrzeugen.
Entlastung versprechen elektronische GPS-Fahrtenbücher.Da die meisten fest eingebauten Hardwarelösungen vergleichsweise aufwendig und teuer sind, gelten halbautomatische GPS-Fahrtenbücher Apps fürs Smartphone als praktische Nischenlösung. Mithilfe der preiswerten Tools lassen sich Start, Ziel und Fahrzeiten von Geschäftsreisen automatisch aufzeichnen. Der Fahrer muss nur noch Reiseanlass und Tachostand ergänzen. Leider sind nicht alle Fahrtenbuch-Apps finanzamtstauglich. Einen aktuellen Marktüberblick bietet die Studie „Fahrtenbuch-Apps im Test“, die von der Steuerberatungsgesellschaft felix1.de kostenlos zur Verfügung gestellt wird. Die Angabe von Name und E-Mail Adresse genügt.
Aufgepasst
Bitte beachten Sie: Amtliche Prüfsiegel für steuerliche Hard- und Software stellen die Finanzbehörden nicht aus. Stellt sich bei einer Betriebsprüfung heraus, dass eine App fehlerhaft ist (weil sie z. B. nachträgliche Manipulationen ermöglicht), wird der private Nutzungsanteil im ungünstigsten Fall geschätzt. Am besten klären Sie daher mit Ihrem Steuerberater, ob die von Ihnen ins Auge gefasste Lösung tatsächlich für Ihre Zwecke geeignet ist.
Zur Erinnerung: Ganz gleich, ob handschriftlich oder elektronisch – im Fahrtenbuch müssen die Details jeder geschäftlich veranlassten „Auswärtstätigkeit“ dokumentiert werden. Ob es sich um eine kurze Büromaterial-Einkaufsfahrt, die Fahrt zu einem Geschäftsessen oder die Anreise zum Kundentermin vor Ort handelt, spielt keine Rolle. Folgende Angaben sind erforderlich:
- Datum,
- Start und Ziel der Fahrt,
- Tachostände am Anfang und Ende der Reise sowie
- Anlass der Reise und ggf. Name des beteiligten Geschäftspartners.
