Sie wollen eine Rechnung per E-Mail verschicken, um sich Briefmarke, Papier und den Weg zur Post zu sparen? Grundsätzlich sollte das in den meisten Fällen erstmal kein Problem sein, wenn Sie auf ein paar Feinheiten achten. Mit unseren Tipps wird die elektronische Rechnung zum Kinderspiel.
Ist eine Rechnung per E-Mail überhaupt gültig?
Mit der Neufassung des Steuervereinfachungsgesetzes vom 1. Juli 2011 wurden die rechtlichen Bestimmungen für elektronische Rechnungen deutlich gelockert. Seitdem dürfen sie auch ohne digitale Signatur und ohne spezielle EDI-Verfahren für den elektronischen Datenaustausch verschickt werden, was das Ganze ziemlich vereinfacht hat.
Zu beachten ist, dass der Rechnungsempfänger einer elektronischen Rechnung zustimmen muss. Allerdings kann diese Zustimmung auch stillschweigend erfolgen – wenn der Empfänger einfach bezahlt, hat er der elektronischen Rechnung (e-Rechnung) nicht widersprochen, somit ist sie gütig.
Natürlich gelten auch hier weiterhin die Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung. Auch bei der Aufbewahrungsfrist bildet die e-Rechnung keine Ausnahme von der “guten alten” Papierrechnung: 10 Jahre sind für den Rechnungssteller gesetzlich vorgeschrieben.
Das bedeutet übrigens nicht, dass Sie Ihre Rechnungen ausdrucken und abzuheften und die E-Mails löschen können. Jede Rechnung per E-Mail müssen Sie in ihrem originalen elektronischen Format aufbewahren. Aber immerhin bedeutet das auch, dass Sie hier nicht zusätzliches Papier verschwenden.
Was sind die Vorteile einer Rechnung per E-Mail?
- Rechnungen per E-Mail sind sofort bei Ihren Kunden – das beschleunigt den Bezahlvorgang und Sie kommen schneller an Ihr Geld.
- In unserer digitalisierten und mobilen heutigen Welt kommt jede Form von Beschleunigung auch beim Kunden gut an – oder wird sogar vorausgesetzt.
- Die Aufbewahrung einer elektronischen Rechnung ist deutlich platzsparender. Je mehr Rechnungen Sie im Jahr schreiben, desto eher wird aus dieser Platz- auch eine Kostenersparnis.
- Sie sparen außerdem Zeit und Kosten für Papier, Umschläge, Briefmarken und den Druck. Vor allem bei Rechnungen ins Ausland.
- Diese Aspekte kommen auch der Umwelt zugute.
- Wenn Sie mit der richtigen Software Ihre Rechnungen schreiben, erledigen Sie den Rechnungs-Versand per E-Mail mit wenigen Klicks. Eine enorme Vereinfachung Ihrer täglichen Geschäftsabläufe!
Wie verschicke ich eine elektronische Rechnung?
Der übliche Weg einer e-Rechnung sieht so aus, dass sie als PDF-Datei im Anhang einer E-Mail direkt im Postfach des Kunden landet. Manchmal greift man alternativ auch auf einen Download-Link zurück, der den Kunden im Browser oder ebenfalls in einer Mail zugeschickt wird. Aber auch dann handelt es sich sinnvollerweise um eine PDF, denn Rechnungen, ob elektronisch oder klassisch auf Papier, dürfen nicht nachträglich bearbeitet werden.
Diese “Festschreibung” von Rechnungen und die schon angesprochene Archivierungspflicht sind nur zwei der Vorgaben, die sich aus den rechtlich verbindlichen GoBD ergeben. Schauen Sie sich hierzu unsere Checkliste für GoBD-konforme Software an.
Doch auch beim E-Mail-Versand gibt es eventuell noch einige zeitfressende Arbeitsschritte. Zum Beispiel:
Sie schreiben eine Rechnung in Word. Anschließend konvertieren Sie das Dokument ins PDF-Format. Nächster Schritt: In Ihrem Mailprogramm eine neue E-Mail erstellen. Und wie war noch mal die E-Mail-Adresse des Kunden? Außerdem müssen Sie ja noch einen Text für die Mail formulieren, zumindest eine kurzen.
Während Sie diese verschiedenen Arbeitsschritte von Hand durchführen, können an den verschiedenen Stellen schnell mal Fehler passieren. Auch die optischen Gestaltungsmöglichkeiten sind in einem reinen Textverarbeitungsprogramm eher eingeschränkt.
Das bietet Ihnen eine moderne Rechnungssoftware:
Im Idealfall schreiben Sie dann eine Rechnung und versenden Sie direkt aus der Software heraus. Dieser ganze Prozess ist mit Ihrer Kunden-Datenbank im Rechnungsprogramm verknüpft, sodass alle Informationen und Adressdaten zum Kunden sowohl für die Rechnung als auch die anschließende E-Mail automatisch genutzt werden. Dabei hilft auch eine Schnittstelle zwischen dem Rechnungs- und Ihrem E-Mail-Programm. Wenn Sie Ihre Rechnungsstellung entsprechend automatisieren, sinkt außerdem die Fehleranfälligkeit um ein Vielfaches.
MeinBüro setzt noch einen drauf: Zahlreiche individuelle Design-Optionen liefern Ihnen genau DIE Rechnung, die Sie für Ihre Zwecke brauchen. Und speziell für Rechnungen per Mail können Sie beliebig Textbausteine vordefinieren, sodass Sie den Text Ihrer E-Mails nicht jedes Mal neu schreiben müssen.
Für besondere Anlässe und die wichtigsten Dokumente soll es ja manchmal doch etwas zum Anfassen sein. Daher haben wir in MeinBüro die Möglichkeit intergiert, geschäftliche Briefe zu schreiben. Wahlweise nutzen Sie dafür sogar die praktische Online-Poststelle, um auch Briefe direkt aus der Software heraus zu versenden.
