Konsequentes Projektmanagement ist heutzutage Dreh- und Angelpunkt erfolgreicher Geschäfte. Trotz gutem Willen tun sich jedoch viele Selbstständige und Unternehmer mit der Umsetzung schwer: Das liegt nicht unbedingt an mangelndem Problembewusstsein oder Know-how: Manchmal fehlen einfach die passenden Planungs- und Steuerungswerkzeuge – oder die vorhandenen Instrumente sind ungeeignet.
Grund genug, einmal die wichtigsten Organisationstools Ihrer Bürosoftware in Augenschein zu nehmen. Allen voran das Modul Projekte: Damit lassen sich zeitkritische Vorhaben aller Art ganz einfach organisieren und gezielt steuern. Bei größeren Vorhaben behalten Sie den Überblick über den zeitlichen Ablauf und die wechselseitige Abhängigkeit aller anfallenden Aufgaben sowie die dafür verantwortlichen Mitarbeiter.
Durch die enge Verzahnung mit der Angebots-, Auftrags- und Rechnungsverwaltung sowie den dazugehörigen Zahlungsvorgängen eignen sich Projekte ganz besonders für Verkaufsprozesse.
Im Arbeitsbereich „Verkauf > Projekte“ finden Sie alle laufenden Vorhaben:
Dort legen Sie per Mausklick auf die Schaltfläche „Neu F10“ weitere Projekte an und tragen deren Rahmendaten ein:
Einstieg: Die Projektdaten
In den Projektdaten …
- bestimmen Sie, welcher Mitarbeiter (Sachbearbeiter) die Projektleitung übernimmt,
- tragen eine frei wählbare „Projekt-Nr.“ ein, die bei Folgeprojekten von MeinBüro automatisch hochgezählt wird (aber editierbar bleibt!),
- wählen den aktuellen „Projektstatus“ aus einer vorbereiteten Auswahlliste (die sich über das Zahnrad ganz einfach an den betrieblichen Bedarf anpassen lässt),
- erfassen die Daten des geplanten „Projektbeginns“ und des angepeilten „Projektendes“,
- hinterlegen in den Feldern „Angaben“ und „Anmerkungen“ weitere Informationen und
- ordnen das Projekt am unteren Seitenrand einem bestimmten Kunden zu:
Praxistipps:
- Per Mausklick auf „Kunde öffnen“ rufen Sie dessen Stammdaten direkt aus der Projektverwaltung heraus auf.
- Über die Schaltfläche „Dokumente F3“ öffnen Sie die Dokumentenablage, in der Sie originär elektronische Dokumente aller Formate sammeln.
Und gleich noch ein Hinweis hinterher: In der Projektübersicht stehen Ihnen unter „Aktuell“ und unter „Weitere Funktionen“ nützliche Zusatzfunktionen zur Verfügung. Dort erfassen Sie nicht nur neue Aufgaben zum ausgewählten Projekt – Sie können auch …
- ein Projektstammblatt drucken,
- eine Übersicht über die Projektdetails drucken sowie
- sich eine Einnahmen-Ausgaben-Übersicht anzeigen lassen. Die Verknüpfung zu den Zahlungsvorgängen stellen Sie über Ihre Ein- und Ausgangsrechnungen her.
Bitte beachten Sie: Die Projektdaten bilden wirklich nur den Rahmen Ihres künftigen Projektmanagements. Die eigentliche Musik spielt in der „Details“-Ansicht:
Projektdetails: Umfassende Informationen
Im Arbeitsbereich „Verkauf > Projekte“ haben Sie am unteren Seitenrand über Details unter anderem Zugriff auf …
- sämtliche Vorgänge, Kalkulationen, Verträge und andere Dokumente (in beliebigen elektronischen Formaten),
- alle Kundendaten und den gesamten Schriftverkehr,
- Ihren Material- und Arbeitsaufwand,
- sämtliche Preisanfragen, Bestellungen und Eingangsrechnungen, aber auch
- Aufgaben, Notizen und andere formlose Projektinformationen:
Auf diese Weise sind wirklich alle wichtigen Informationen immer nur einen Mausklick weit entfernt!
Zugabe I: Zeitpläne
Mehr noch: Das Modul Projekte ermöglicht Ihnen zudem den Zugriff auf den „Zeitplan“ im Arbeitsbereich „Office“. Das Tool ist Kalender und Projektplaner in einem. Die skalierbare Planungsansicht ist zeitlich visualisierbar und Sie behalten so alle Meilensteine im Blick:
Praxistipp: Der Zeitplaner ermöglicht nicht nur die Überwachung von Ziel- und Ablaufplänen. Dieses flexible Werkzeug lässt sich auch für einfachere Verwaltungszwecke nutzen. Sie können …
- Urlaubspläne erstellen,
- Raumbelegungen im Auge behalten oder auch
- den Verleih von Werkzeugen, Fahrzeugen oder technischen Geräten überwachen.
Ausführliche Informationen zum Zeitplaner in MeinBüro finden Sie im Online-Lexikon.
Zugabe II: Aufwandsverwaltung
Alle fakturierbaren und nicht-fakturierbaren zeitlichen Projektaufwände verfolgen Sie mithilfe der praktischen Aufwandsverwaltung. Die gehört ebenfalls zum Funktionsumfang des Moduls Projekte.
Jeden einzelnen Aufwand erfassen Sie unter „Verkauf > Aufwände“. Dort ordnen Sie die einzelnen Vorgänge dem passenden Projekt zu und sorgen später auf Knopfdruck für die Abrechnung und Benachrichtigung des Kunden.
Wie das geht und was dabei sonst noch zu beachten ist, erfahren Sie auf der Seite Aufwände erfassen, überwachen und abrechnen.
Noch mehr eingebaute Planungs- und Abrechnungstools
In Kombination mit dem Modul Projekte entfalten viele andere Tools und Funktionen Ihrer Bürosoftware erst ihr ganzes Potenzial:
Die Aufgabenverwaltung im Arbeitsbereich „Office“ stellt nicht nur eine komfortable To-do-Liste mit Erinnerungsfunktion zur Verfügung: Die enge Verzahnung mit Ihren Stammdaten, Dokumenten und Ereignissen macht Zusammenhänge transparent und Sie greifen blitzschnell auf weiterführende Informationen zu.
- Mit dem MeinBüro Kalender verwalten Sie Termine in Ihrem Unternehmen – ganz gleich, ob projektbezogen oder nicht.
- Die Wiedervorlage im Modul CRM ermöglicht konsequentes Akquisitionsmanagement. Ausführliche Informationen finden Sie im MeinBüro Blog: Modul CRM: Damit aus Interessenten Kunden werden!
- Das Modul CRM enthält zusätzlich eine Outlook-Schnittstelle. Mit deren Hilfe synchronisieren Sie Ihre Termine in MeinBüro mit den Einträgen in Ihren MS-Outlook-Kalendern.
