Die Vorschriften über den Inhalt von Rechnungen finden sich im Umsatzsteuergesetz. Ein Blick in § 14 Abs. 4 UStG zeigt: Die Unterschrift des Rechnungsausstellers gehört nicht zu den Pflichtbestandteilen. Von ganz wenigen Ausnahmen abgesehen, sind Rechnungen also auch ohne Unterschrift gültig!
Andererseits: Wer seine Rechnungen freiwillig unterschreiben will, dem legt der Gesetzgeber keine Steine in den Weg. Wenn Sie Ihre Ausgangsrechnungen in der Form eines persönlich gehaltenen Geschäftsbriefs verfassen, ist das also völlig in Ordnung. Noch nicht einmal die Überschrift Rechnung ist vorgeschrieben. Denn als Rechnung gilt laut § 14 Abs. 1 UStG „jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.“ Und, nein: Eine digitale Signatur elektronischer Rechnungen ist seit 2011 auch nicht mehr erforderlich.
Standesrechtliche Rechnungsvorschriften prüfen
Nur in seltenen Ausnahmefällen gibt es eine Pflicht zur Unterschrift unter Rechnungen. Das ist vor allem bei bestimmten Freiberuflern der Fall:
- Das Rechtsanwaltsvergütungsgesetz sieht zum Beispiel vor, dass der Rechtsanwalt seine Vergütung „nur aufgrund einer von ihm unterzeichneten und dem Auftraggeber mitgeteilten Berechnung einfordern“
- Die Vergütungsverordnung für Steuerberater, Steuerbevollmächtigte und Steuerberatungsgesellschaften enthält eine nahezu gleichlautende Formulierung.
Im Zweifel fragen Sie am besten bei Ihrem Berufs- oder Branchenverband nach, ob in Ihrem freien Beruf eine Unterschriftspflicht besteht.
Gescannte Unterschrift einbinden
Wenn Sie viele Geschäftsbriefe verschicken – aber nicht jedes einzelne Dokument von Hand unterschreiben wollen, können Sie eine Unterschriftsgrafik in Ihre Schreiben einbinden. Solche Faksimile-Unterschriften sind inzwischen sogar bei vielen Rechtsanwalts- und Steuerberater-Schreiben zulässig.
Unterschriftsgrafiken in MeinBüro-Vorgängen
In einigen MeinBüro-Vorlagen sind von vornherein Unterschriftsfelder vorgesehen. Das ist zum Beispiel bei Angeboten und Briefen der Fall. Grafiken mit digitalisierten Unterschriften können Sie und Ihre Mitarbeiter im Bereich „Stammdaten > Mitarbeiter“ hinterlegen. Sie finden das Feld „Unterschrift“ im Hauptregister „Allgemeines / Benutzerkonto“:
Dort …
- klicken Sie auf die Schaltfläche „Grafik laden“,
- wählen eine Grafik im BMP-Format aus und
- übernehmen Sie mit „OK F11“ in die Mitarbeiter-Stammdaten.
Sobald eine Unterschrifts-Grafik hinterlegt ist, bindet das Programm sie in Ihre Korrespondenz ein:
Bitte beachten Sie: Da Unterschriften auf Rechnungen nicht zwingend erforderlich sind, enthalten die MeinBüro-Rechnungsvorlagen standardmäßig kein Unterschriftsfeld. Das lässt sich durch den MeinBüro-Onboarding-Services schnell und unkompliziert anlegen.
Damit für Sie das Unterschreiben einer Rechnung nicht zur Stolperfalle wird, empfehlen wir Ihnen, folgende Tipps zu beherzigen. Eine Unterschrift sollte immer unterhalb einer Rechnung positioniert werden. Außerdem sollten Sie über der Unterschrift eine Grußformel setzen. Hierdurch vermeiden Sie, dass andere Ihre Rechnung manipulieren können. Ansonsten ist es möglich, dass jemand über Ihre Unterschrift den Stempel „Betrag dankend erhalten“ platziert, obwohl Sie keine Zahlung erhalten haben. Bei Rechnungen liegt die Beweislast beim Rechnungssteller und Sie müssen nachweisen, dass diese nicht in bar gezahlt wurde.
