Je länger Sie Ihr Business betreiben, desto mehr Kontakt- und Artikeldaten, Angebots-, Auftrags- und Rechnungspositionen, Termine, Aufgaben, Projekte und Zahlungsvorgänge sammeln sich an. Und umso schwieriger wird es, die gerade benötigte Stecknadel im Büro-Heuhaufen zu finden:
- Sie müssen den Termin bei einem Kunden verschieben und brauchen ganz schnell seine Handynummer, um eine SMS zu schicken!?
- Sie schreiben ein Angebot und suchen einen vergleichbaren Auftrag als Kalkulationsbasis!?
- Ein Interessent ruft an und hat eine Nachfrage zu einer bestimmten Auftragsposition!?
- Ein Lieferant hat sie hängenlassen und nun brauchen Sie ganz schnell eine Liste aller Bezugsquellen vor Ort!?
- Der Steuerprüfer verlangt Informationen zu einer bestimmten Überweisung!?
In solchen Momenten fehlt für langwierige Recherchen einfach die Zeit: Die benötigten Informationen müssen sofort zur Verfügung stehen – am besten auf Knopfdruck.
Die gute Nachricht: Als MeinBüro-Anwender haben Sie von vornherein einen Riesenvorteil. Sie können sich das Hin und Her zwischen Steuer- und Buchführungssoftware, Adressverwaltung, Terminkalender, Aufgabenplaner, Textprogramm, Tabellenkalkulation und anderen Datenquellen sparen. Sie wissen ganz genau, wo sich die benötigten Informationen und elektronischen Dokumente befinden und können Ihre Suche auf Ihre zentrale MeinBüro-Datenbank konzentrieren.
Doch so praktisch die Datensammlung unter einem Software-Dach ist: Wachsende Datenbestände machen selbst hier den direkten Zugriff auf gerade benötigte Informationen zu einer Herausforderung. Der stellen sich die MeinBüro-Entwickler zum Glück immer wieder neu. Ergebnis ist ein flexibler und komfortabler Finde-Vierkampf bestehend aus …
- Allgegenwärtiger Volltextsuche,
- flexibler Bereichssuche,
- vielfältigen Filterfunktionen,
- Sortier- und Gliederungsmöglichkeiten sowie
- dauerhaften Tabellen-Auswertungen.
Am schnellsten kommen Sie meistens über das Suchfeld am linken oberen Rand des Programmfensters zum Ziel.
1. Allgegenwärtige Volltext-Suchmaschine
Per Mausklick auf das Lupensymbol starten Sie die Volltextsuche: Wenn Sie im Suchfeld zum Beispiel den Namen eines Geschäftspartners eingeben, werden Ihnen nicht nur die Kontaktdaten aller Kunden, Interessenten und Lieferanten dieses Namens angezeigt. Sie sehen auch eine Übersicht mit den dazugehörigen Angeboten, Aufträgen, Rechnungen und Lieferscheinen sowie Zahlungen und Buchungsvorgängen.
Mit einem Mausklick öffnen Sie den gewünschten Vorgangs- oder Stammdatensatz. Falls die gesuchte Information in der Übersicht nicht auf Anhieb erscheint, klicken Sie auf „Alle anzeigen“. Das Programm öffnet daraufhin eine komplette Suchergebnis-Seite an – gegliedert nach passenden …
- Kunden und Interessenten,
- Lieferanten,
- Artikeln,
- Rechnungen,
- Angeboten / Aufträgen,
- Lieferscheinen,
- Bestellungen / Preisanfragen
- Zahlungen / Buchungen und
- Eingangsrechnungen
Per Mausklick auf die Reiter am oberen Seitenrand der Suchergebnis-Liste wechseln Sie in den gewünschten Teilbereich.
Bitte beachten Sie: Über das Suchfeld greifen Sie auch auf Informationen zu, die in den Tiefen der Datenbank vergraben sind. Selbst in den Positionstexten und Anmerkungen lange zurückliegender Vorgänge werden Sie fündig! Probieren Sie’s aus: Es lohnt sich!
2. Flexible Bereichssuche
Zusätzlich zur zentralen Volltext-Suche bietet WISO MeinBüro am oberen Rand der wichtigsten Stammdaten- und Vorgangstabellen eine flexible Bereichssuche. Mit deren Hilfe durchforsten Sie die Arbeitsbereiche …
- „Stammdaten > Kunden“
- „Stammdaten > Interessenten“
- „Stammdaten > Artikel“,
- „Stammdaten > Artikel Bundles“,
- „Verkauf > Angebote“
- „Verkauf > Rechnungen“ sowie
- sämtliche Zahlungsvorgänge aller Konten unter „Finanzen > Zahlungen Bank / Kasse“
Der Clou dabei: Mit einem Mausklick auf das Zahnradsymbol am rechten Rand des Suchfelds öffnen Sie die Sucheinstellungen der jeweiligen Liste. Hier legen Sie bei Bedarf fest, welche Felder der betreffenden Stamm- oder Vorgangs-Datenbank das Programm nach Ihrem Suchbegriff durchforsten soll.
Bei der Bereichssuche der Kundentabelle sieht der Einstellungen-Dialog zum Beispiel so aus:
Praxistipp: Per Mausklick auf den Rechtspfeil bewegen Sie verfügbare Suchkriterien in das rechte Auswahlfenster. Entbehrliche Felder entfernen Sie mit dem Linkspfeil aus Ihrer Auswahl. Über die Auf- und Abwärtspfeile bestimmen Sie außerdem die Such-Priorität und die Anzeige der Suchergebnisse.
Sobald Sie auf „OK F11“ klicken, merkt sich das Programm Ihre Voreinstellungen. Nachträgliche Änderungen sind jederzeit möglich. Auf diese Weise passen Sie die Bereichssuche mit wenigen Mausklicks an Ihren ganz persönlichen Informationsbedarf an.
Noch mehr Suchkomfort
Zusätzlich zur schnellen und komfortablen Volltext-Suche stellt Ihnen WISO MeinBüro weitere Such-Werkzeuge zur Verfügung:
Mit der Tastenkombination „STRG+F“ rufen Sie an jeder beliebigen Stelle des Programms das separate Suchfenster „Interessent / Kunde / Lieferant“ auf.
Im „Datei“-Menü steht Ihnen eine ganze Reihe von Spezialsuchfunktionen zur Verfügung. Mit deren Hilfe durchforsten Sie Ihre MeinBüro-Datenbestände gezielt nach …
- Kunden, Lieferanten und Interessenten,
- Artikeln,
- Vorgangsnummern,
- Texten in Vorgangspositionen,
- Seriennummern und Chargen sowie
- DATANORM-Artikeln
Ein weiteres Suchfeld gibt es darüber hinaus im Filterbereich am rechten Rand des Programmfensters . Mehr dazu im nächsten Abschnitt.
3. Smarte Schnellfilter
Die pfiffigen MeinBüro-Filterfunktionen sind die perfekte Ergänzung zur gezielten Volltext- und Bereichssuche. Das Programm stellt Ihnen gleich vier verschiedene Filterverfahren zur Verfügung.
Intelligente Schnellfilter: Im Filterbereich am rechten Rand der Mein-Büro-Tabellen greifen Sie ganz bequem auf benötigte Datensätze zu. Drop-down-Auswahllisten erleichtern den gezielten Zugriff zusätzlich. Da sich mehrere Schnellfilter miteinander kombinieren lassen, werden Sie auf diese Weise sogar in sehr großen Datenbeständen blitzschnell fündig.
Per Mausklick auf die Schaltfläche „Filter aktualisieren“ starten Sie den Filter-Vorgang. Wenn die Option „Filter direkt aktualisieren“ aktiviert ist, führt MeinBüro jedes Filterkriterium sofort aus. Bei großen Datenbeständen kann die Sofort-Filterung jedoch zu Verzögerungen führen. Um eine Filterung aufzuheben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Filter zurücksetzen“ am oberen Rand der Filter-Spalte.
Bitte beachten Sie
- Falls der Filterbereich bei Ihnen nicht angezeigt wird, blenden Sie ihn mit einem Mausklick auf den Abwärtspfeil neben der Schaltfläche „Filter“ am oberen rechten Fensterrand ein. Über den Aufwärtspfeil blenden Sie den Filterbereich wieder aus.
- Standardmäßig verdeckt das Filter-Fenster die dahinterliegenden Teile der Tabelle und der „Details“-Ansicht . Per Mausklick auf das Pinnadel-Symbol ändern Sie den Anzeige-Modus: Der Tabellenbereich verschiebt sich nach links und der „Details“-Bereich ist komplett sichtbar.
Filter-Buttons
Je nach Arbeitsbereich stehen Ihnen oberhalb der Tabellenansichten außerdem zahlreiche Buttons und Eingabefelder zur Verfügung. Mit deren Hilfe lässt sich der Datenbestand …
- alphabetisch (z. B. nach Anfangsbuchstaben der Namen in der Kunden-Liste)
Oder auch
- chronologisch eingrenzen (z. B. nach Monaten oder Jahren im Bereich „Zahlungen Bank / Kasse“).
Dropdown-Filter der Spaltenüberschriften
Auch die Spaltenköpfe der MeinBüro-Tabellenüberschriften enthalten Auswahllisten, mit deren Hilfe sich die Liste der angezeigten Stammdaten oder Vorgänge schnell eingrenzen lässt. Auf diese Weise finden Sie zum Beispiel blitzschnell alle Kunden in einer bestimmten Stadt.
Flexible Filterzeile:
Sofern im Menü „Ansicht“ der Menüpunkt „Filterzeile anzeigen“ aktiviert ist, steht Ihnen in den MeinBüro-Tabellen unterhalb der Spaltenüberschriften eine zusätzliche Eingabezeile zur Verfügung. Hier können Sie spaltenweise manuell Filterkriterien eingeben. Auf diese Weise filtern Sie zum Beispiel im Handumdrehen alle Kunden im Postleitzahlbereich „4“ heraus.
Benutzerdefinierte Kombinationsfilter
Falls Sie einen klassischen feldorientierten Datenbankfilter bevorzugen, klicken Sie auf das Filter-Zahnradsymbol am oberen rechten Fensterrand. Damit öffnen Sie das Dialogfenster „Filter erzeugen“.
Dort
- greifen Sie direkt auf sämtliche Datenfelder der betreffenden MeinBüro-Tabelle zu,
- geben beliebige Auswahlkriterien vor und
- verknüpfen sie mit Bool’schen-Logikoperatoren Ihrer Wahl.
Praxistipp: Per Mausklick auf den Button „Speichern unter“ können Sie Ihre Filter-Definitionen zur späteren Wiederverwendung sichern.
4. Sortieren & gruppieren
Manchmal brauchen Sie weder zu suchen noch zu filtern: Die MeinBüro-Tabellen enthalten von Hause aus pfiffige Sortier- und Gliederungsfunktionen, mit denen Sie die gerade benötigten Teilmengen Ihrer Datenbestände schnell an die Oberfläche bringen:
Per Mausklick auf einen Spaltenkopf sortieren Sie die Tabelle nach dem betreffenden Kriterium. Welche Spaltenüberschriften im Einzelfall angezeigt werden, hängt von der jeweiligen Vorgangs- oder Stammdaten-Art ab (bei Kunden sind das zum Beispiel Kundennummer, Name, Land oder Ort; bei Zahlungsvorgängen beispielsweise Verwendungszweck, Buchungskategorie oder Belegnummer).
Ein erneuter Mausklick auf die Spaltenüberschrift dreht die Sortierreihenfolge wieder um.
Sofern im Menü „Ansicht“ die Option „Gruppierungsbereich anzeigen“ aktiviert ist, erscheint oberhalb der MeinBüro-Tabellen die Zeile: „Ziehen Sie eine Spalte hierher, um nach dieser Spalte zu gruppieren“.
Im Beispiel wird ein elektronischer Kontoauszug nach dem Feld „Empfänger/Auftraggeber“ gruppiert. Das Programm fasst dadurch alle Zahlungsvorgänge mit dem gleichen Empfänger zusammen. Die gruppierten Teilmengen lassen sich anschließend per Mausklick auf das Plus- und Minussymbol am linken Tabellenrand ein- und ausblenden.
Anders als beim Sortieren überblicken Sie beim Gruppieren selbst sehr lange Listen. Und im Unterschied zum Filtern verlieren Sie die übrigen Tabelleninhalte nicht aus den Augen.
Praxistipp: Sie können mehrere Gruppier-Kriterien miteinander kombinieren. Um eine Gruppierung wieder aufzuheben, ziehen Sie den oder die Button(s) mit der Maus aus dem Gruppier-Bereich heraus und lassen die Maustaste an einer beliebigen Stelle wieder los.
5. Auswertung
Eine besonders mächtige Recherche- und Reportfunktion steht Ihnen mit den „Tabellen-Auswertungen“ im MeinBüro-Arbeitsbereich „Auswertungen“ zur Verfügung. Anders als bei den flüchtigen Spontan-Filterungen, Sortierungen und Gruppierungen werden diese Datenbank-Abfragen obligatorisch gespeichert und können immer wieder auf Knopfdruck aufgerufen und aktualisiert werden:
- Mit „Neu – F10“ legen Sie eine neue „Tabellen-Auswertung“ an,
- geben ihr einen Namen,
wählen eine der 16 verfügbaren Datenquellen aus (z. B. „Kunden“, „Rechnungen“, „Zahlungszuordnungen“, oder „Buchungssätze“) und legen die gewünschten Auswertungskriterien ganz bequem im folgenden multifunktionalen Dialogfenster fest.
Lektüretipps
Auf unserer Website finden Sie noch viel mehr Praxis- und Expertentipps für MeinBüro-Anwender. Hier eine kleine Auswahl:
- Multitasking: Gleichzeitig in verschiedenen MeinBüro-Bereichen arbeiten
- Praxistipp: Blitz-Buchungen durch optimierte Kategorien-Liste
- Expertentipp: Textbausteine ändern und erweitern
- Expertentipp: Keine Kompromisse – Datensicherung!
- Backup-Modul Sicherung+: Datenverlust war gestern!
- Durchstarten: Effektivitäts-Booster für WISO MeinBüro
