Wenn Sie eine Kasse direkt am Point of Sale (POS) führen, also mit Bardgeldumsätzen zu tun haben, dürfen Sie entsprechend auch Privateinlagen und -entnahmen in bar durchführen – sollten dabei jedoch auf ein paar Punkte achten:
Stellen Sie sich folgendes Szenario vor:
- Sie bringen morgens 200€ mit in den Laden für Ihre Kasse, um den Bargeld-Bestand aufzubessern (Privateinlage).
- Nachdem Sie Ihren Laden schließen und in den wohlverdienten Feierabend gehen wollen, nehmen Sie sich noch 50€ in bar aus der Kasse mit für eine Verabredung zum Abendessen (Privatentnahme).
In beiden Fällen sollten Sie darauf achten, dass Sie die Bargeldbewegungen korrekt aufzeichnen.
Etwa für den Fall, dass es bei Ihnen zur Betriebsprüfung kommt. Dann können Sie mithilfe der entsprechenden Belege klar nachweisen, woher eventuelle zusätzliche Beträge stammen. Damit verhindern Sie, dass das Finanzamt Ihnen höhere Erlöse unterstellt und sich die steuerliche Belastung erhöht.
Denken Sie daran, dass es beim Einsatz einer Registrierkasse beziehungsweise in Verbindung mit elektronischen Aufzeichnungen von Bargeld-Einnahmen auch sonst noch einiges zu beachten gibt, vor allem, seit die GoBD entgültig in Kraft getreten sind.
Auch für Sie selbst ist die konsequente Aufzeichnung von Privateinlagen und Privatentnahmen ein großer Vorteil. Wie sonst sollten Sie dauerhaft den Überblick über Ihre tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben behalten? Wer auch beim Bargeld ordentlich und gewissenhaft alle Vorgänge aufzeichnet, kann schließlich sowohl die aktuelle Liquidität als auch den eigenen geschäftlichen Erfolg am POS besser einschätzen.
Privateinlagen in bar aufzeichnen mit WISO MeinBüro
Darum haben wir in unser Kassenmodul für WISO MeinBüro eine sehr praktische Funktion eingebaut, mit der Sie Ihre privaten Einlagen und Entnahmen in bar sehr schnell und einfach aufzeichnen können. Dafür klicken Sie in der Benutzeroberfläche Ihrer Kasse auf die drei Punkte, um das Menü zu öffnen:
Nun reicht ein Klick auf “Einlage buchen” bzw. “Entnahme buchen”, und es erscheint sich ein Pop-up, in dem Sie den entnommenen oder hinzugefügten Betrag und einen Verwendungszweck eingeben können:
Ihre Privateinlage beziehungsweise -entnahme wird bei MeinBüro anschließend in der Software direkt verbucht. Der Vorgang wird dabei automatisch korrekt zugeordnet, damit Sie sich nicht manuell um die weitere Buchung kümmern müssen und buchhalterisch gesehen auf der sicheren Seite sind.
Praktischerweise wird bei diesem Vorgang auch automatisch ein Beleg über die Privateinlagen oder Privatentnahmen erstellt, der sich nach einem Klick auf OK/Tastendruck auf F11 direkt öffnen sollte:
Auch wenn die automatische Verbuchung in MeinBüro die rechtlichen Anforderungen bereits erfüllt, sind diese Belege trotzdem extrem praktisch für Ihre Unternehmensführung. Zum einen helfen Sie Ihnen, auch im Nachhinein die Entwicklung Ihrer Finanzen besser nachzuvollziehen.
Wer mit mehreren Mitarbeitern am POS arbeitet, kann diese automatisch erstellen Belege auch von der jeweiligen Mitarbeiterin bzw. dem jeweiligen Mitarbeiter unterschreiben lassen, damit die verschiedenen Bargeldbewegungen immer transparent bleiben.
Mit diesen Werkzeugen sind Nutzer der MeinBüro-Kasse optimal gerüstet für die Handhabung Ihrer Privateinlagen und Privatentnahmen. Und für alle, die den Einsatz einer Registrierkasse planen oder Ihre Kassen-Hardware auf den neuesten Stand bringen wollen, haben wir ein kostengünstiges und modernes Kassenpaket für Sie zusammengestellt.
