Im Geschäftsleben lässt sich Zeit und Geld sparen, indem Sie Rechnungen nicht teuer ausdrucken, kuvertieren, frankieren und postalisch verschicken, sondern einfach per E-Mail an Ihre Kunden versenden. Immer öfter richten Unternehmen hierfür eigene E-Mail-Adressen ein, an die alle Eingangsrechnungen verschickt werden sollen. Neben einer allgemeinen „info@“-Adresse, sowie den E-Mail-Adressen unterschiedlicher Ansprechpartner kann es schnell unübersichtlich werden.
In diesem Quicktipp zeigen wir Ihnen, wie Sie in Ihren Kunden-Stammdaten eine dedizierte E-Mail-Adresse für Rechnungen hinterlegen können.
Öffnen Sie dazu unter „Stammdaten > Kunden“ einen Kunden Ihrer Wahl per Doppelklick. Navigieren Sie anschließend zum Reiter „Anschriften“ und legen Sie mit einem Klick auf „Neu“ eine neue Anschrift an. Hier müssen nur einige wenige Felder ausgefüllt werden; es ist nicht notwendig, die postalische Adresse zu ändern:
- Geben Sie eine Bezeichnung ein
- Setzen Sie das Häkchen bei „Verwendung > Rechnungen“
- Geben Sie die E-Mail-Adresse an.
- Verlassen Sie das Fenster mit einem Klick auf „OK“.
Anschließend wählen Sie die eben angelegte Anschrift im Feld „Rechnungen“ aus und verlassen die Kundenakte mit einem Klick auf „OK“:
Fertig! In jeder neuen Rechnung, die Sie nun für diesen Kunden erstellen, ist automatisch die korrekte E-Mail-Adresse hinterlegt.
Klicken Sie aus der Druckansicht heraus auf die Schaltfläche „E-Mail“ wird die richtige Adresse fett markiert:
Bei Rechnungen, die Sie per Kontextmenü direkt aus der Rechnungsliste heraus per E-Mail verschicken, wird die korrekte E-Mail-Adresse direkt an Ihr Mailprogramm übergeben:
