Wussten Sie, dass Sie mit WISO MeinBüro die Bezeichnungen Ihrer E-Mail-Dateianhänge mithilfe von Variablen aussagekräftiger machen können? Wenn nicht, lohnt sich ein Blick auf die Voreinstellungen unter „Stammdaten“ – „Meine Firma“. Dort haben Sie im Abschnitt „Ausgabeoptionen“ unter „PDF-Exporte“ Einfluss auf die automatische Vergabe von Dateinamen:
Standardmäßig vergibt MeinBüro die Dateinamen nach dem Schema „[Vorgangsart] Nr. [Vorgangsnummer]“. Beim PDF-Export von Ausgangsrechnungen lautet der Dateiname normalerweise also etwa „Rechnung Nr. 2020-08-0321“. Falls Ihnen das zu wenig aussagekräftig ist, können Sie mithilfe von Variablen alternative oder zusätzliche Informationen in der Dateibezeichnung unterbringen – wie zum Beispiel:
- Datum des Vorgangs,
- Vorgangsnummer,
- Firmenname/Nachname des Adressaten,
- Kundennummer,
- Projektnummer und / oder
- Projektname
Auf diese Weise wird aus einem anonymen Dateianhang wie:
- „Rechnung Nr. 2020-08-0321“
… mithilfe von Variablen: - „RgNr. <Vorgangsnummer> – <Firmenname/Nachname> – <Projektname> – ProjektNr. <Projektnummer>“
… eine sprechende Datei-Bezeichnung, wie zum Beispiel: - „RgNr. 2020-08-0321 – Fa. Berger GmbH – Hasenheide 2023 – ProjektNr. 209876“
Bitte beachten Sie: Ob ein Dateiname aussagekräftig ist, beurteilen Sie am besten aus der Perspektive des Empfängers. Für den ist in der Regel der Name des Rechnungsversenders hilfreicher als der des Adressaten.
