Rechnungen als Werbeträger: Warum denn eigentlich nicht?

Akquisitionskanäle und teure Werbeträger gibt es jede Menge – denken Sie nur an …

• Imagebroschüren, Flyer und Plakatwerbung,
• Sendungen per Post oder Mail,
• Zeitschriften-, Zeitungs- und Online-Anzeigen,
• personalisierte Angebotsschreiben,
• Telefonakquise oder gar
• Radio- und Fernsehspots.

Ein nahezu täglich genutzter Kommunikationskanal fehlt hingegen in den meisten Aufzählungen dieser Art: Die eigenen Ausgangsrechnungen an Bestandskunden werden nur selten als potenzielle Werbeträger in Betracht gezogen – und daher auch kaum zur Akquisition genutzt.

Diese Zurückhaltung liegt vermutlich an zwei Missverständnissen: Rechnungen …

• gelten gemeinhin als förmliche Zahlungsaufforderungen, bei denen ganz genaue Form- und Inhaltsvorschriften einzuhalten sind und
• werden zudem als unerfreuliche Post wahrgenommen.

Beide Überlegungen sind nicht von der Hand zu weisen. Rein rechtlich spricht aber überhaupt nichts dagegen, die eigenen Rechnungen als Werbekanal zu nutzen. Dass Rechnungen landläufig als schlechte Nachrichten wahrgenommen werden, trifft zwar zu. Doch diesen Eindruck können Sie durch mitdenkende und wertschätzende Kommunikation leicht ins Gegenteil verwandeln.

Vorweg: Rechnungen an Geschäftskunden müssen sämtliche Angaben enthalten, die der Gesetzgeber in § 14 Abs. 4 UStG verlangt.

Lektüretipp: Wie Sie mit WISO MeinBüro ganz einfach finanzamtskonforme Rechnungen schreiben, können Sie im Grundlagenbeitrag Pflichtangaben auf Rechnungen: Das muss drauf! nachlesen.

Von einem Verbot darüber hinausgehender Informationen kann dagegen keine Rede sein. Besondere Formvorschriften gibt es ebenfalls nicht. Im Gegenteil: Selbst das rigide Umsatzsteuergesetz lässt Ihnen alle Freiheiten: „Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.“

Mit anderen Worten:

• Niemand hindert Sie daran, Ihre Rechnungsempfänger auf zusätzliche Waren und Dienstleistungen hinzuweisen oder für Folgeaufträge zu werben.
• Theoretisch dürfen Sie Ihre Ausgangsrechnungen sogar auf die Rückseite Ihrer Werbeflyer drucken!

So oder so: Die Aufmerksamkeit Ihrer Adressaten ist Ihnen gewiss. Denn im Unterschied zu vielen anderen Werbebotschaften werden Rechnungen nicht nur von Ihrer Zielgruppe geöffnet und zur Kenntnis genommen, sondern sogar aufmerksam und genau gelesen!

Günstigere und erfolgversprechendere Voraussetzungen für die Gewinnung von Zusatz- oder Folgeaufträgen gibt es kaum.

Multifunktionales Werbe- und Marketingtool

Auf Rechnungen lassen sich nicht etwa nur aktuelle Saison- oder Sonderangebote anpreisen: Sie eignen sich auch, um …

• auf ergänzende Service-, Wartungs- und Schulungsangebote hinzuweisen,
• Zusatz- und Komplementärangebote zu machen, die zu den abgerechneten Waren oder Dienstleistungen passen,
• Newsletter und laufend aktualisierte Social-Media-Accounts zu verlinken oder auch um
• Referenzen, Testimonials und sonstiges Feedback aller Art einzuholen.

Vieles davon lässt sich obligatorisch in Form von Texten und Internetadressen auf Rechnungsdokumenten unterbringen – und somit automatisch in jede neue Rechnung aufnehmen.

Cross-Selling: Verkaufen Sie doch mal kreuz & quer!

Vor allem, wenn Sie anspruchsvolle Dienstleistungen und/oder hochpreisige Produkte verkaufen, lohnt sich im Einzelfall darüber hinaus ein genauerer Blick auf den betrieblichen Bedarf und/oder die persönlichen Bedürfnisse des Rechnungsempfängers:

Beim Cross-Selling (auch Querverkauf oder Kreuzverkauf genannt) nutzen Sie bestehende Geschäftsbeziehungen, um gezielt zusätzliche und ergänzende Produkte oder Dienstleistungen zu verkaufen. Das sieht dann zum Beispiel so aus:

 

Mitdenken lohnt sich: Versetzen Sie einfach einmal probehalber in die Lage Ihrer Auftraggeber und fragen Sie sich, welche Artikel Ihres Sortiments Sie an deren Stelle noch brauchen könnte. So erschlagen Sie gleich zwei Fliegen mit einer Klappe:

• Erstens fühlen sich Ihre Adressaten wahrgenommen, ernstgenommen und bestenfalls sogar wertgeschätzt.
• Zweitens bekommen Ihre Kunden wichtige Zusatzinformationen, durch die sie sich unter Umständen ausgiebige Recherchen sparen.

Praxistipp: An welcher Stelle Ihrer Rechnungen Sie Ihre Angebote platzieren, hängt vom jeweiligen Kontext ab. Manche Unternehmen verbinden Ihren Dank für die Bestellung oder Beauftragung mit Hinweisen auf Zusatzangebote.

Andere bevorzugen den Schlusstext: Für Aufmerksamkeit sorgt erfahrungsgemäß ein fett oder farblich hervorgehobener PS-Nachsatz unter der Grußformel.

Und klar: Niemand hindert Sie außerdem daran, Zusatzangebote in Form eines Flyers oder Einlegeblattes zu übermitteln. Machen Sie das aber möglichst nicht kommentarlos: Das wirkt defensiv und unpersönlich. Weisen Sie ruhig im eigentlichen Rechnungsdokument auf den Zweck der Beilage hin.

Rechnungen als Werbeträger

WISO MeinBüro stellt Ihnen zahlreiche Eingabebereiche und Funktionen für werblich aufgepeppte Ausgangsrechnungen zur Verfügung:

• Mit dem eingebauten Briefpapiergestalter legen Sie fest, welche Standardinhalte an welcher Stelle Ihrer Geschäftspapiere erscheinen sollen – z. B. in der Fußzeile:

 

• Das Zusatzmodul Designer bietet noch sehr viel größere Gestaltungsfreiheiten.
• Mit vorformulierten Textbausteinen füllen Sie die Einleitungs- und Schlusstexte Ihrer Rechnungsdokumente automatisch mit passenden werblichen Inhalten. Die Einstellungen erledigen Sie unter „Stammdaten“ – „Kleinstammdaten“ – „Textbausteine“ – „Rechnungen“ im Register „Vorgangstext“ in den Feldern „Einleitungstext“ bzw. „Schlusstext“:

 

• Ihre Textbausteine können Sie dort mithilfe von Variablen und Bedingungen sogar personalisieren!
• Und für den Fall, dass Sie Ihre Rechnungen per E-Mail verschicken, können Sie an dieser Stelle auch einen standardmäßigen E-Mail-Text festlegen.

Bitte beachten Sie: WISO MeinBüro verbindet vordefinierte Textbausteine mit Flexibilität. Sie sind also nicht etwa auf einen bestimmten Standard festgelegt:

• Je Vorgangsart können Sie problemlos mehrere Textbausteine vorbereiten. Einen davon legen Sie dabei als Standard fest.
• Falls Sie bei einer bestimmten Rechnung einmal einen anderen Textbaustein verwenden möchten, können Sie auf Vorgangsebene in der Druckansicht über die Auswahlliste „Vorlage“ problemlos einen anderen Textbaustein auswählen:

 

• Abgesehen steht es Ihnen in jedem Einzelfall frei, die Einleitungs- und Schlusstexte von Hand an den konkreten Vorgang anzupassen. Auf diese Weise machen Sie bestimmten Kunden gezielt passende Zusatz- oder Folgeangebote.

Lektüretipp: Ausführlichere Informationen zum Thema Textbausteine finden Sie im Blogbeitrag Textbausteine ändern und erweitern.

Und gleich noch ein Hinweis hinterher: Im Arbeitsbereich „Stammdaten“ – „Meine Firma“ finden Sie im Abschnitt „Ausgabeoptionen“ die Rubrik „E-Mail-Anhänge“:

 

Hier legen Sie fest, welche Dokumente obligatorisch mit Ihren Rechnungen (oder auch Angeboten, Auftragsbestätigungen, Mahnungen etc.) verschickt werden sollen. Auf diese Weise verbreiten Sie im Vorbeigehen gezielt Informationen über Sonderangebote, Produktneuheiten, Rabattstaffeln.

Wichtig: Auch an dieser Stelle lassen sich für jede Vorgangsart unterschiedliche Dokumente auswählen!