Oft ist die Rechnungsstellung für Unternehmer gar nicht verpflichtend. Es gibt aber immer wieder Fälle, in denen Sie tatsächlich Rechnungen schreiben müssen. Dann gilt eine Frist von sechs Monaten.
Wer wann eine Rechnung schreiben muss, und warum wir die grundsätzliche Rechnungsstellung auch über die Pflicht hinaus empfehlen, erklären wir in diesem Beitrag.
Wann muss ich eine Rechnung schreiben?
Als Faustregel können Sie sich merken, dass Sie zur Rechnungsstellung immer dann verpflichtet sind, wenn Sie Leistungen für andere Unternehmen oder juristische Personen wie etwa eine GmbH oder eine andere Kapitalgesellschaft erbringen. Dann haben Sie maximal sechs Monate lang Zeit, bis Sie Ihrem Geschäftskunden eine Rechnung zukommen lassen müssen.
Da die verpflichtende Rechnungsstellung mit dem Umsatzsteuergesetz zusammenhängt, sind bei steuerfreien Waren und Dienstleistungen theoretisch keine Rechnungen vorgeschrieben. In der Praxis empfehlen wir aber, dass Sie auch dann eine Rechnung schreiben – mehr dazu später.
Wie sieht es mit der Rechnungsstellung bei Privatleuten aus?
Wenn Sie Leistungen für Privatleute erbringen, ist eine Rechnung nur in Ausnahmefällen wirklich die Pflicht: Nämlich dann, wenn es um umsatzsteuerpflichtige Werklieferungen oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken geht. Konkret bedeutet das, wenn Sie Bauleistungen, Garten- oder Reinigungsarbeiten erbringen.
Außerdem dürfen Privatleute bei handwerklichen und haushaltsnahen Dienstleistungen auf einer Rechnung bestehen, die den Lohnanteil separat ausweist. Denn diesen können die Kunden von der Einkommensteuer absetzen. Ansonsten reicht es, wenn Unternehmen auf Wunsch eine Quittung oder einen anderen Beleg ausstellen.
Auch in diesen beiden Fällen beträgt die Frist sechs Monate ab erbrachter Leistung. Wer darüber hinaus Rechnungen an Privatleute schreibt, muss diese Frist nicht einhalten.
Beachten sollten Sie aber unbedingt, dass Geldforderungen (unabhängig von einer Rechnungsstellung) in der Regel nach drei Jahren verjähren. Mehr dazu lesen Sie hier.
Warum sollte ich auch ohne bestehende Pflicht eine Rechnung schreiben?
Es gibt diverse Gründe, die klar dafür sprechen, immer eine professionelle Rechnung auf ansprechend gestaltetem Briefpapier zu stellen:
- Rechnungen dienen der Dokumentation der eigenen Einnahmen und Ausgaben für das Finanzamt und erleichtern die vorbereitende Buchhaltung, mit der Sie erhebliche Kosten sparen können.
- Auf Ihren Rechnungen nennen Sie die vereinbarten Zahlungskonditionen und fassen die erbrachten Lieferungen und Leistungen noch einmal für Ihre Kunden zusammen. Indem Sie weitere Informationen wie Ihre Bankverbindung angeben, können Sie schneller und zuverlässiger Ihre Zahlungseingänge verbuchen.
- Bei eventuell auftretenden Rechtsstreitigkeiten dienen Rechnungen als eindeutige Belege von geschäftlichen Vorgängen.
- Eine Rechnung bietet die Gelegenheit, den Empfänger bereits auf die Folgen eines Zahlungsverzugs hinzuweisen, was den Aufwand für Mahnungen reduziert.
- Genau wie Ihre Angebote und weitere Anschreiben bieten Rechnungen einen Wiedererkennungswert für die Kunden und erlauben Ihnen, sich als Unternehmer vorteilhaft zu präsentieren – sofern die Rechnung gut gemacht ist!
Auch wenn Sie dieses Thema zum lästigen und zeitraubenden “Papierkram” zählen – die Rechnungsstellung gehört für jedes Business zum kleinen Einmaleins.
Sie haben vergessen, eine Rechnung zu schreiben? Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie auch noch rückwirkend eine Rechnung schreiben.
Viele weitere Tipps und Tricks rund um die Rechnungsstellung finden Sie auch in unserem “Themenzentrum Rechnung schreiben“!
