Noch gibt es in Deutschland keine allgemeine Pflicht für Registrierkassen! Wer, wie die meisten Freiberufler und viele andere Selbstständige, keine oder nur ganz selten Bargeld-Einnahmen hat und gelegentlich Betriebsausgaben in bar bezahlt, kommt auch in Zukunft ganz ohne Kasse aus. Ein Kassenbuch ist ebenfalls nicht erforderlich: Ausgaben aus der privaten Geldbörse gehen entweder direkt als Betriebsausgaben in die Einnahmenüberschussrechnung ein – oder Sie überweisen das Geld vom Geschäfts- auf das Privatkonto. Und wer bislang eine „offene Ladenkasse“ führt, kann das in der Regel auch weiterhin so halten und benötigt keine dieser Registrierkassen.
Anders sieht die Sache aus, wenn Sie eine Registrierkasse einsetzen oder Ihre Bargeld-Einnahmen und Ausgaben auf andere Weise elektronisch aufzeichnen. Dann sind Sie verpflichtet, eine GoBD-konforme Lösung einzusetzen.
Zum Glück gibt es mit dem MeinBüro-Zusatzmodul „Kasse“ eine preisgünstige, einfach bedienbare und vor allem rechtssichere Lösung. Investitionen in teure Hardware sind nicht erforderlich. Die wichtigsten Anforderungen an elektronische Registrierkassen im Überblick:
- Alle Einnahmen und Ausgaben müssen einzeln aufgezeichnet werden. Verdichtungen und Saldierungen sind nicht zulässig.
- Der tatsächliche Bargeldbestand in der Registrierkasse muss durch tägliches Nachzählen geprüft und mit dem rechnerischen Kassenbuch-Saldo verglichen werden.
- Elektronische Buchungen und Aufzeichnungen müssen unveränderbar und manipulationssicher gespeichert werden. Ausdrucke auf Papier genügen nicht.
- Die Daten müssen jederzeit verfügbar und lesbar sein und maschinell ausgewertet werden können.
- Sämtliche Aufzeichnungen und Belege sowie „die zum Verständnis erforderlichen Unterlagen“ sind zehn Jahre lang aufzubewahren.
Die Vorschriften sind zum Teil schon mehrer Jahre alt. Verstöße wurden bislang aber noch nicht konsequent geahndet. Seit Anfang 2017 ist die Schonfrist endgültig vorbei – das gilt auch für kleine Unternehmen und Selbstständige, die nicht buchführungspflichtig sind!
Bedrohliche „Kassen-Lage“
Noch bedrohlicher ist die Situation in Österreich: Dort ist am 1. April 2017 die verschärfte Registrierkassenpflicht in Kraft getreten. Mit der peniblen Aufzeichnung sämtlicher Bargeldumsätze ist es seitdem nicht mehr getan: Alle Unternehmen mit einem jährlichen Bargeld-Umsatz von mehr als 7.500 Euro müssen ihre Kassen-Transaktionen durch eine spezielle technische Sicherheitseinrichtung vor Manipulationen schützen. Auch dafür stellt das MeinBüro-Zusatzmodul „Kasse“ eine passende Lösung bereit.
Bitte beachten Sie: Für die konkrete Umsetzung der Kassenrichtlinien ist jeder Steuerpflichtige selbst verantwortlich. Das gilt insbesondere für das Zusammenspiel von klassischer Papier-Belegablage und der Speicherung elektronischer Dokumente sowie deren Aufzeichnung. Die Details besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.
Und gleich noch ein Hinweis hinterher: In § 146a Abgabenordnung finden sich auch in Deutschland bereits jetzt sehr viel rigidere „Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme“. Darin verlangt der deutsche Gesetzgeber von Unternehmen unter anderem die Einführung einer „zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung“. Laut § 30 des Einführungsgesetzes zur Abgabenordnung treten diese Vorschriften aber erst 2020 in Kraft.
Komfortables Kassenmodul
Das MeinBüro-Zusatzmodul „Kasse“ stellt Ihnen alle erforderlichen Funktionen zur Verfügung, mit denen Sie Ihre Kassenbelege und Aufzeichnungen (bei täglichem Kassenabschluss) GoBD-sicher machen. Die intuitive Kassenoberfläche lässt sich wahlweise per Tastatur, Maus und Touchscreen bedienen:
- Konfigurierbare Artikelschnellwahl-Buttons und eine intelligente Artikelsuche ermöglichen das blitzschnelle Erfassen einzelner Bezahlpositionen per Fingertipp oder Mausklick.
- Alle Bargeldumsätze werden vom Programm automatisch aufgezeichnet und festgeschrieben.
- Für Laufkundschaft und andere Kleinbetragsrechnungen erstellt das Programm anonyme Belege. Zusätzlich zu einem normalen Drucker kann dafür auch ein Belegdrucker angeschlossen werden.
- Falls nötig, sind Warenrücknahmen, Erstattungen und Stornobuchungen im Handumdrehen erledigt.
Vor allem aber: Bei täglichem Kassenabschluss sind Sie durch GoBD-konforme Stornobuchungen, Z-Berichte, Kassenabschlüsse und Kassenberichte sind Sie ab sofort auf der sicheren Finanzamts-Seite.
