Zu den gängigen Gepflogenheiten im Geschäftsleben gehört es, Kunden in mehr oder weniger verbindlicher Form auf unbezahlte Rechnungen hinzuweisen. Niemand verlangt von Ihnen jedoch, säumigen Zahlern erst eine freundliche „Zahlungserinnerung“ und dann ganz geduldig drei Mahnungen zu schreiben, die erst nach und nach im Ton fordernder werden dürfen.
Was viele Selbstständige und Unternehmer nicht wissen: Um einen Kunden in Zahlungsverzug zu setzen, ist oft überhaupt keine Mahnung erforderlich! Sofern Sie eine ordentliche Rechnung geschickt haben, können Sie bei Geschäftskunden nach einem Monat kurzerhand das gerichtliche Mahnverfahren einleiten! Hintergrund ist die Verzugsautomatik, die in § 286 BGB verankert ist:
„Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet.“
Wichtig: Gegenüber privaten Endkunden greift diese Bestimmung nur,wenn sie in der Rechnung ausdrücklich auf die Verzugsautomatik hingewiesen wurden. Anderenfalls ist eine ausdrückliche Mahnung erforderlich, um säumige Schuldner in Verzug zu setzen. Ob Sie das Mahnschreiben als „Zahlungserinnerung“ oder „Mahnung“ bezeichnen, bleibt Ihnen überlassen. Verzichten Sie aber nach Möglichkeit auf eine Nummerierung: Die Überschrift „1. Mahnung“ könnte den Empfänger dazu verleiten, mit der Zahlung noch bis zum Eintreffen einer zweiten oder dritten Mahnung zu warten. Es gibt sogar Gerichte, die diesem „Missverständnis“ recht gegeben haben.
Greift die Verzugsautomatik oder zahlt Ihr Kunde trotz ausdrücklicher Zahlungsaufforderung nicht, können Sie ohne Weiteres das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Sobald der Zahlungsverzug eingetreten ist, dürfen Sie außerdem Verzugszinsen berechnen: Der maximale Jahreszinssatz beträgt derzeit 8,17 % (gegenüber Geschäftsleuten) und 4,17 % (gegenüber Verbrauchern).
Ein positiv formulierter Standardhinweis auf Ihren Ausgangsrechnungen liest sich zum Beispiel so:
„Der Rechnungsbetrag ist sofort fällig. Um allen Beteiligten unnötige Kosten zu ersparen, verzichten wir auf ein mehrstufiges Mahnverfahren. Falls Sie diese Rechnung nicht innerhalb der nächsten 30 Tage begleichen, geraten Sie automatisch in Zahlungsverzug. Rechtsgrundlage ist § 286 BGB. Ab Eintritt des Zahlungsverzugs berechnen wir Verzugszinsen in Höhe von 8,17 % p.a. Für Verbraucher gilt der Verzugszinssatz von 4,17 % p.a. Außerdem tragen Sie alle Kosten eines eventuell folgenden gerichtlichen Mahnverfahrens. Bitte setzen Sie sich daher rechtzeitig mit uns in Verbindung, wenn Sie Zahlungsverzögerungen absehen können.“
Klartext in den Zahlungsbedingungen muss nicht zu Rambo-Manieren führen: Ob, in welcher Form und wie oft Sie Kunden anschließend trotzdem noch auf ausstehende Zahlungen hinweisen, bleibt Ihnen überlassen. WISO MeinBüro gibt Ihnen dafür alle erforderlichen Werkzeuge an die Hand.
Lektüretipp: Weitere Informationen finden Sie im Bedienbuch-Kapitel „WISO MeinBüro von A bis Z“ unter dem Stichwort „Mahnungen“. Die PDF-Version des Bedienbuchs rufen Sie über den Menüpunkt „Hilfe“ auf.
