Das MeinBüro-Modul Auftrag+ enthält eine komfortable und zuverlässige Auftragsverwaltung. Mit deren Hilfe …
- wandeln Sie Ihre Angebote per Mausklick in Aufträge um,
- schreiben rechtssichere Auftragsbestätigungen,
- haben die komplette Auftragsabwicklung jederzeit im Blick,
- erstellen Lieferscheine für ausgehende Komplett- oder Teillieferungen und
- schreiben im Handumdrehen die dazugehörigen Teil-, Sammel- und Abschlagsrechnungen.
Besonders entlastend in der betrieblichen Alltagshektik wirken sich die auftragsübergreifenden Sammelrechnungen aus.
Teillieferungen und Zwischenabrechnungen
Vielleicht kennen Sie das ja: Ein Stammkunde schickt kurz hintereinander mehrere Bestellungen. Da Sie für Ihre prompten Lieferung geschätzt werden, beginnen Sie sofort mit der Auslieferung. Nicht immer jedoch sind sämtliche Bestellpositionen lieferbar. So kann es vorkommen, dass innerhalb weniger Tage mehrere Aufträge desselben Kunden jeweils teilweise abgearbeitet werden. Der Kunde ist hochzufrieden und wartet geduldig auf die restlichen Lieferungen.
Weil Sie selbst jedoch mit der Abrechnung nicht bis zur kompletten Erledigung jedes einzelnen Vorgangs warten können, möchten Sie die bereits gelieferten Positionen in Rechnung stellen. Der Kunde hat damit kein Problem. Beim Schreiben auftragsübergreifender Rechnungen geht jedoch leicht der Überblick verloren. Das gilt vor allem dann, wenn die erledigten Teillieferungen aus vielen Einzelpositionen bestehen, Einzelpositionen nur teilweise geliefert werden und mehrere Mitarbeiter mit der Abrechnung betraut sind.
Positionen einfach herauspicken
Durch das Modul Auftrag+ gehören solche Probleme der Vergangenheit an. Die MeinBüro-Sammelrechnungen ermöglichen die ganz entspannte „Rosinenpickerei“. Wie die abläuft, zeigen wir am Beispiel des Möbelherstellers Coeptum: Stammkunde Möbel Baumann hat Mitte Januar kurz hintereinander drei verschiedene Bestellungen geschickt, zu denen der Lieferant postwendend Auftragsbestätigungen erstellt hat:
Direkt beim Anlegen der einzelnen Aufträge lassen sich per Mausklick auf die Schaltfläche „Lief./Re. erstellen – F3“ Teil-Lieferscheine erzeugen:
Der flexible Auswahldialog zur Lieferschein- und Rechnungserstellung kann aber auch nachträglich über das Kontextmenü der Auftragsliste geöffnet werden:
Tipp: Um einen Teillieferschein zu erstellen, wählen Sie im oberen Teil des sich anschließenden „Auswahl“-Dialogs die Option „Teil-/Sammellieferschein erstellen“ und klicken auf die Schaltfläche „Weiter F11“:
Damit öffnen Sie die „Lieferscheinerstellung“. Der smarte Dialog ist zweigeteilt:
- Im oberen Teil sehen Sie die noch nicht gelieferten Positionen des aktuellen Auftrags.
- Im unteren Teil wird der Inhalt des Lieferscheins angezeigt.
Über die Abwärtspfeile befördern Sie die lieferbaren Positionen des Auftrags in den Lieferschein. Bei einer …
- … Komplettlieferung schieben Sie alle Auftragspositionen mit dem doppelten Abwärtspfeil in einem Rutsch in den Lieferschein.
- … Teillieferung markieren Sie die verfügbaren Auftragspositionen im oberen Teil und befördern sie per Mausklick auf den Einzelpfeil nach unten.
Praxistipps:
- Falls Sie nicht sofort alle Exemplare einer Position liefern können, legen Sie über die Spalte „zu liefern“ bei Bedarf die Anzahl einzelner Positionen fest.
- Wenn Ihnen bei der Auswahl ein Fehler unterläuft, lassen sich einzelne oder alle Positionen über die Aufwärtspfeile wieder aus dem Lieferschein in den Auftrag zurückbefördern.
Sollten mehrere Aufträge desselben Kunden in der Warteschleife sein, können Sie auftragsübergreifende Lieferscheine erstellen. Dazu rufen Sie über die Auswahlliste „Auftragsnummer“ die verschiedenen Aufträge auf und übernehmen die jeweils zu liefernden Positionen in den Lieferschein:
Lieferschein-Druck und Versanddaten-Export
Ganz gleich, wie sich eine (Teil-)Lieferung zusammensetzt: Per Mausklick auf „Seitenvorschau – F7“ können Sie sich den fertigen Lieferschein sofort anschauen, ausdrucken und / oder als PDF-Dokument speichern:
Praxistipp: Falls Sie mit einem Versand-Dienstleister zusammenarbeiten (z. B. mit DHL EasyLog, DELISprint, SendIT, Intraship, UPS-Worldship) und dessen Versandsoftware nutzen, bietet WISO MeinBüro Ihnen die Möglichkeit, die Versanddaten Ihrer Lieferungen zu exportieren. Das erspart Ihnen die doppelte Datenerfassung und verhindert Eingabefehler. Die erforderlichen Voreinstellungen nehmen Sie unter „Datei > Einstellungen > Versanddaten-Export“ vor.
Vom Lieferschein zur Sammelrechnung
Zurück zu unserem Beispiel: Möbelhersteller Coeptum hat mittlerweile alle Zargen und Tische sowie einige Vitrinen und aus den drei Bestellungen in vier Teillieferungen an seinen Stammkunden Möbel Baumann geliefert. Keiner der drei Aufträge ist allerdings komplett abgearbeitet.
Einen Überblick über den Lieferstatus sämtlicher „Auftragspositionen“ der einzelnen Aufträge sowie den Inhalt bereits erfolgter „Lieferungen“ bietet die „Details“-Ansicht am unteren Rand der Auftragsliste:
Trotz der Vielzahl von Bestellungen, Lieferscheinen und unterschiedlichen Positionen ist eine Zwischenabrechnung mithilfe einer Sammelrechnung jederzeit möglich, ohne dass der Überblick verlorengeht.
Sammelrechnung anlegen
Als Ausgangspunkt bietet sich der Arbeitsbereich „Verkauf > Lieferscheine“ an. Die noch nicht abgerechneten Lieferungen sind dort mit einem roten Statussymbol markiert:
Über den Kontextmenü-Befehl „Teil-/Sammelrechnung F5“ öffnen Sie das Dialogfenster „Rechnungserstellung“. Analog zur „Lieferscheinerstellung“ ist der Dialog zweigeteilt:
- Im oberen Teil werden die Inhalte des zuvor ausgewählten Lieferscheins angezeigt. Über die Auswahlliste „Lieferscheinnummer“ ist dort aber auch der Zugriff auf die anderen noch nicht abgerechneten Lieferscheine des Kunden möglich. Mithilfe der grün umrandeten Abwärtspfeile lassen sich alle oder ausgewählte Positionen ganz einfach in die Rechnung befördern.
- Im unteren Teil erscheint der Inhalt der Rechnung. Sollen alle offenen Positionen sämtlicher Lieferscheine abgerechnet werden, ist eine Sammelrechnung mit jeweils einem Mausklick auf den grün umrandeten Doppelpfeil im Handumdrehen zusammengestellt:
Über die Schaltfläche „Seitenvorschau F7“ bietet WISO MeinBüro anschließend die Möglichkeit, die fertige Sammelrechnung zu kontrollieren, auszudrucken, als PDF zu exportieren und / oder sie gleich per E-Mail oder über die Online-Poststelle auf den Weg zum Kunden zu bringen:
unterschiedlichen Lieferdaten explizit auf Positionsebene ausgewiesen. Sofern die Rechnung Lieferungen und Leistungen aus unterschiedlichen Umsatzsteuer-Voranmeldezeiträumen enthält, sind damit die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug beim Kunden erfüllt.
Lieferschein- und Auftragsstatus
Abgerechnete Lieferscheine sind anschließend im Bereich „Verkauf > Lieferscheine“ grün markiert:
Die zugrundeliegenden Aufträge erscheinen im Bereich „Verkauf > Aufträge“ weiterhin als „teilweise geliefert“ (= gelb markiert):
Der aktuelle Lieferstatus der Auftragspositionen ist im Register „Auftragspositionen“ der „Details“-Ansicht zu entnehmen.
Versuch macht klug!
Wie gefällt Ihnen die entspannte „Rosinenpickerei“ mit WISO MeinBüro? Sie können das Modul Auftrag+ und alle anderen MeinBüro-Zusatzmodule ganz einfach ausprobieren. Dazu klicken Sie in der MeinBüro-Menüleiste auf „Hilfe > Module: Test, Kauf, Übersicht“ und öffnen so die MeinBüro-Modulwelt. Dort wählen Sie das passende Modul aus und klicken auf den blauen „Jetzt testen“-Button:
Anschließend können Sie die Teil- und Sammellieferungen, aber auch Teil-, Sammel-, Abschlags- und Abschlussrechnungen kostenlos und völlig risikolos ausprobieren. Nach 30 Tagen endet die Testphase automatisch. Wenn Sie das Modul im Anschluss an die Testphase dauerhaft nutzen möchten, schalten Sie es einfach frei. Auch das geht ganz unkompliziert direkt aus der Software heraus: Dazu klicken Sie in der MeinBüro-„Modulwelt“ auf den orangefarbenen „Jetzt kaufen“-Button.
Lektüretipps
Auf unserer Website finden Sie noch viel mehr Praxis- und Expertentipps für MeinBüro-Anwender. Hier eine kleine Auswahl:
- Expertentipp: Eigenbelege, Aktennotizen und Memos drucken
- Expertentipp: Elster-Protokolle und MeinBüro-Dokumente wiederfinden
- Durchstarten: Effektivitäts-Booster für WISO MeinBüro
- Vorlagen-Tuning: Rechnung mit weiterer Spalte
- Kostenloser Download: Rechnungsvorlagen für Excel, Word und als PDF
- Modul Auftrag+: Profi-Tools zum Cappuccino-Tarif
- Modul CRM: Damit aus Interessenten Kunden werden
- Mehr Überblick – weniger Arbeit: Verträge optimal verwalten und abrechnen
- Stammdaten- und Kontaktpflege: Kaltakquise war gestern
