Beim Start in die eigene Existenz bereitet nicht nur die Wahl der richtigen Software, Gründern schlaflose Nächte. Denn die ersten Wochen und Monate sind für Existenzgründer ziemlich anstrengend, aufregend und oft auch ein bisschen beunruhigend. Nicht nur wegen des eigenen Geschäftskonzepts. Auch sonst stehen Jungunternehmer vor einer Menge Herausforderungen und Fragen:
- Welche steuerlichen und sonstigen rechtlichen Vorschriften muss ich beachten?
- Entsprechen meine Geschäftspapiere den formalen und inhaltlichen Anforderungen?
- Drohen mir bei Formfehlern Klagen oder hohe Steuernachzahlungen?
- Werden mich Geschäftspartner über den Tisch ziehen?
- Falle ich womöglich als ahnungsloser Neuling auf?
- Habe ich auch ganz bestimmt an alles gedacht?
Keine Sorge: Solche Befürchtungen sind völlig normal. Und sie sind sogar überlebenswichtig. Schließlich schärft Vorsicht die Wahrnehmung und schützt vor Fehlern!
Und klar: Aller Anfang ist schwer. Doch mit der richtigen Unterstützung (zum Beispiel durch einen Steuer- oder Unternehmensberater) ist der Start in die Selbstständigkeit meistens keine Raketenwissenschaft. Zumal professionelle Werkzeuge die Sache ungemein erleichtern können.
Software für Gründer: Das sollten Sie beachten
Viele Existenzgründer starten ihren Geschäftsbetrieb mit einem bunten Software-Flickenteppich – darunter Office- und Buchhaltungsprogramme, Banksoftware und spezielle Branchen-Tools. Besonders weit verbreitet ist das hemdsärmelige “Management by Microsoft”: Nicht wenige Jungunternehmer …
- schreiben Rechnungen mit Word und drucken sie eigenhändig gestalteten Briefbögen aus,
- verwalten Kunden- und Lieferantenkontakte mit Outlook und
- erledigen Auftrags- und Projektplanungen auf Basis selbst erstellter Excel-Tabellen.
Keine Frage: Machbar ist das. Und mit einiger Mühe und gutem Willen lässt sich die MS-Office-Dokumentenverwaltung sogar halbwegs DSGVO- und GoBD-sicher machen.
So verständlich Sparsamkeit in der Startphase der Selbstständigkeit sein mag: Software-Flickschusterei ist im Geschäftsleben unproduktiv, gefährlich und kommt viele teuer zu stehen.
Die Existenzgründung richtig angehen
Die Kombination aus eigenhändigen Office-Anpassungen und kaufmännischen Insellösungen birgt eine Menge Risiken. Außerdem stößt der Drahtseilakt in der betrieblichen Praxis schnell an ihre Grenzen:
- Durch unvollständige oder fehlerhafte Geschäftsbriefe, Angebote und Rechnungen outen sich Gründer ungewollt als Business-Greenhorns.
- Falsche Steuererklärungen und Steueranmeldungen bringen Ärger mit dem Finanzamt, sorgen für Unsicherheit und drohende Steuernachzahlungen.
- Dezentrale Datenhaltung erschwert die Pflege und Sicherung wachsender Datenbestände und den gezielten Zugriff auf Informationen.
- Der ständige Wechsel zwischen separaten Einzelanwendungen ist umständlich und unproduktiv.
- Mitarbeiter und Hilfskräfte müssen in unterschiedliche Software-Umgebungen eingearbeitet werden.
- Ohne durchdachte Rechteverwaltung bekommen Unbefugte bereits beim Erledigen von Routineaufgaben weitreichende Einblicke in die Finanz- und Ertragslage und andere Insiderinformationen.
Das Outsourcing von Verwaltungsaufgaben an externe Dienstleister kommt für Freiberufler und Gewerbetreibende anfangs aus Kostengründen ebenfalls nicht in Betracht. Daher entscheiden sich die meisten Gründer dafür, die ungeliebte Verwaltungsaufgaben selbst zu erledigen.
Die gute Nachricht: Mit der richtigen Software-Unterstützung ist das ebenso preiswert wie problemlos machbar!
All-in-One Gründer-Tool
Denn mit dem flexiblen All-in-One Gründer-Tool WISO MeinBüro gibt es eine bewährte Alternative zum hemdsärmeligen Eigenbau einer betrieblichen IT-Umgebung. Die modular erweiterbare Software für Gründer deckt alle wichtigen Aufgabenbereiche von Selbstständigen und kleineren Unternehmen ab.
MeinBüro ist weitgehend intuitiv bedienbar – oft sogar einfacher als Office & Co. Außerdem können Sie klein anfangen – etwa, indem Sie mit dem Programm erst einmal nur Angebote und Rechnungen schreiben. Später nehmen Sie dann weitere Funktionen hinzu (zum Beispiel die Artikelverwaltung und die Buchführung). Und falls die Grundausstattung irgendwann nicht mehr reicht, erweitern Sie die Software gezielt um die gewünschten Funktionen durch zusätzliche Module.
Alle wichtigen Gründerwerkzeuge in einem
Bereits in der Standardversion bietet die MeinBüro alle erforderlichen Gründerwerkzeuge unter einem Dach:
- Sie schreiben aus dem Stand erfolgreiche Angebote und finanzamtssichere Rechnungen.
- Durch wirksame Mahnungen und professionelles Forderungsmanagement sichern Sie Ihre Zahlungsfähigkeit.
- Mithilfe der integrierten Artikel-, Kunden-, Termin- und Aufgabenverwaltung reduzieren Sie Ihre Büroarbeit auf ein Minimum.
- Aussagekräftige Auswertungen verschaffen Ihnen jederzeit den Überblick über die Auftrags- und Ertragslage Ihres Unternehmens.
- Einfache und komfortable Backup-Tools sorgen für Datensicherheit.
- Mithilfe der eingebauten Onlinebanking-Funktion und des komfortablen Zuordnungs-Assistenten sind laufende Buchführungsaufgaben im Handumdrehen erledigt.
- Regelmäßige Online-Updates sorgen für technische und rechtliche Zukunftssicherheit.
Besonders praktisch: Durch eine abgestufte Rechteverwaltung lässt sich der Zugriff von Mitarbeitern ganz gezielt auf bestimmte Programm-Module beschränken:
Mit anderen Worten: Was Ihre Mitarbeiter zu sehen bekommen, bestimmen Sie selbst!
Eine Gründer-Software die mit Ihnen wächst
Der besondere Clou von MeinBüro sind die beliebig kombinierbaren Zusatzmodule. Mit deren Hilfe lässt sich die ideale Gründer-Software nach und nach für kleines Geld an die steigenden Ansprüche eines wachsenden Unternehmens anpassen.
MeinBüro-Module: die individuellen Software-Erweiterungen für Gründer
Derzeit sind die folgenden MeinBüro-Module verfügbar:
- Wenn Ihr Unternehmen wächst und gedeiht, machen die Module Arbeitsplatz+ sowie Finanzen+ MeinBüro netzwerk- und/oder mandantenfähig. Auf diese Weise sind Mehrplatz-Installationen und der Einsatz in Filialbetrieben, oder im Homeoffice möglich.
- Ob Neugründung oder etabliertes Start-up, ein Unternehmen sollte seine Aufträge perfekt im Griff haben. Mit dem Modul Auftrag+vereinfachen Sie Ihre Arbeitsabläufe, indem Sie aus Ihren Angeboten mit einem Klick Auftragsbestätigungen und Rechnungen erstellen und Lieferscheine drucken. Selbst Großaufträge stellen dank der integrierten Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen kein Problem mehr dar.
- Mit dem Modul Artikel+ fassen Sie mehrere Artikel ganz einfach zu „Artikelsets“ und „Artikel Bundles“ zusammen. Außerdem ermöglicht das Modul die Überwachung der Fertigungs- und Liefertermine laufender Aufträge. Mithilfe der erweiterten Artikel-Datenbank lassen sich zudem Materialbedarf und Produktionsvorgänge planen sowie die dazugehörenden Zeichnungen und Laufzettel erstellen.
- Besonders als Gründer sammeln Sie viele neue Kontakte, die die Weichen für Ihre Zukunft stellen. Im Modul CRM erfassen Sie sämtliche Adress- und Kommunikationsdaten Ihrer Interessenten. Mithilfe einer smarten Wiedervorlage-Funktion erledigen Sie Ihre Vertriebsaktivitäten schnell und konsequent. Die integrierte Outlook-Synchronisation hält Kontakte, Termine und Aufgaben in MeinBüro und MS Outlook immer auf demselben Stand.
- Viele Gründer fragen sich, wie Sie am besten mit Ihrem Steuerberater zusammenarbeiten können. Das Modul DATEV ermöglicht die optionale Kommunikation mit dem Steuerberater. So können Sie diesem, beispielsweise Ihre vorbereitende Buchhaltung im richtigen Format über eine direkte Schnittstelle zukommen lassen.
- Sie sind ein Gründer mit Programmierkenntnissen? Dann gibt Ihnen das Designer-Modul völlige Freiheit bei der optischen und funktionalen Gestaltung der Dokumentvorlagen für sämtliche Vorgangsarten.
- Jeder Gründer sollte seine Finanzen fest im Blick haben. Das Modul Finanzen+ unterstützt eine unbegrenzte Anzahl von Online-Konten, ermöglicht Lastschriften und verwaltet Eingangsrechnungen.
- Für alle Gründer im handwerklichen Sektor, steht durch das Modul Handwerkdie DATANORM-Schnittstelle zur Verfügung.
- Mit dem Zusatzmodul Kasse, werden alle Gründer zum Verkaufsprofi am Point of Sale (PoS). Denn das Modul macht MeinBüro zur vollwertigen virtuellen Registrierkasse.
- Ein leistungsstarkes Lager-Modul unterstützt größere Unternehmen in der Materialwirtschaft. Dazu gehört auch eine komfortable Seriennummern- und Chargenverwaltung.
- Das Marketing-Modul ermöglicht den komfortablen Newsletter- und Serienbriefversand. So erreichen Sie Ihre Zielgruppe!
- Damit Sie niemals den Faden verlieren, behalten Sie mit dem Modul Projekteden Überblick. Außerdem überwachen Sie projektbezogene Zeitaufwände und Aufgaben, die Sie an sich oder an Ihre Mitarbeiter verteilt haben. Mit dem integrierten Zeitplaner steht Ihnen zudem ein leistungsstarkes Planungswerkzeug zur Verfügung. Damit erstellen Sie zum Beispiel Einsatz- oder Urlaubspläne, überwachen Raumbelegungen oder behalten den Verleih von Fahrzeugen, Werkzeugen und anderen Arbeitsmitteln im Auge.
- Es gibt nichts wichtigeres als die eigenen unternehmerischen Daten. Das Modul Sicherung+speichert alle MeinBüro-Daten in regelmäßigen Abständen in der Cloud – ganz automatisch und verschlüsselt.
- Mit dem Modul Verträge behalten Sie jederzeit den Überblick zu Laufzeiten, Fristen und Konditionen von Wartungs-, Service- und ähnlichen Verträgen. Sie erfassen Abrechnungsintervalle, Liefer- und Zahlungskonditionen sowie Kündigungstermine. Mithilfe automatisch erzeugter Abrechnungsvorschläge rechnen Sie laufende Verträge im Handumdrehen ab.
- Das Webselling-Modul schließlich ermöglichen die Anbindung von Webshops, Ebay- und Amazon-Konten.
Was halten Sie davon? Lassen Sie es doch einfach auf einen Versuch ankommen. Sie brauchen die Katze nicht im Sack zu kaufen: Sie können die MeinBüro-Testversion 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich ausprobieren.
Tipp: Mitgelieferte Demodaten bieten Ihnen sofort die Möglichkeit, auch komplexere Funktionen und Module zu testen. Auf diese Weise können Sie in aller Ruhe prüfen, ob das Programm zu Ihren betrieblichen Aufgaben, Abläufen und sonstigen Anforderungen passt.
Weiterführende Informationen für Gründer
Im MeinBüro-Blog finden Sie viele Praxis- und Expertentipps für den Start in die Selbstständigkeit und den optimalen Einsatz Ihrer Bürosoftware. Hier eine kleine Auswahl:
- Bootstrapping: Gründen mit wenig Geld
- Feintuning: Mit Updates immer auf der sicheren Seite!
- Expertentipp: Keine Kompromisse – Datensicherung!
- Stammdaten- und Kontaktpflege: Kaltakquise war gestern
- Modul Auftrag+: Profi-Tools zum Cappuccino-Tarif
- Modul CRM: Damit aus Interessenten Kunden werden
- Modul DATEV: Ihr direkter Draht zum Steuerberater
