Wenn Sie Gesellschafter oder Anteilseigner einer Kapital- oder Personengesellschaft sind, müssen Sie sich in den nächsten Monaten unter Umständen ins neue Transparenzregister eintragen lassen. Das gilt unabhängig davon, ob das Unternehmen bereits bei einem anderen Register angemeldet ist!
Obwohl bei Versäumnissen Bußgelder drohen, besteht kein Anlass zur Panik: Die neue Vorschrift lässt sich schnell und einfach erledigen.
Anders als das Handelsregister verzeichnet das neue Transparenzregister keine Unternehmen, sondern natürliche Personen: Es enthält Angaben zu den „wirtschaftlich Berechtigten“ von Gesellschaften, Stiftungen, Trusts und ähnlichen Gebilden.
Hintergrund: Eingeführt wurde das Transparenzregister bereits 2017. Im vergangenen Jahr gab es eine Gesetzesänderung: Durch eine Anpassung des Geldwäschegesetzes (GwG) müssen sich viele Gesellschafter von Kapital- oder Personengesellschaft und anderen Rechtsformen neuerdings ins Transparenzregister eintragen. Die Fristen dafür laufen im Jahr 2022 ab.
Wichtig: In der Vergangenheit konnte man sich den Eintrag im Transparenzregister ersparen, wenn sich die Zuordnung schon aus dem Handelsregister oder einem anderen Register ergab. Das ist künftig anders!
Wer muss sich eintragen?
„Wirtschaftlich berechtigt“ und damit eintragungspflichtig sind Sie, wenn Sie als Gesellschafter, als Treuhänder oder auf andere Art mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile oder Stimmrechte an einer Kapitalgesellschaft oder einer eingetragenen Personengesellschaft halten.
Dabei ist nicht nur der direkte Anteil bzw. der direkte Stimmenanteil entscheidend: Auch mittelbare Kontrollmöglichkeiten lassen Sie zum wirtschaftlich Berechtigten werden. Wenn Sie durch die Verschachtelung oder Staffelung von Anteilen oder aufgrund von Stimmrechtsvereinbarungen eine Kontrolle über mehr als ein Viertel der Stimmrechtsanteile ausüben, muss Ihr Name im Transparenzregister erscheinen. Fremdgeschäftsführer und Prokuristen bleiben dagegen unberücksichtigt.
Entwarnung gibt es außerdem für Einzelselbstständige und Gesellschafter einer GbR: Sie haben mit dem Transparenzregister vorläufig nichts zu tun. Allerdings wird sich das im Fall der Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR = BGB-Gesellschaft) bald ändern: Durch die anstehende Reform der Personengesellschaften wird in Zukunft auch die GbR eintragungsfähig: Ab 2024 müssen sich deren „wirtschaftlich Berechtigte“ ebenfalls ins Transparenzregister eintragen.
Bis wann muss die Eintragung erledigt sein?
Bis wann Sie sich eintragen müssen, hängt von der Rechtsform ab:
- Bei einer GmbH oder haftungsbeschränkten UG muss Ihre Eintragung bis zum 30. Juni 2022 erfolgt sein.
- Bei Genossenschaften (eG) und Partnerschaftsgesellschaften läuft die Frist ebenfalls am 30 Juni 2022 ab
- Bei einer KG, einer OHG oder einer GmbH & Co. KG haben Sie bis zum 31. Dezember 2022 Zeit.
Ende Dezember läuft die Eintragungsfrist außerdem für alle andere Rechtsformen aus, die ihre wirtschaftlich Berechtigten gemäß § 20f GwG ins Transparenzregister eintragen müssen – z. B. bei Stiftungen.
Welche Folgen hat die Gemeinnützigkeit?
Gemeinnützigkeit ändert nichts an der Eintragungspflicht: Die gilt zum Beispiel auch für Gesellschafter einer gGmbH. Und auch die Vorstände von Stiftungen und eingetragenen Vereinen müssen im Transparenzregister verzeichnet sein. Im Fall des e.V. werden die Daten jedoch automatisch aus dem Vereinsregister übernommen.
Die Eintragung
Für die Eintragung ist eine „erweiterte Registrierung“ auf der Website des Transparenzregisters erforderlich: Ins Register eingetragen werden …
- Vor- und Nachname,
- Geburtsdatum,
- Wohnort und
- Staatsangehörigkeit
… des wirtschaftlich Berechtigten. Dazu kommen Angaben zum „wirtschaftlichen Interesse“, z. B. Art und Umfang der Gesellschaftsbeteiligung.
Ein „Einreichungsassistent“ führt Sie durch die Meldung. Angaben zum eigenen Unternehmen können Sie direkt per Suchfunktion aus dem Handelsregister übernehmen und Dokumente zu Ihren Anteilen oder Stimmrechten in PDF-Form hochladen.
Wer kann Ihre Daten sehen?
Nach der Eintragung haben das Finanzamt und andere Behörden Zugriff auf den vollen Registereintrag. Auch andere Geschäftsleute können den Zugriff beantragen. Das ist sogar vorgeschrieben, wenn es darum geht, den Verdacht möglicher Geldwäsche bei Kunden oder neuen Geschäftspartnern auszuschließen.
Öffentlich einsehbar ist dagegen nur Ihr Name, Ihr Wohnsitzland und Ihr Geburtsjahr samt Monat. Auch der Lesezugriff erfordert eine Registrierung. Bei konkreten Anhaltspunkten für eine Gefährdung können Sie Antrag auf Beschränkung des Zugriffs stellen. Außerdem bekommen Sie auf Antrag Auskunft, wie oft Ihr Eintrag abgerufen wurde und von wem (allerdings anonymisiert, soweit dies natürliche Personen waren).
Kosten und Bußgelder
Das Transparenzregister ist gesetzlich vorgeschrieben, doch geführt wird es von einem privatwirtschaftlichen Unternehmen, dem Bundesanzeiger Verlag. Die Eintragung selbst ist kostenlos, für die Führung des Eintrags verlangt der Verlag jährliche Gebühren. Im Jahr 2022 sind das 20,80 Euro plus MwSt. Wer Einblick in einen Datensatz nehmen will, muss 1,65 Euro plus MwSt. bezahlen.
Noch viel teurer wird es, wenn man den Eintrag versäumt. Selbst bei einem leichtfertigen Versäumnis sind Bußgelder bis zu 100.000 Euro möglich. Für schwerwiegende Verstöße können diese sogar fünf Millionen Euro erreichen.
Bitte beachten Sie: Wie so oft wittern Betrüger auch beim Transparenzregister ihre Chance: Sie verschicken bedrohlich formulierte Aufforderungen, sie mit der Eintragung zu beauftragen – selbstverständlich gegen halsabschneiderische Kosten. Lassen Sie sich davon nicht erschrecken: Den Eintrag können Sie problemlos selbst vornehmen.
Weitere Informationen
- Gesetzliche Grundlage für das Transparenzregister ist 3 Geldwäschegesetz (GwG).
- Die IHK Potsdam hat ein Merkblatt zum Transparenzregister
- Auf der Website des Transparenzregisters gibt es eine Liste häufiger Fragen und Antworten.
- Eine detaillierte FAQ können Sie außerdem beim Bundesverwaltungsamt herunterladen (PDF, 241 KB).
- Eine kostenlose Hotline beantwortet von Montag bis Freitag in der Zeit von 08.00 Uhr bis 18.30 Uhr telefonische Fragen: 0800 – 1234 337.
