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Einführung der E-Rechnung: das gilt für Verträge und Dauerrechnungen

Die Einführung der E-Rechnungspflicht betrifft auch Mietverträge, Wartungsverträge und andere sogenannte Dauerschuldverhältnisse. Lesen Sie, was in Zukunft bei Dauerrechnungen über wiederkehrende Zahlungen erforderlich ist.

Ausführliche Informationen zur E-Rechnungspflicht allgemein lesen Sie in unserem Beitrag „Ab 2025 kommt die E-Rechnung: Was zu tun ist“.

Verträge und Dauerschuldverhältnisse

Mit Dauerschuldverhältnissen sind Vereinbarungen gemeint, die eine kontinuierliche Dienstleistung oder Lieferung betreffen. Beispiele dafür sind:

• Abonnements
• Mietverträge
• Software-Lizenzverträge, Domain- und Hosting-Verträge sowie Service Level Agreements
• Wartungsverträge
• Verträge mit Energieversorgern oder Müllentsorgungsbetrieben
• Vereinbarungen zur regelmäßigen Belieferung mit Rohstoffen oder Lebensmitteln
• Leasing-Verträge
• etc.

Typisch für solche Vertragsverhältnisse ist, dass die Abrechnung in regelmäßigen Zeitabständen erfolgt, zum Beispiel monatlich, quartalsweise oder jährlich. Oft verlängern sie sich automatisch, oder sind mit unbegrenzter Laufzeit abgeschlossen, so dass sie erst durch eine Kündigung beendet werden. Das muss allerdings nicht der Fall sein.

Der Vertrag als Rechnung: Dauerrechnung

Wie bei einmaligen Geschäften sind die fortlaufenden Dienstleistungen oder kontinuierlichen Lieferungen in den meisten Fällen umsatzsteuerpflichtig. Wenn der pro Zahlungsintervall anfallend Betrag gleichbleibt, muss nicht für jeden Zahlungszeitraum eine eigene Rechnung gestellt werden.

Stattdessen kann der Vertrag als Dauerrechnung fungieren, wenn er alle Informationen enthält, die § 14 UStG als Pflichtangaben auf Rechnungen vorsieht, wie Name und Sitz beider Vertragsparteien, die Rechnungsnummer oder USt-IDNr. des Ausstellers, die Höhe des Zahlbetrags netto und brutto sowie Angaben zur Umsatzsteuer. Enthält der Vertrag über das „Dauerschuldverhältnis“ diese Angaben, wird eine monatliche, quartalsweise oder jährliche Rechnung zu jeder Zahlung überflüssig.

Stattdessen belegen der Vermieter oder das Entsorgungsunternehmen mit dem Vertrag als Dauerrechnung, warum sie wiederkehrend einen bestimmten Betrag als Umsatzsteueranteil an der Miete bzw. Entsorgungsgebühr eingezogen haben. Der Mieter oder Kunde untermauert damit bei Bedarf seinen Anspruch auf die Vorsteuererstattung dieser Beträge.

So war zumindest die Rechtslage bisher. Mit der Einführung der E-Rechnung gelten in Zukunft jedoch Besonderheiten.

Ab 2027: zu Dauerrechnungen/Verträgen muss einmalig eine E-Rechnung erstellt werden

Ab 2027 muss in den geschilderten Fällen, in denen ein Vertrag als Dauerrechnung fungiert, einmalig eine E-Rechnung erstellt werden, und zwar für den ersten Monat, das erste Quartal oder den sonstigen Teilleistungszeitraum. So sieht es das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 in Abschnitt 3.3 vor. Dieses Dokument fasst Verwaltungsanweisungen zur E-Rechnung für die Finanzämter zusammen.

Dank der E-Rechnung werden die umsatzsteuerlichen Gegebenheiten für das Finanzamt digital erfassbar. Dazu muss der Vertrag, der die Rechnungspflichtangaben enthält, als Anhang in die E-Rechnung eingebunden werden, oder es muss sich auf andere Art klar ergeben, dass eine Dauerrechnung vorliegt.

Bei Änderungen im Vertragsverhältnis, die sich auf die Rechnungspflichtangaben beziehen, muss erneut eine einmalige E-Rechnung ausgestellt werden. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn sich Preise, Stundensätze oder Honorare ändern, einer der Vertragspartner umzieht oder die Dienstleistung wechselt.

Laufende Verträge sind nicht betroffen

Die Regelung gilt nur für Verträge, die ab dem 01. Januar 2027 neu abgeschlossen werden. Für Dauerschuldverhältnissen wie Mietverträgen oder Lizenzverträgen, die die bereits jetzt laufen oder bis zu diesem Zeitpunkt neu abgeschlossen werden, muss keine E-Rechnung erstellt werden.

Manchmal wird das falsch dargestellt. Im Entwurf zu dem erwähnten BMF-Schreiben war als Stichtag noch der 01. Januar 2025 vorgesehen. Wäre dies so beschlossen worden, hätte in vielen Fällen schon recht bald zu Gewerbemietverträgen, Wartungsverträgen und ähnlichem mehr E-Rechnungen verschickt werden müssen. Doch dieser frühe Termin ist nun vom Tisch.

Auch bei Verträgen gilt die E-Rechnungspflicht nicht immer

Viele Umsätze sind generell von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Dann entfällt auch die Pflicht zur einmaligen E-Rechnungsstellung bei Dauerschuldverhältnissen. Das gilt für:

• Umsätze, bei denen die Kunden oder Abnehmer Privatleute beziehungsweise Endverbraucher sind
• Umsätze bis 250 Euro brutto, für die eine Kleinbetragsrechnung genügt
• umsatzsteuerfreie Umsätze (allerdings nicht die Umsätze von Kleinunternehmern)
• Umsätze mit Kunden im Ausland

Außerdem gelten für die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen Übergangsregelungen. Zwei davon gelten bis zum Ablauf des Kalenderjahrs 2027. Sie betreffen damit auch den Fall von Verträgen als Dauerrechnung.

• Die wichtigere dieser Übergangsregelungen betrifft Unternehmen, deren Vorjahresumsatz bei Vertragsabschluss beziehungsweise Rechnungsstellung nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat. Sie können, wenn der Geschäftspartner einverstanden ist, auch bis zum Ende des Jahres 2027 noch auf E-Rechnungen verzichten und stattdessen eine „sonstige Rechnung“ ausstellen, zum Beispiel auf Papier oder als einfaches PDF. Damit entfällt für diesen Zeitraum auch die Pflicht zur einmaligen E-Rechnung bei Dauerrechnungen.
  Wichtig: die Übergangsregelung greift nur, wenn die abgerechneten Umsätze und damit die Rechnung sich auf Umsätze im Jahr 2027 beziehen. Demnach muss spätestens mit dem ersten Abrechnungszeitraum im Jahr 2028 die einmalige E-Rechnung erstellt werden.
• Ein weitere Übergangsregelung bezieht sich auf Rechnungen im Rahmen von EDI („Electronic Data Interchange“, ein bestimmtes Datenaustauschsystem für Business-Anwendungen.) Auch EDI-Rechnungen können im Jahr 2027 noch anstatt einer E-Rechnung ausgestellt werden, und auch dafür muss der entsprechende Umsatz ebenfalls. ins Jahr 2027 fallen, nicht in einen späteren Zeitraum.

Eine Anmerkung: Umsatzsteuerpflicht bei Gewerbemietverträgen und Leasingverträgen

• Gewerbemiete: Grundsätzlich nimmt das Umsatzsteuergesetz Mietverträge von der Umsatzsteuerpflicht aus ( 4 Nr. 12 a) UStG). Gleichzeitig räumt es Gewerbe-Vermietern die Option ein, trotzdem Umsatzsteuer auf die Miete aufzuschlagen. Voraussetzung ist, dass der Mieter erstens Unternehmer und zweitens selbst vorsteuerabzugsberechtigt ist (§ 9 Abs. 1 und 2 UStG).
  So können sich bei Gewerbemietverträgen beide Situationen ergeben: Mietzahlungen mit Umsatzsteuer, so dass bei Abschluss ab 2027 eine einmalige E-Rechnung als Dauerrechnung gestellt werden muss, oder ein Mietverhältnis ohne Umsatzsteuer, so dass die E-Rechnungspflicht entfällt.
• Leasing-Verträge: Noch komplizierter ist die Umsatzsteuerpflicht bei Leasing-Verträgen. Hier gibt es ebenfalls grundsätzlich zwei Möglichkeiten, sofern das Leasinggeschäft umsatzsteuerpflichtig ist.
  Wird das Leasingverhältnis als Lieferung eingeordnet, muss die gesamte Umsatzsteuer auf sämtliche Leasingraten schon zu Beginn berechnet werden. Die einzelnen Leasingraten werden dann später ohne Umsatzsteuer fällig. Das gilt dann, wenn der Leasing-Vertrag eine Kauf- oder Übernahme-Option am Ende der Laufzeit enthält und die Ausübung der Option wirtschaftlich sinnvoll erscheint.
  Ist das Leasing-Verhältnis stattdessen eine sonstige Leistung, wird die Umsatzsteuer mit den einzelnen Raten fällig.
  Die Abgrenzung der beiden Fälle ist alles andere als trivial. In diesem Fall hängt nicht nur die Gestaltung der E-Rechnung, sondern die Umsatzsteuerpflicht insgesamt von der korrekten Zuordnung ab.

Wie immer, so gilt auch für Unklarheiten zur E-Rechnung bei Dauerschuldverhältnissen: Fragen zum konkreten Einzelfall stellen Sie am besten Ihrer Steuerberaterin oder ihrem Steuerberater.

Ab 01. Januar 2025 wird die Pflicht zur E-Rechnung zwischen Unternehmen Gesetz. Sie betrifft alle Selbstständigen und Unternehmen. Es gibt zwar einige Ausnahmen und Übergangsregelungen. Trotzdem sollten Sie sich jetzt mit dem Thema E-Rechnung befassen.

E-Rechnungspflicht: ab dem Jahreswechsel geht es los

Erhalten und verschicken Sie Ihre Rechnungen als klassische PDF-Datei oder auf Papier, vielleicht sogar als Word- oder Excel-Dokument? Dann müssen Sie sich ab dem Jahreswechsel umstellen. Ab dem 01. Januar 2025 müssen Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland grundsätzlich als E-Rechnungen ausgestellt werden, in einem „strukturierten elektronischen Format“. Gemeint sind XML-Dateien, die eine bestimmte Norm erfüllen (EN 16931). In Deutschland verbreitet sind bislang zwei solche Dateiformate. Sie heißen XRechnung und ZUGFeRD.

Die neue E-Rechnungsvorschrift gilt zwar nicht in allen Fällen. Zudem gibt es verschiedene Übergangsfristen. Doch ab dem neuen Jahr müssen sämtliche Unternehmen und Selbstständigen in der Lage sein, E-Rechnungen zu akzeptieren und zu archivieren.

Um den Einstieg in die E-Rechnung übersichtlich zu machen, listet dieser Beitrag auf, welche Schritte Sie jetzt unternehmen sollten und was Sie zur E-Rechnungspflicht wissen müssen.

„E-Rechnung“, „X-Rechnung“, „ZUGFeRD“? Einführende Informationen zum schnellen Verständnis

Wir haben noch mehr Informationen zur E-Rechnung für Sie, darunter auch einführende Hinweise:

• Der kompakte „Leitfaden zu elektronischen Rechnungen“ liefert den perfekten Einstieg.
• In einem knapp neunminütiges YouTube-Interview zur E-Rechnung erläutert WISO MeinBüro Experten Stefan, worum es geht.
• Der Blog-Beitrag „E-Rechnung: Was jetzt für die elektronischen Rechnungen wichtig ist“ erklärt die Sachlage ebenfalls.
• Unter „E-Rechnungen in WISO MeinBüro Desktop“/ „Roadmap E-Rechnungs Funktionen“  lesen Sie, wie unsere Produkte fit für die E-Rechnung gemacht werden.
• Außerdem gibt es eine praktische Anleitung, wie Sie mit WISO MeinBüro „E-Rechnungen erstellen“(WISO MeinBüro Desktop), „E-Rechnungen erstellen“(WISO MeinBüro Rechnungen)
• Sie wollen die steuerrechtlichen Gegebenheiten zur E-Rechnung ganz genau wissen? Das amtliche BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 fasst die Vorgaben der Finanzverwaltung zusammen. Vorsicht, Behördenjargon!

01. Januar 2025: Stichtag für den Empfang von E-Rechnungen

Ab diesem Tag müssen Sie in der Lage sein, E-Rechnungen im vorgeschriebenen XML-Dateiformat zu empfangen und zu archivieren. Dazu benötigen Sie geeignete Software. Sie sollte vor allem mit den zwei in Deutschland besonders verbreiteten E-Rechnungsformaten zurechtkommen: XRechnung und ZUGFeRD.

Anders als für den Versand gibt es beim Empfang von E-Rechnungen keine Übergangsfrist. Wenn ein Lieferant oder Dienstleister Ihnen eine E-Rechnung schickt, müssen sie diese auslesen und im Originalformat archivieren können. Natürlich können Sie freundlich anfragen und um ein anderes Rechnungsformat bitten. Einen Anspruch haben Sie darauf jedoch nicht.

Beim Hybridformat ZUGFeRD ist das Betrachten kein Problem: die Dateien sehen für das menschliche Auge wie PDF-Dokumente aus. Der XML-Teil liegt unter der Oberfläche. Ohne Software sehen sie ihn nicht.

Das gilt erst recht für XRechnung, wie dieses Beispiel deutlich macht. Um eine Rechnung in diesem Format auslesen zu können, benötigen Sie ein geeignetes Programm, zum Beispiel WISO MeinBüro.

Ihnen bleiben nur noch wenige Wochen Zeit, um eine technische Lösung für den Empfang von E-Rechnungen zu organisieren, wenn diese noch nicht vorhanden ist. Eine gesonderte E-Mail-Adresse oder Web-Schnittstelle für E-Rechnungen benötigen Sie nicht.

E-Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden

Wie alle Rechnungsdokumente müssen auch E-Rechnungen revisionssicher aufbewahrt werden, und das für zehn Jahre. Bis zum Jahreswechsel 2024/2025 muss für die Voraussetzungen gesorgt sein.

Das bedeutet: Zumindest die XML-Dateien müssen im Originalformat digital gespeichert werden. Zudem muss das Auslesen der archivierten Rechnungen während der gesamten Aufbewahrungsfrist sichergestellt sein. Nachträgliche Änderungen an den Dateien müssen unmöglich beziehungsweise dauerhaft ersichtlich sein.

Auch diese Anforderungen lassen sich am leichtesten durch eine professionelle Software erfüllen. Programme wie die WISO MeinBüro-Produkte sorgen dafür, dass Ihr Rechnungsarchiv bei Betriebsprüfungen keine Beanstandungen auslöst.

Fallen Ihre Ausgangsrechnungen unter Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht – und zwar alle?

In bestimmten Fällen brauchen Sie sich mit dem Ausstellen von E-Rechnungen nicht zu befassen. Das gilt jedoch nur, wenn Ihre sämtlichen Ausgangsrechnungen in eine der folgenden Kategorien fallen:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Dasselbe gilt für
• An Privatkunden und Endverbraucher können weiterhin konventionelle Rechnungen verschickt werden. Die könnten mit einer XRechnung schließlich wenig anfangen.
• Für umsatzsteuerbefreite Lieferungen und Leistungen bleiben herkömmliche PDF- oder Papier-Rechnungen auch in Zukunft zulässig. Das gilt zum Beispiel für Heilbehandlungen, allgemeinbildenden Unterricht durch freie Dozenten oder Auftritte von Theater- und Musikgruppen mit Umsatzsteuerbefreiung.
• Rechnungen ins Ausland sind eine weitere Ausnahme. Die E-Rechnungspflicht beschränkt sich auf B2B-Rechnungen, bei denen Austeller und Adressat ihren Sitz in Deutschland haben.

In den genannten Fällen können Sie auf die Ausstellung von E-Rechnungen verzichten und müssen sich nicht um ein Programm dafür kümmern. Ob eine halbe Lösung, die nur die Annahme von E-Rechnungen ermöglicht, wirklich sinnvoll ist, sei dahingestellt. Mit einer Buchführungssoftware wie WISO MeinBüro ist das Problem sowohl für Eingangsrechnungen wie Ausgangsrechnungen dauerhaft und auf bequeme Art gelöst.

Übergangsfristen: Sie benötigen das Einverständnis ihrer Geschäftspartner

Anders als beim Empfang hat das Erstellen eigener Rechnungen in den erlaubten XML-Formaten hat grundsätzlich noch über den Jahreswechsel hinaus Zeit. Das gilt selbst bei Rechnungen an Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuerrechts.

• Bis Ende 2026 gilt dafür eine allgemeine Übergangsfrist.
• Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis maximal 800.000 Euro besteht eine weitere Übergangsfrist bis Ende 2027.
• Eine Frist bis Ende 2027 gilt zudem beim Einsatz von EDI. (EDI steht für das vor allem von größeren Unternehmen und Organisationen genutzten Austauschformat „Electronic Data Interchange“.)

In all diesen Fällen muss der Rechnungsadressat einverstanden sein, eine „sonstige Rechnung“ anstelle einer E-Rechnung im vorgeschriebenen XML-Format zu erhalten. Wenn Sie das Ausstellen eigener E-Rechnungen aufschieben wollen, sollten Sie dies bis Jahresende mit Ihren Kunden oder Auftraggebern klären. Eine bestimmte Form muss die Absprache nicht haben, sie kann auch stillschweigend erfolgen, d. h. durch Akzeptieren einer konventionellen Rechnung.

Übergangsfristen: nur für Rechnungen zu Umsätzen aus dieser Zeit

Offenbar wollte der Gesetzgeber ausschließen, dass kurz vor Auslaufen der Übergangsfristen noch in großem Umfang Vorab-Rechnungen im sonstigen Format zu späteren Geschäften gestellt werden. So gilt für alle drei der genannten Übergangsregelungen:

• Sie dürfen nicht für Umsätze angewandt werden, deren Leistungs- oder Lieferdatum nach Ende der Übergangsregelung liegt, selbst wenn die Rechnungsstellung noch innerhalb der Frist erfolgt.
• Auch wenn das Lieferdatum oder der Leistungszeitraum in die Zeit der Übergangsregelung fiel, darf bei einer Rechnungsstellung danach keine konventionelle Rechnung mehr verwendet werden.

Auch Gutschriften und Sammelrechnungen sind betroffen

Die E-Rechnungspflicht betrifft auch Gutschriften (als umgekehrte, vom Leistungsempfänger ausgestellte Rechnungsdokumente), Sammelrechnungen über laufende Lieferungen oder Dienstleistungen sowie Rechnungskorrekturen.

Sie müssen ab dem Jahreswechsel also in der Lage sein, eine eingehende Gutschrift oder Korrektur-Rechnung in Form einer XRechnung zu verarbeiten. Bei Rechnungskorrekturen muss gemäß BMF-Schreiben der Typ der ursprünglichen Rechnung beibehalten werden. Eine fehlerhafte E-Rechnung darf nicht durch eine Papierrechnung korrigiert werden.

Sonderfall: Teilrechnungen, Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen

Bei vielen Geschäften werden zunächst Anzahlungen oder Abschläge in Rechnung gestellt und dann am Ende Schlussrechnungen ausgestellt. In dieser Schlussrechnung sind als Teil der besonderen Rechnungsangaben die Rechnungsbeträge und Umsatzsteuerbeträge der Abschlagsrechnungen anzugeben. Unter „Abschlags- und Schlussrechnungen“ (WISO MeinBüro Desktop)/ „Abschlags- und Schlussrechnungen erstellen” (WISO MeinBüro Rechnungen) lesen Sie dazu eine Praxisanleitung für WISO MeinBüro.

In Bezug auf E-Rechnung gibt es jedoch ein Problem: der vorgeschriebene XML-Standard enthält bislang keine Definition für die entsprechenden Informationen in Schlussrechnungen.

• Das BMF-Schreiben schlägt deshalb vor, statt Abschlags- und Schlussrechnungen isolierte Teilrechnungen für die einzelnen Beträge auszustellen. Anstelle einer Schlussrechnung, offiziell als „Endrechnung“ bezeichnet, wird dann eine sogenannte „Restrechnung“ verschickt. Darin wird nur der noch offene Betrag abgerechnet. Gemäß Umsatzsteueranwendungserlass dürfen allerdings die bereits früher berechneten Beträge und der Gesamtbetrag zumindest genannt werden, solange dies netto erfolgt. (8. Abs. 11 UStAE).
• Alternativ können bis Ende 2027 die in einer Schlussrechnung erforderlichen Angaben zu Abschlagsrechnungen samt Umsatzsteuer als „unstrukturierte Datei“ in die E-Rechnung eingebettet werden.

Auch Verträge sind betroffen: Dauerrechnungen als E-Rechnung

Leicht zu übersehen bei der Umstellung auf die E-Rechnung sind sogenannte Dauerschuldverhältnisse wie Abonnements, Wartungsverträge, die Vereinbarungen mit Reinigungsfirmen sowie Entsorgungs- oder Energiedienstleistern, laufende Softwarelizenz-, Cloud- oder Domain-Verträge und ähnliches mehr.

Solche Verträge regeln im Normalfall eine (fortlaufende) Zahlungspflicht mit Umsatzsteueranteil und zählen deshalb in umsatzsteuerrechtlicher Sicht ebenfalls als Rechnungen. Anders ausgedrückt: auch in Bezug auf solche Verträge besteht E-Rechnungspflicht, wenn keine der Ausnahmen oder Übergangsregelungen greift.

Dem BMF-Schreiben zur E-Rechnung zufolge reicht es, wenn zu solchen Dauerschuldverhältnissen einmalig eine E-Rechnung gestellt wird, und zwar zum ersten Teilleistungzeitraum (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Abschnitt 3.3). Gemeint ist der erste Monat, das erste Quartal oder Jahr, das abgerechnet wird.

Die E-Rechnung muss den Vertrag als Anhang enthalten oder eindeutig auf ihn Bezug nehmen. Eine erneute E-Rechnung ist nötig, wenn sich später die Beträge ändern, etwa durch eine Tarif- oder Mieterhöhung.

Von der E-Rechnungspflicht sind nur Vertragsverhältnisse erfasst, die ab dem 01. Januar 2027 neu abgeschlossen werden. Zu bestehenden beziehungsweise bis dahin vereinbarten Dauerrechnungen wie einem laufenden Mietvertrag muss keine E-Rechnung ausgestellt werden.

Erhalten Sie Rechnungen aus dem Ausland?

In einigen EU-Ländern ist die E-Rechnung schon seit längerem eingeführt. Vorreiter war Italien. Dort ist das E-Rechnungsformat FatturaPA schon seit 2019 verbindlich, die Rechnungen werden über das amtliche „Sistema di Interscambio“ übermittelt. Seit 2022 gilt die E-Rechnungspflicht auch bei grenzüberschreitenden Rechnungen, etwa nach Deutschland. Allerdings sollen die Rechnungsempfänger in diesem Fall zusätzlich eine Rechnung im herkömmlichen Format erhalten.

Der französische E-Rechnungsstandard Factur-X ist voll kompatibel mit dem in Deutschland verbreiteten Standard ZUGFeRD.

In den nächsten Jahren werden weitere EU-Länder die E-Rechnung im B2B-Bereich einführen. Wenn sie regelmäßig Lieferanten oder Dienstleister aus dem EU-Ausland nutzen, sollten sie dies im Auge zu behalten. Erkundigen Sie sich, ob Ihre Geschäftspartner in der Zukunft auf ein E-Rechnungsformat umstellen werden.

Tipps zum Einstieg in die E-Rechnung

• Warten Sie nicht bis zum allerletzten Moment: Testen Sie noch dieses Jahr, ob die von Ihnen gewählte Lösung tatsächlich mit eingehenden E-Rechnungen zurechtkommt.
• Eingehende ZUGFeRD-Rechnungen scheinen zwar problemlos zu sein, selbst wenn Sie keine Software für E-Rechnungen nutzen. Ihr PDF-Teil lässt sich wie eine konventionelle PDF-Datei betrachten. Dabei lauert jedoch ein Risiko: Rechtlich verbindlich sind die XML-Daten. Wenn Sie diese nicht sehen, können Sie auch nicht überprüfen, ob sie mit den sichtbaren Informationen übereinstimmen. Das ist ein Grund mehr, auf ein professionelles Buchführungsprogramm zu setzen.
• Immerhin: das Risiko für den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers ist überschaubar. Der Anspruch darauf besteht zwar nur mit einer Rechnung im korrekten Format, gegebenenfalls einer E-Rechnung. Trotzdem kann selbst dann bei einer „inhaltlich richtigen und vollständigen sonstigen Rechnung“ die Umsatzsteuer in der Regel erstattet werden.
• Allerdings: Bisher schon war bei Beträgen über 250 Euro ein Kassenbon als Beleg nicht ausreichend. Nun gilt das noch mehr: In solchen Fällen benötigen Sie als Unternehmer für den Vorsteuerabzug eine E-Rechnung. Ein Kassenzettel auf Papier besitzt weder alle erforderlichen Angaben noch die vorgeschriebene Form.
• Setzen Sie sich einen Termin, ab dem Sie selbst E-Rechnungen erstellen. Warten Sie trotz der Übergangsfristen nicht zu lange. Es ergibt wenig Sinn, das E-Rechnungsthema nur zur Hälfte anzugehen.
• Wenn Sie ZUGFeRD-Rechnungen erstellen, sehen diese für Privatkunden wie eine normale PDF-Rechnung aus. Geschäftskunden haben die erforderliche XML-Rechnungsstruktur in der Datei eingebettet. Das Format kann also grundsätzlich als Standard für sämtliche Rechnungen verwendet werden.
• Eine Ausnahme sind Behörden, öffentliche Einrichtungen und andere große Organisationen, die ausschließlich das Format XRechnung Wollen Sie sich in der Zukunft um öffentliche Aufträge bewerben? Dann müssen Sie eine XRechnung erstellen können.
• Für die Zukunft ist ein umfassendes elektronisches Meldesystem für E-Rechnungen geplant, so wie es in Italien bereits im Einsatz ist. Dann wird voraussichtlich jede Rechnung direkt digital an dieses System zu übermitteln sein.
• Auch deshalb haben einfache Bastellösungen, etwa auf Grundlage von Word oder Excel, keine Perspektive. Dazu kommt, dass mit solch untauglichen Werkzeugen die Vorschriften zur revisionssicheren Aufbewahrung kaum einzuhalten sind.

Die Arbeitszeiterfassung ist mittlerweile ein zentrales Thema für viele kleine und mittelständische Unternehmen (KMU). Sie dient nicht nur der Dokumentation der Arbeitsstunden, sondern auch der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und der Optimierung interner Abläufe. In Zeiten von Digitalisierung und flexiblen Arbeitsmodellen, wie Homeoffice und hybriden Arbeitsstrukturen, wird es für Personalabteilungen immer schwieriger, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter korrekt und effizient zu erfassen. Doch moderne Software-Lösungen können diese Aufgabe erleichtern.

Warum ist Arbeitszeiterfassung wichtig?

Die Arbeitszeiterfassung dient dazu, die geleisteten Stunden der Mitarbeiter transparent zu dokumentieren. Sie bietet klare Vorteile:

1. Rechtliche Sicherheit: Durch die genaue Erfassung der Arbeitszeiten erfüllen Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen. Insbesondere seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) von 2019 (Rs. C-55/18) zur Arbeitszeiterfassung sind Unternehmen in der EU verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch aufzuzeichnen.
2. Transparenz und Fairness: Mitarbeiter wissen genau, wie viele Stunden sie geleistet haben, und können Überstunden oder Ausgleichstage besser nachvollziehen.
3. Effizienzsteigerung: Durch die Analyse der erfassten Zeiten können Personalabteilungen erkennen, wo Optimierungspotenzial besteht, beispielsweise bei der Schichtplanung oder der Verteilung von Aufgaben.

Die Herausforderungen für KMUs bei der Arbeitszeiterfassung

Viele kleine und mittelständische Unternehmen greifen noch immer auf manuelle oder veraltete Methoden zur Zeiterfassung zurück. Die Nutzung von Excel-Tabellen oder gar handschriftlichen Stundenzetteln ist nicht nur fehleranfällig, sondern auch zeitaufwändig. Dies führt zu Ineffizienzen, die gerade für kleine Unternehmen schnell zu einem Problem werden können. Fehlerhafte Zeiterfassung kann nicht nur zu Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern führen, sondern auch rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, wenn Arbeitszeiten nicht korrekt dokumentiert werden.

Wie Software-Tools wie “WISO MeinBüro Personal” helfen

Moderne Software-Tools bieten eine benutzerfreundliche, digitale Lösung für die Arbeitszeiterfassung. Unser Tool “MeinBüro Personal“ zeichnet sich durch seine einfache Handhabung und vielseitigen Funktionen aus:

1. Automatisierte Erfassung: Mit MeinBüro Personal können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten digital erfassen – sei es über den Computer oder eine App. Das Tool erfasst Start- und Endzeiten der Arbeitszeit sowie Pausen vollautomatisch und sorgt so für eine präzise Dokumentation.
2. Integration in die Lohnbuchhaltung: Ein besonderer Vorteil von MeinBüro Personal ist die nahtlose Integration in die Lohnabrechnung. Arbeitszeiten, Überstunden und Urlaubstage werden automatisch in die Lohnabrechnung übertragen, was den Aufwand für die Personalabteilung erheblich reduziert.
3. Berichte und Auswertungen: Durch die Erfassung der Arbeitszeiten können in MeinBüro Personal jederzeit Berichte generiert werden, die eine Übersicht über Arbeitsstunden, Überstunden und Fehlzeiten bieten. Das ermöglicht eine transparente Kommunikation mit den Mitarbeitern und hilft bei der Optimierung interner Prozesse.
4. Compliance und Datenschutz: Die Software erfüllt alle gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung und sorgt für die sichere Speicherung der sensiblen Mitarbeiterdaten. Dies ist besonders wichtig, um Datenschutzrichtlinien einzuhalten.

Fazit: Effizienz und Rechtssicherheit mit digitaler Arbeitszeiterfassung

Für Personalabteilungen in kleinen und mittelständischen Unternehmen ist die Arbeitszeiterfassung eine wichtige Aufgabe, die durch digitale Tools wie “WISO MeinBüro Personal” erheblich erleichtert werden kann. Durch die Automatisierung und Integration in bestehende Systeme sparen Unternehmen nicht nur Zeit, sondern sorgen auch für eine korrekte und rechtssichere Dokumentation der Arbeitszeiten. Dies schafft nicht nur Vertrauen bei den Mitarbeitern, sondern hilft auch, unnötige Kosten zu vermeiden und die Effizienz der gesamten Organisation zu steigern.

MeinBüro Personal ist eine moderne Lösung, die KMUs dabei unterstützt, die Herausforderungen der Arbeitszeiterfassung zu meistern und gleichzeitig den Überblick über alle wichtigen Daten zu behalten. Eine Investition in eine solche Software zahlt sich schnell aus – sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter.