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Arbeitgeber dürfen neuen Beschäftigten die wesentlichen Bedingungen des Arbeitsvertrags nun per E-Mail zuschicken, ohne ausgedrucktes Papier. Auch Gewerbemietverträge können seit Jahresbeginn 2025 digital übermittelt werden. Dafür hat das „Bürokratieentlastungsgesetz IV“ gesorgt. Allerdings ist in beiden Fällen die genaue Rechtslage wichtig.

Textform statt Schriftform bei „wesentlichen Bedingungen“ von Arbeitsverträgen und Gewerbemietverträgen

Für bestimmte Dokumente legen die Gesetze unterschiedliche formelle Voraussetzungen wie Schriftform, Textform oder elektronische Form fest. Diese Erklärungen und Vereinbarungen sind nur in der jeweils vorgeschriebenen Form wirksam.

Bei zwei Dokumenten, die im Alltag vieler Unternehmen und Selbstständiger vorkommen, wurden die Formvoraussetzungen zu Jahresbeginn geändert. Für die Übermittlung der „wesentlichen Bedingungen“ eines Arbeitsverhältnisses und bei Gewerbemietverträgen genügt nun die Textform statt der Schriftform.

Konkret bedeutet das:

• Bei Einstellung neuer Beschäftigter kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die „wesentlichen Vertragsbedingungen“ per E-Mail oder in Form einer Textdatei Ein schriftlicher, von beiden Seiten eigenhändig unterzeichneter Arbeitsvertrag ist nicht vorgeschrieben. Die wesentlichen Arbeitsbedingungen müssen auch nicht mehr auf Papier ausgehändigt werden.
• Bei Gewerbemietverträgen genügt statt Papier mit Unterschrift in Zukunft ebenfalls die Textform, zum Beispiel eine PDF-Datei.
  Die genaue Rechtslage ist in diesem Fall etwas komplizierter: Beträgt die Vertragslaufzeit mehr als ein Jahr, muss der Gewerbemietvertrag mindestens in Textform vorliegen. Andernfalls gilt das Mietverhältnis unbefristet – und kann deshalb einfacher gekündigt werden. Bisher war diese Regelung von der Schriftform des Vertrags abhängig.

Beide Gesetzesänderungen sind eine Folge des „Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes“ zum 01. Januar 2025 in Kraft getreten.

Schriftform, Textform, elektronische Form

Diese Formvorgaben sind im Bürgerlichen Gesetzbuch definiert.

• Schriftform setzt eine eigenhändige Unterschrift voraus und damit eine Ausfertigung des Dokuments auf Papier. Geregelt ist sie in 126 BGB. Die eigenhändige Unterschrift kann nur durch eine notarielle Beurkundung des Dokuments oder die notarielle Beglaubigung der Zustimmung ersetzt werden.
• Die Textform erfordert zwar einen lesbaren Text. Dieser muss aber nur auf einem „dauerhaften Datenträger“ enthalten sein. Eine Unterschrift ist nicht notwendig. Das Dokument muss der jeweiligen Person aber klar zuzuordnen sein und ihren Namen enthalten. Die gesetzliche Vorgabe steht in 126b BGB.
  Neben Papier erfüllen auch digitale Textformate wie E-Mail, eine Chat-Nachricht, eine Word- oder PDF-Datei oder auch ein Fax die Textform. Voraussetzung ist, dass die „Erklärung“ dauerhaft aufbewahrt oder gespeichert und jederzeit aufgerufen werden kann.
• Als eine weitere Möglichkeit sieht das Gesetz die elektronische Form Damit ist nicht jedes digitale Format gemeint, sondern ein per „qualifizierter elektronischer Signatur“ unterzeichnetes digitales Dokument (§ 126a BGB). Diese
  Signaturen vergeben staatlich anerkannten Trust Center nach einer Identitätsüberprüfung.
  In vielen, aber nicht in allen Fällen kann die elektronische Form alternativ zur Schriftform eingesetzt werden. Beim Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen ist das anders: er muss in Textform oder Schriftform vorliegen, die elektronische Form ist ausgeschlossen.

Arbeitsvertragsbedingungen: Die Nachweispflicht des Arbeitgebers

Damit ein Arbeitsverhältnis mit einem neuen Beschäftigten entsteht, ist kein schriftlicher Arbeitsvertrag erforderlich, den beide Seiten unterzeichnen. Die Vereinbarung kann auch mündlich abgeschlossen werden. Sogar ein „konkludent“, das heißt ohne explizite Absprache getroffener Arbeitsvertrag ist wirksam. Dabei nimmt der Arbeitnehmer einfach seine Tätigkeit auf und der Arbeitgeber bezahlt ihn dafür.

Ohne schriftlichen Arbeitsvertrag hat der Arbeitgeber allerdings eine gesetzliche Nachweispflicht. Rechtsgrundlage ist § 2 Nachweisgesetz. Er hat die „wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses“ aufzuschreiben und sie der neuen Mitarbeiterin oder dem neuen Mitarbeiter zukommen zu lassen.

Bis vor kurzem musste das auf Papier mit eigenhändiger Unterschrift geschehen. Seit Jahresbeginn 2025 sind auch die Textform und die digitale Übermittlung zulässig. Die zusammengefassten Vertragsbedingungen dürfen also zum Beispiel in einer E-Mail, in einer PDF- oder Word-Datei oder sogar per Chat-Nachricht zugeschickt werden.

Voraussetzung ist, dass der oder die neue Beschäftigte mit der Textform einverstanden ist und die Zusammenfassung lesen, speichern und ausdrucken kann. Außerdem soll der Arbeitgeber bei der Übermittlung um eine Empfangsbestätigung bitten. Er hat seine Pflicht aber selbst dann erfüllt, wenn diese nicht eingeht.

Ausnahmen: In welchen Fällen bleibt es bei der Schriftform?

• Befristete Arbeitsverträge müssen in schriftlicher Form vereinbart werden. Das steht in 14 Abs. 4 TzBfG.
• In bestimmten Branchen hat der Nachweis der Arbeitsbedingungen auch in Zukunft in Schriftform zu erfolgen. Sie werden in 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz aufgezählt: Baugewerbe, Gastronomie und Hotellerie, Personenbeförderung, Spedition, Transport und Logistik, Schaustellerei, Forstwirtschaft, Gebäudereinigung, Messebau, Fleischwirtschaft, Sicherheitsgewerbe und Prostitutionsgewerbe.
• Die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses erfordert auch in Zukunft die Schriftform. Es ist nicht möglich, einem Arbeitnehmer per E-Mail noch mündlich wirksam zu kündigen.

Die „wesentlichen Vertragsbedingungen“ des Arbeitsverhältnisses

Folgende Punkte müssen im Nachweis der wesentlichen Arbeitsvertragsbedingungen enthalten sein:

• Name und Adresse des Arbeitgebers
• Name und Adresse des Arbeitnehmers
• Beginn des Arbeitsverhältnisses,
• bei Befristung das Ende (dann ist die Schriftform vorgeschrieben, siehe oben)
• der Arbeitsort beziehungsweise die möglichen Arbeitsorte
• eine kurze Beschreibung der Tätigkeit
• gegebenenfalls die Dauer der Probezeit
• Zusammensetzung und Höhe des Lohns oder Gehalts, einschließlich von Zuschlägen und Zulagen sowie Sonderzahlungen
• die vereinbarte Arbeitszeit
• die Pausenregelungen
• gegebenenfalls Angaben zu Schichten
• gegebenenfalls Angaben zu möglichen Überstunden und deren Bezahlung
• der Jahresurlaub
• Angaben zu Mindeststunden und Abruffristen, falls Arbeit auf Abruf vereinbart wird
• gegebenenfalls vereinbarte Fortbildungsansprüche
• gegebenenfalls ein Hinweis auf Optionen zur betrieblichen Altersvorsorge
• Hinweise auf Form und Frist einer Kündigung
• Hinweise auf Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen, falls relevant

In der Praxis werden viele Arbeitgeber auch in Zukunft Arbeitsverträge ausformulieren. Sie können diese dann dem Arbeitnehmer digital zuschicken. Enthält der Vertrag alle genannten Punkte, sind Papier und Unterschrift nicht mehr notwendig.

Textform bei Gewerbemietverträgen

Geändert wurde außerdem die Formerfordernis für Gewerbemietverträge gemäß § 578 BGB. Auch dafür genügt nun die Textform statt der Schriftform. Gewerbemietvereinbarungen können somit in einer Datei oder sogar in einer E-Mail oder Textnachricht gefasst werden.

Dabei ist die Rechtslage etwas kompliziert. Das liegt nicht nur daran, dass ein seriöser Gewerbemietvertrag das Format einer WhatsApp-Nachricht sprengt. Der genannte § 578 BGB in Verbindung mit § 550 BGB und § 580a BGB ergeben gemeinsam folgende Rechtslage im Gewerbemietrecht:

• Wie Arbeitsverträge können auch Gewerbemietverträge grundsätzlich in jeder Form abgeschlossen werden und führen zu einem wirksamen Vertragsverhältnis.
• Allerdings sind befristete Gewerbemietverträge von mehr als einem Jahr Laufzeit nur dann möglich, wenn sie mindestens in Textform (früher Schriftform) vorliegen. Andernfalls entfällt die Befristung und es gilt ein unbefristetes Mietverhältnis.
• In diesem Fall kann das Gewerbemietverhältnis bereits nach einem Jahr gekündigt werden, und zwar jeweils am Beginn eines Quartals zum Ende des folgenden Quartals.

Dies ist relevant, weil Gewerbemietverträge sehr häufig befristet sind und keine vorherige Möglichkeit zur ordentlichen Kündigung vorsehen. Formfehler des Vertrags führen dazu, dass das Mietverhältnis wie beschrieben dauerhaft gilt – und jede der beiden Seiten so vor Fristablauf aus dem Vertrag herauskommt.

Beispiel: Ein Vermieter und ein Mieter vereinbaren eine fünfjährige Miete von Gewerberäumen. Allerdings erfolgt die Einigung nicht in Textform, sondern durch ein mündliches Angebot und dessen Annahme in einer Chat-Nachricht aus wenigen Worten. In diesem Fall können beide Seiten bereits nach einem Jahr kündigen und das Mietverhältnis nach anderthalb Jahren beenden.

Ohnehin ist die praktische Auswirkung der geänderten Formerfordernis begrenzt. Gewerbemietverträge sind in der Regel komplexe Dokumente, aus gutem Grund. Der Übergang zur Textform ermöglicht es, diese Vertragswerke direkt als PDF oder in einem anderen digitalen Format auszutauschen. Ein Präsenztermin zur Unterschrift auf Papier ist nicht mehr notwendig.

Umsatzsteuerfreie Kleinunternehmer: Das hat sich 2025 geändert

Selbstständige, die die Kleinunternehmer-Regelung nutzen, stellen ihren Kunden keine Umsatzsteuer in Rechnung. Die Regelungen zum Kleinunternehmerstatus wurden mit Jahresbeginn 2025 in einigen wichtigen Punkten geändert.

Neues Jahr, neue Regelungen für umsatzsteuerliche Kleinunternehmer

Selbstständige mit begrenztem Jahresumsatz müssen ihren Kunden keine Umsatzsteuer berechnen: Sie dürfen Rechnungen ohne Umsatzsteueranteil ausstellen. Im Gegenzug erhalten sie die Vorsteuer nicht vom Finanzamt ersetzt, das heißt die Umsatzsteuerbeträge, die sie an ihre eigenen Dienstleister und Lieferanten bezahlen. Diese Befreiung von der Umsatzsteuer ist der im Umsatzsteuergesetz definierte Kleinunternehmerstatus.

Mit Wirkung ab dem 01. Januar 2025 wurden die gesetzlichen Vorgaben für Kleinunternehmer in mehreren wichtigen Punkten geändert.

• Die Umsatzsteuergrenzen für Kleinunternehmer wurden erhöht und sind nun anders definiert.
• Innerhalb der EU gelten grenzüberschreitende Kleinunternehmer-Bestimmungen.
• Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen.
• Außerdem wurde eine besondere Steuernummer für sie eingeführt.

Nutzen Sie die Kleinunternehmer-Option bereits, planen Sie eine Gründung als Kleinunternehmer oder könnte Ihr Umsatz absehbar unter die Kleinunternehmergrenze fallen? Dann sollten Sie die neuen Bestimmungen kennen. Dieser Beitrag fasst sie zusammen.

Die bis einschließlich 2024 geltende Rechtslage sowie die Vor- und Nachteile der Umsatzsteuerfreiheit fasst der Beitrag „Für wen gilt die Kleinunternehmerregelung?“ zusammen.

Neue, höhere Kleinunternehmer-Umsatzgrenzen

Durch die Änderung wurden die Umsatzgrenzen für Kleinunternehmer angehoben. Um die Kleinunternehmerregelung in Anspruch zu nehmen, gelten seit 2025 folgende Beträge:

• Der Vorjahresumsatz darf maximal 25.000 Euro betragen haben.
• Der Umsatz im aktuellen Jahr kann höchstens 100.000 Euro erreichen.

Umsatzgrenzen jetzt netto und ohne Prognose

Neben den Beträgen ändert sich auch die Art, wie die Umsatzgrenzen festgelegt sind. Die Umsatzgrenzen für das Vorjahr und das laufende Jahr gelten nun netto, ohne die Umsatzsteuer, die auf diese Umsätze anfallen würde.

Außerdem geht der Anspruch auf den Kleinunternehmerstatus verloren, sobald die 100.000-Euro-Umsatzgrenze erreicht wird. Dann muss der bisherige Kleinunternehmer – im laufenden Jahr – damit beginnen, Rechnungen mit Umsatzsteuer auszustellen. Immerhin betrifft dies nur alle neu hinzukommenden Umsätze beziehungsweise Geschäfte ab Erreichen der Grenze. Eine rückwirkende Umsatzsteuerpflicht tritt nicht ein.

Bis 2024 lag die Vorjahresumsatzgrenze bei 22.000 Euro. Die Grenze für das laufende Jahr betrug „voraussichtlich“ 50.000 Euro, bei Überschreitung trat die Umsatzsteuerpflicht erst mit dem nächsten Jahr ein. Diese Festlegung per Prognose ist nun Geschichte.

Umsatzsteuerfreie Umsätze bleiben außen vor

Bei der Berechnung, ob die Umsätze die Kleinunternehmer-Umsatzgrenze erreichen, werden viele Umsatzsteuerfreie Kleinunternehmer: das hat sich 2025 geändert

Selbstständige, die die Kleinunternehmer-Regelung nutzen, stellen ihren Kunden keine Umsatzsteuer in Rechnung. Die Regelungen zum Kleinunternehmerstatus wurden mit Jahresbeginn 2025 in einigen wichtigen Punkten geändert.

Rechnungsvorschriften für Kleinunternehmer: Hinweis ist Pflicht

Schon bisher war es für Kleinunternehmer sinnvoll, in Ausgangsrechnungen einen Hinweis auf ihren Status zu geben. Schließlich sollte dem Rechnungsadressaten und einem möglichen Betriebsprüfer des Finanzamts sofort klar werden, warum keine Umsatzsteuer berechnet wurde.

Nun ist ein entsprechender Hinweis explizit vorgeschrieben. Kleinunternehmer sollten deshalb auf ihren Rechnungen einen Satz wie beispielsweise „Keine Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG“ unterbringen.

Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen

Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Erstellung von E-Rechnungen dauerhaft ausgenommen. Das ist Teil der neuen Rechnungsvorschriften, die speziell für Selbstständige mit diesem Status gelten. Die Ausnahme umfasst jedoch nicht den Empfang von E-Rechnungen. Auf eingehende elektronische Rechnungsformate müssen auch Kleinunternehmer vorbereitet sein.

Hintergrund: Mit Beginn des Jahres 2025 trat auch die E-Rechnungspflicht in Kraft. Sie beschränkt sich zunächst einmal auf den Empfang: Selbstständige und Unternehmen müssen nun in der Lage sein, elektronische Rechnungen in den zugelassenen XML-Formaten anzunehmen und auszulesen. Verschicken müssen sie E-Rechnungen je nach Umsatz erst ab 2027 oder 2028.

E-Rechnungen empfangen und auslesen? Kein Problem mit WISO MeinBüro!

• Weitere Informationen zur E-Rechnungspflicht liefert „Ihre Checkliste: Bereit für die E-Rechnung“.
• Warum Sie mit WISO MeinBüro in Sachen elektronischer Rechnung auf der sicheren Seite sind, erläutert „E-Rechnungen: Was Unternehmer wissen müssen“.

Weitere Informationen und gesetzliche Grundlagen

Die gesetzlichen Bestimmungen und amtlichen Vorgaben im Originalwortlaut sind nicht immer leicht verständlich. Trotzdem kann sich die Lektüre lohnen. Schließlich geben die dort formulierten Regelungen im Zweifel  den Ausschlag.

• Die „Besteuerung der Kleinunternehmer“ ist vor allem im Umsatzsteuergesetz geregelt, und zwar in 19 UStG. Dort stehen die Umsatzgrenzen und weitere Vorgaben für den Kleinunternehmerstatus.
• Die Regelungen zur Nutzung einer Kleinunternehmer-Steuerbefreiung in anderen EU-Ländern sind im neu eingefügten 19a UStG enthalten. Er setzt die EU-Richtlinie 2020/285 in deutsches Recht um.
• Die Rechnungsvorschriften für Kleinunternehmer finden sich in der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, genauer im neuen 34a UStDV.
• Informationen zu den neuen grenzüberschreitenden Regelungen für Kleinunternehmer stellt die EU-Kommission auf einer eigenen Website Die Erklärungen sind auf Englisch, mit einer Übersetzungsfunktion ins Deutsche.
• Das Bundesfinanzministerium fasst seine Vorgaben für die Finanzverwaltung im Umsatzsteuer-Anwendungserlass Die neueste Version stammt vom 31. Dezember 2024 und bezieht sich noch auf die frühere Rechtslage. Die Verwaltungsanweisungen zum Kleinunternehmer-Paragrafen finden sich ab Textseite 721 (Seite 744 der PDF-Datei).

eine ganze Reihe umsatzsteuerfreier Leistungen gemäß Gesetz nicht berücksichtigt. Das entspricht der umsatzsteuerrechtlichen Logik, da dafür ohnehin keine Befreiung benötigt wird.

Außen vor bleiben unter anderem Umsätze als Versicherungsmakler, aus der Vermietung von Immobilien, aus Heilbehandlungen oder Pflegedienstleistungen sowie Umsätze, die Kulturschaffende mit Orchestern, Bands, Show- oder Theatergruppen erzielen, falls ihr Bundesland ihnen eine Steuerbefreiung ausgestellt hat. Die genaue Liste ergibt sich aus § 19 Abs. 2 UStG. In Zweifelsfragen kann eine Steuerberaterin oder ein Steuerberater weiterhelfen.

EU-KU-Regelung: Umsatzsteuerfreie Geschäfte über EU-Grenzen hinweg

Bis zu den neuen Änderungen war der Kleinunternehmer-Status eine rein nationale Sache. Deutsche Selbstständige konnten damit umsatzsteuerfreie Geschäfte in Deutschland abwickeln. Hatten ihre Kunden ihren Sitz im EU-Ausland, wurden sie allerdings dort umsatzsteuerpflichtig und mussten sich deshalb dort bei den Finanzbehörden registrieren. Das Gleiche galt umgekehrt für Selbstständige mit Sitz in einem anderen EU-Land in Bezug auf deutsche Kunden.

Das hat sich nun geändert. Seit dem 01. Januar gibt es die Möglichkeit, Kleinunternehmer-Befreiungen grenzüberschreitend in der gesamten Europäischen Union in Anspruch zu nehmen. Diese „EU-KU-Regelung“ beruht auf einer EU-Richtlinie.

Konkret läuft es darauf hinaus, dass eine in Deutschland ansässige Selbstständige auch ihren Kunden in Frankreich, den Niederlanden oder in Italien umsatzsteuerfreie Rechnungen stellen kann, wenn ihre Umsätze die im jeweiligen Land festgelegten Grenzen für Kleinunternehmer einhalten. Die Befreiungen in anderen EU-Staaten muss nicht einzeln in jedem Land beantragt werden.  Für die zentrale Inanspruchnahme der EU-KU-Regelung hat das Bundeszentralamt für Steuern eine Plattform eingerichtet. Voraussetzungen sind:

• Der Vorjahresumsatz und der Umsatz im laufenden Jahr dürfen EU-weit jeweils 100.000 Euro nicht überschreiten.
• Die Kleinunternehmergrenze des jeweiligen Staats kann niedriger liegen und muss eingehalten werden. So wurden beispielsweise in Österreich 55.000 Euro für das laufende und das Vorjahr festgesetzt. Wer dort höhere Umsätze erzielt, wird umsatzsteuerpflichtig.
• Der oder die Selbstständige müssen sich für die EU-KU-Plattform registrieren und über eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer (KU–IdNr.) verfügen. Diese wird ebenfalls vom Bundeszentralamt für Steuern zugewiesen.

Die Registrierung für das EU-KU-Verfahren und der Antrag auf Erteilung einer KU-IdNr. erfolgt ausschließlich digital über das Onlineportal des BZSt. Zur Anmeldung am Portal können die Zugangsdaten der Steuerplattform Elster genutzt werden.

Selbstständige und Freiberufler sind eine tragende Säule der deutschen Wirtschaft. Doch wie steht es wirklich um ihre Arbeitsbedingungen, ihre Zufriedenheit und ihre Perspektiven? Antworten auf diese und viele weitere Fragen liefert der Selbstständigenreport 2024, den der Verband der Gründer und Selbstständigen Deutschland e.V. (VGSD) gemeinsam mit WISO MeinBüro veröffentlicht hat.

Die zentralen Ergebnisse des Reports

Laut der Untersuchung fühlen sich fast 90 Prozent der befragten Selbstständigen von der Politik nicht respektiert oder ernst genommen. Dieses alarmierende Ergebnis verdeutlicht, wie groß der Nachholbedarf bei der Anerkennung und Unterstützung dieser Berufsgruppe ist. Der Report bietet eine detaillierte Analyse, die auf breiter Datenbasis fundiert ist. Mehr zu den zentralen Erkenntnissen finden Sie in der Pressemitteilung zum Report.

Selbstständige im Fokus der Medien und Politik

Die Ergebnisse des Selbstständigenreports haben nicht nur in den Medien für Aufsehen gesorgt, sondern auch im Deutschen Bundestag für Diskussionen gesorgt. In einer Rede wurde auf die Auswertungen des Reports Bezug genommen, was die Relevanz der Thematik unterstreicht. Die entsprechende Rede ist in der Mediathek des Bundestags abrufbar.

Ein besonders detaillierter Bericht zum Selbstständigenreport wurde vom VGSD veröffentlicht. Dieser bietet Einblicke in die Herausforderungen, denen sich Selbstständige aktuell stellen müssen, und macht klar, dass strukturelle Veränderungen dringend notwendig sind. Den Artikel können Sie auf der Webseite des VGSD lesen.

Was bedeutet das für die Zukunft der Selbstständigkeit?

Der Selbstständigenreport 2024 zeigt deutlich, dass eine grundlegende Diskussion über die Rahmenbedingungen für Selbstständige dringend notwendig ist. Themen wie soziale Absicherung, steuerliche Regelungen und der Abbau von Bürokratie stehen dabei im Fokus. Als Software-Anbieter setzen auch wir uns dafür ein, Selbstständige nicht nur mit guten Software-Lösungen, sondern auch durch aktive Mitgestaltung solcher Diskussionen zu unterstützen.

Fazit

Der Selbstständigenreport 2024 ist ein wichtiger Weckruf für Politik, Medien und Gesellschaft. Er zeigt, dass die Bedürfnisse von Selbstständigen nicht nur wahrgenommen, sondern endlich auch ernst genommen werden müssen. Wir sind stolz darauf, Teil dieses richtungsweisenden Projekts zu sein und freuen uns darauf, gemeinsam mit unseren Partnern und Kunden an einer besseren Zukunft für Selbstständige zu arbeiten.