Sie fragen sich, was ist ein Beleg ist und wodurch er sich auszeichnet? Denn häufig hört man zum Thema Buchführung den Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“. Aber was soll das heißen?
Im folgenden Blogbeitrag finden Sie interessante Fakten rund um das Thema Belege und Ihre Bedeutung in der Buchhaltung. Außerdem erhalten Sie Antworten auf zentrale Fragen, wie beispielsweise: Was ist ein Beleg? Wofür werden Belege benötigt? Welche Belegarten gibt es?
Belege in der Buchhaltung
Wenn Sie in der Buchhaltung etwas belegen müssen, geht es darum etwas zu beweisen oder zu quittieren. Denn für jeden Zugang oder Abgang von betrieblichem Mitteln, wie zum Beispiel Geldwerte, brauchen Sie einen schriftlichen Nachweis. Dieser Nachweis dokumentiert die Richtigkeit Ihres Betriebsvorgangs. Hierfür kommt ein sogenannter Beleg infrage.
Ein Beleg ist nicht nur an Geldwerte, sondern ebenso an Sachwerte gebunden und wird dementsprechend ebenfalls bei Materialeinnahmen oder Materialentnahmen erstellt. Unter dem Begriff Beleg fallen beispielsweise Rechnungen, Quittungen, Kassenzettel und Inventurlisten.
Was heißt „Keine Buchung ohne Beleg“?
Der Beleg ist ein wichtiges Grundelement der Buchführung. Er ist die Basis für jede Buchung und gilt als Beweis für die Richtigkeit Ihrer Aufzeichnungen. Wenn Sie also eine Buchung eines Geschäftsvorfalls ohne Beleg vornehmen ist diese ungültig. Darüber hinaus gilt für Belege eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.
Ein Beleg muss dabei nicht zwingend auf Papier gedruckt sein, er kann gleichermaßen in digitaler Form (z. B. PDF-Dokument) abgespeichert werden. Bei Belegen auf Thermopapier müssen Sie, bevor diese verblassen, unbedingt Kopien anfertigen und auch die Originale aufheben.
Welche Angaben müssen Belege enthalten?
Bei einem Beleg handelt es sich um ein offizielles Dokument, dessen Angaben fest geregelt sind. So vielfältig Belege sind, so vielfältig sind die unterschiedlichen Angaben, die diese enthalten müssen. Doch es gibt drei Angaben, die für alle Belege gleichermaßen zwingend erforderlich sind:
- Vorgangsbezeichnung
- Datum
- Betrag
Welche Belegarten gibt es?
In der Buchhaltung können Belege auf unterschiedliche Art unterteilt werden. Sie geben zum einen Aufschluss darüber, woher sie stammen und zum anderen können Belege nach ihrem Verwendungszweck zugeordnet werden.
Die häufigsten Belegarten sind:
- Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Eingangs- und Ausgangsgutschriften
- Kontoauszüge
- Lohn- und Gehaltslisten
- Quittungen
- Entnahmebelege
- Steuerbescheide
Darüber hinaus lassen sich Belege in drei wesentliche Kategorien unterteilen: Externe Belege, interne Belege und Eigenbelege.
Was ist ein externer Beleg?
Der externe Beleg wird auch Fremdbeleg genannt. Hierunter versteht man einen Beleg, der von außerhalb in Ihr Unternehmen gereicht wird. Ein plausibles Beispiel für das Entstehen eines externen Belegs ist: Sie nehmen eine Leistung eines externen Dienstleisters in Anspruch und erhalten eine Rechnung.
Was ist ein interner Beleg?
Ein interner Beleg wird von Ihrem Unternehmen erstellt und findet Verwendung, wenn Sie für Kunden eine Rechnung stellen. Aber auch firmeninterne Posten, wie zum Beispiel Privatentnahmen oder Lohnzahlungen, müssen mit internen Belegen dokumentiert werden.
Was ist ein Notbeleg?
Wer kennt es nicht, einmal war man unachtsam und schon kann man einen wichtigen Beleg nicht mehr wiederfinden. Für solche Fälle hat das Finanzamt ein kleines Schlupfloch vorgesehen – den Eigenbeleg (auch Notbeleg genannt). Der Eigenbeleg wird von Ihrem Unternehmen für eine externe Leistung erstellt und beinhaltet die gleichen Angaben eines externen Belegs.
Eigenbelege sollten immer glaubwürdig sein und eine Ausnahme bilden. Ansonsten könnte, seitens des Finanzamtes, Ihre gesamte Buchhaltung in Zweifel gezogen werden. Im Blogbeitrag „Eigenbeleg erstellen: Das sollten Sie beachten!“ erfahren Sie mehr darüber.
MeinBüro erleichtert den Umgang mit Belegen
MeinBüro ist Ihre All-in-One Bürosoftware, die Sie bei der Büroarbeit unterstützt und entlastet. Damit Sie Ihre Belege nicht nur einfach schreiben, sondern auch immer schnell zur Hand haben, bietet Ihnen MeinBüro eine effiziente Lösung für die digitale Aufbewahrung Ihrer Belege.
In den integrierten digitalen Dokumentmappen finden Sie elektronische Belege, wie zum Beispiel PDF-Eingangsrechnungen, ohne langes Suchen dort wieder, wo sie hingehören. Dabei bilden Kontoauszug, Buchung und Buchungsbeleg in MeinBüro eine organische Einheit.
Auch Ihre Printbelege können Sie zu den entsprechenden Buchungen hinzufügen. Scannen Sie einfach Ihren Beleg ein und hinterlegen Sie diesen dem entsprechenden Buchungsvorgang. Bitte beachten Sie, dass der Gesetzgeber verlangt, dass Sie jeden Beleg – ob in Papierform oder Digital – 10 Jahre lang im Ursprungsformat aufbewahren.
