Obwohl Sie nicht dazu verpflichtet sind, einen Lieferschein auszustellen, zählt er in unserem Geschäftsleben zu den am weitesten verbreiteten Dokumenten. Kein Wunder, denn Lieferscheine bieten praktische Vorteile. Aber was ist ein Lieferschein, was genau sollte er enthalten und wie lange muss man Lieferscheine eigentlich aufbewahren?
Was ist ein Lieferschein und welche Vorteile bietet er?
Der Lieferschein, oder auch Warenbegleitschein, wird zusammen mit Ware verschickt, im Gegensatz zu einer Rechnung, die auch separat versendet werden kann. Darin werden vor allem die in der Sendung enthaltenen Waren aufgelistet sowie das Lieferdatum.
Diese Angaben im Lieferschein sind hilfreich für Sie selbst und für Ihre Kunden, denn so kann man sehr einfach abgleichen, ob die Bestellung und die tatsächliche Lieferung übereinstimmen.
Zudem können Sie bei Ihren Rechnungen auf einen Lieferschein verweisen, wenn das Lieferdatum zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung noch unbekannt ist. Dann kann der Lieferschein das Lieferdatum “nachliefern”.
Beachten Sie: Ein Lieferschein ersetzt keine Rechnung! Er enthält nicht alle vorgeschriebenen Pflichtangaben einer Rechnung. Ohne diese können Ihre Kunden zum Beispiel die Umsatzsteuer nicht im Rahmen des Vorsteuerabzugs geltend machen. Auch mit Lieferschein sind Sie zur zeitnahen Rechnungsstellung verpflichtet.
Muss ich Lieferscheine ausstellen?
Nein. Es besteht keine Pflicht, Lieferscheine auszustellen. In der täglichen Geschäftspraxis gehören sie aber inzwischen zum Standard. Da immer mehr Waren online bestellt und geliefert werden, nimmt die Bedeutung des Lieferscheins sogar eher noch zu.
Das ist auch ganz logisch, denn er ermöglicht die schnelle Überprüfung einer Warensendung für beide Seiten. Mit einer Rechnungs- und Bürosoftware lassen sich Lieferscheine außerdem schnell und einfach auf der Basis eines Angebots erzeugen.
Daher sollten Sie bei Ihren Lieferscheinen auch auf die üblichen Bestandteile achten, damit diese den Erwartungen Ihrer Kunden entsprechen. Natürlich können Sie auch elektronische Lieferscheine erstellen und etwa als PDF verschicken.
Welche Angaben sollte ein Lieferschein enthalten?
Folgende Informationen auf dem Lieferschein sind wichtig, damit ein Wareneingang einwandfrei geprüft werden kann:
- Die Namen von Lieferant und Empfänger
- Die Auftragsnummer bzw. der Name des Auftrags
- Das Versand- und wenn möglich das Lieferdatum
- Die Menge und Bezeichnung der einzelnen gelieferten Waren (Packliste)
Ergänzen können Sie ihn zum Beispiel um folgende Angaben:
- Möglicherweise die Einzelpreise der Waren
- Eventuelle Nachlieferungen
- Genauere Informationen zur Versandart
- Eine individuelle und durchlaufende Nummer wie bei Rechnungen – das vereinfacht die Zuordnung sowie Reklamationen.
- Ihre Kontaktdaten für Rückfragen – wie bei sämtlichen Ihrer geschäftlichen Anschreiben und Dokumente.
Wie lange muss ich einen Lieferschein aufbewahren?
Früher mussten Lieferscheine sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Mit dem zweiten Bürokratieentlastungsgesetz (2017) hat man diese Frist abgeschafft. Als Empfänger müssen Sie Lieferscheine jetzt nur noch bis zum Erhalt der Rechnung aufbewahren, als Absender entsprechend so lange, bis Sie die Rechnung verschickt haben.
Nur wenn ein Lieferschein als Buchungsbeleg fungiert, müssen Sie diesen zehn Jahre lang behalten. Das ist etwa dann der Fall, wenn die Rechnung wie oben beschrieben hinsichtlich des Liefer- oder Leistungszeitpunkts auf den Lieferschein Bezug nimmt.
Denken Sie bitte dran: Für die dazugehörige Rechnung gilt ebenfalls eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.
