Häufig fällt im Geschäftsleben der Begriff Quittung. Aber was ist eine Quittung und was gilt es zu beachten, wenn Sie eine Quittung ausstellen möchten? Im Blogbeitrag erfahren Sie alles Wichtige rund um das Thema Quittungen.
Im allgemeinen Sprachgebrauch wird eine Quittung auch kleine Rechnung genannt. In diesem Zusammenhang muss man wissen, dass die Rechnung der zentrale Beleg in der Buchhaltung ist.
Welche Funktion haben Quittungen?
Eine Quittung belegt beispielsweise den Empfang für eine Lieferung oder einer Leistung im Wert von bis zu 250€. In den meisten Fällen wird der Empfang von Geld oder Waren quittiert. Eine Rechnung hingegen ist eine Forderung an Ihren Kunden für eine Leistung und ein fälliges Entgelt.
Wann werden Quittungen ausgestellt?
Einer der wichtigsten Grundsätze der Buchführung lautet: „Keine Buchung ohne Beleg“. Das gilt auch für die Zahlung einer Rechnung. Häufig werden Rechnung per Überweisung gezahlt und der Kontoauszug belegt die Richtigkeit einer Transaktion. Wenn allerdings eine Rechnung in bar beglichen wird kommt eine Quittung ins Spiel. Sie dokumentiert den Empfang einer Barzahlung für eine Leistung.
Welche Angaben gehören auf eine Quittung?
Ob händisch oder auf dem Quittungsblock ausgestellt, eine Quittung ist ein offizielles Dokument. Dementsprechend sind auch die Angaben, die eine Quittung enthalten muss, gesetzlich festgelegt. Auch wenn auf einer Quittung deutlich weniger Angaben als auf einer Rechnung vermerkt sind, muss sie folgende Pflichtangaben enthalten:
- Name sowie Anschrift von Quittungsempfänger und Rechnungssteller
- Erbrachte Leistung
- Betragshöhe in Zahlen und Worten
- Nettobetrag des Betrags und der korrekte Steuersatz, oder Hinweis auf Steuerbefreiung
- Ausstellungsdatum und -Ort
- Unterschrift und Stempel
Tipps für den richtigen Umgang mit Quittungen
Damit Ihnen beim Ausstellen von Quittungen keine Fehler unterlaufen, empfehlen wir Ihnen gültige Quittungsformulare zu verwenden, wie zum Beispiel einen Quittungsblock. Sollten Sie eine eigene Quittungsvorlage verwenden, prüfen Sie diese auf die Richtigkeit der Angaben.
Das Ausstellen von Quittungen mit einem Quittungsblock scheint einfach. Dennoch ist Vorsicht und Achtsamkeit geboten. Denn wer als Kleinunternehmer versehentlich die Umsatzsteuer auf einer Quittung ausweist, schuldet diesen Betrag automatisch dem Finanzamt. So können fehlerhafte Quittungen Ihren Vorsteuerabzug gefährden und das Finanzamt kann Nachforderungen geltend machen.
Rechnungen als Quittungen erstellen
In MeinBüro haben Sie die Möglichkeit sogenannte Barverkauf-Rechnungen anzulegen. Da auf einer solchen Barverkaufs-Rechnung die Bestätigung für den Erhalt des Geldbetrages ausgewiesen ist, fungiert die Rechnung als Quittung und erfüllt die rechtlichen Anforderungen. So eignen sich diese, wenn Sie gelegentlich Artikel und Leistungen gegen Bares verkaufen wollen und eine rechtssichere Quittung benötigen.
So geht’s: Quittungen schreiben mit MeinBüro
Öffnen Sie die Software MeinBüro, wechseln Sie in den Bereich „Finanzen“ und gehen Sie zum Reiter „Zahlungen Bank/Kasse“.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu Barverkauf“ <F8> und bestätigen Sie (einmalig) die Anlage eines anonymen Rechnungsvordruck für Ihren „B A R V E R K A U F“-Kunden.
Anschließend können Sie Ihrem Kunden eine Rechnung als Quittung ausstellen. Anders als bei händischen Quittungen, oder beim Quittungsblock, kommt das Dokument beispielsweise ohne Unterschrift aus. Denn MeinBüro ergänzt, auf Grundlage Ihrer Rechnungsvorlage, alle relevanten Angaben für die Gültigkeit Ihrer Quittung.
