Vertraulichkeitsvereinbarung oder gar Geheimhaltungsvereinbarung klingt dramatisch. Tatsächlich sind solche „Non Disclosure Agreements“ (NDA) im Geschäftsleben jedoch weit verbreitet. Viele Unternehmen setzen NDAs bei der Auftrags- oder Vertragsanbahnung ein.
Kein Wunder: Immerhin lernt ein potenzieller Auftragnehmer eine Menge Interna seines Kunden kennen. Oft bereits während der Vertragsverhandlungen.
Externe Dienstleister …
- werden in Bedarfsplanung und Projektabläufe eingeweiht,
- erfahren viel über aktuelle Produktentwicklungen,
- haben Einblick in Strategien, Budgets und Marketingpläne und
- erhalten womöglich sogar Einblick in Quellcodes, Rezepturen oder geheime Produktionsverfahren.
Dass solches Wissen nicht bei Wettbewerbern landen soll, ist nur zu verständlich.
Welche Punkte sind im NDA geregelt?
Ein NDA soll verhindern, dass Geschäftspartner vertrauliches Unternehmens-Know-how absichtlich oder durch Unachtsamkeit preisgeben.
- Auf welche Geschäftsgeheimnisse, Produkte, Herstellungsprozesse, Erfindungen, geschäftliche Beziehungen, Geschäftsstrategien, Businesspläne, Finanzplanungen, Personalangelegenheiten, Daten, Quellcodes etc. bezieht sich das NDA konkret?
- Klar sein sollte auch, was unter Geheimhaltung zu verstehen ist: Wer darf wem was mitteilen? Welche Mitarbeiter können eingebunden werden? Dürfen Subunternehmen beauftragt werden – und wenn ja, für welche Aufgaben?
- Manchmal sind konkrete Sicherungsmaßnahmen für die Zusammenarbeit vorgeschrieben. Macht der Auftraggeber Vorgaben zum Speichern oder Übertragen von Daten oder zur Verwendung bestimmter Software?
- Neben der Verpflichtung zu Verschwiegenheit und Wahrung der Vertraulichkeit sind häufig Vertragsstrafen vorgesehen. Enthält das NDA Strafandrohungen – und wie bestimmt sich deren Höhe?
- Sinnvollerweise sollte die Geheimhaltungsvereinbarung nach einem konkreten Zeitraum enden: Ist eine solche Frist festgelegt, beispielsweise zwei oder drei Jahre nach dem Ende des Informationsaustauschs?
So oder so: In jedem Fall müssen Sie als Auftragnehmer genau prüfen, was der Vertrag konkret regelt. Spätestens wenn es um hohe Summen geht, sollten Sie die Vertraulichkeitsvereinbarung Ihres Kunden vor der Unterschrift einem Anwalt zur Prüfung vorlegen!
NDA: typische Stolperfallen
Einen Grund, die Unterschrift unter Verschwiegenheitserklärungen prinzipiell zu verweigern, gibt es dagegen nicht. Schon weil das in vielen Fällen die weitere Auftragsanbahnung unmöglich macht.
Wie bei jedem Vertrag sollten Sie einem NDA jedoch nur zustimmen, wenn Sie die Bestimmungen genau gelesen, ihre Bedeutung verstanden und an verschiedene Szenarien gedacht haben:
- Ihr Laptop muss repariert werden, das Servicepersonal kann die gespeicherten Projektpläne des Kunden lesen. Oder sie verschicken eine E-Mail zum Stand der Arbeit an die falsche Adresse. Schon damit haben Sie Ihre Verschwiegenheitspflicht „schuldhaft verletzt“.
- Je nach NDA-Gestaltung müssen Sie Ihrerseits Teammitglieder oder Sub-Auftragnehmer zur Verschwiegenheit verpflichten.
- Prüfen Sie, ob Ihre Berufshaftpflichtversicherung eine mögliche Vertragsstrafe abdeckt. In vielen Fällen wird das nicht der Fall sein.
Hinzu kommt: Gilt eine Geheimhaltungsvereinbarung über einen langen Zeitraum oder ist sie gar unbefristet, dann bleibt das Risiko entsprechend lange bestehen.
Vertragsstrafe ist nicht gleich Schadenersatz
In vielen NDAs ist eine Vertragsstrafe vorgesehen, oft „in angemessener Höhe“ und „nach billigem Ermessen“. Eine konkrete Festlegung kann zu Problemen aufgrund des AGB-Rechts führen – jedenfalls dann, wenn ein vorformulierter NDA-Mustertext Verwendung findet.
- Die Vertragsstrafe ist genau das, was ihr Name besagt: Strafe für eine Verletzung der Vertragsbestimmungen. Sie wird auch dann fällig, wenn der Auftraggeber keinen konkreten Schaden erleidet!
- Schadenersatz ist ein zusätzlicher Anspruch, der unabhängig vom NDA auf Gesetzen beruht.
Der Unterschied ist wichtig: Unter Umständen sehen Sie sich nach dem Bruch einer Geheimhaltung mit beiden Forderungen konfrontiert!
Der Sinn einer Geheimhaltungsvereinbarung
Ein NDA dient in erster Linie der Abschreckung: Es ist ein Instrument zum Selbstschutz, mit dem Auftraggeber ihr geschäftliches Know-how sichern. Deshalb besteht kein Anlass zu grundsätzlichem Misstrauen oder gar Paranoia, wenn ein Kunde die Unterzeichnung einer solchen Vereinbarung verlangt.
Trotzdem: Genau hinschauen sollten Sie vor der Unterschrift unbedingt. Und natürlich gilt es, das NDA bei der Arbeit dann auch einzuhalten und umzusetzen. Die Informationen aus einem Auftrag, bei dem Vertraulichkeit vereinbart wurde, sind mit größter Umsicht zu behandeln. Das gilt zwar auch ohne Vertraulichkeitsvereinbarung: Drohende NDA-Vertragsstrafen machen Verletzungen der Verschwiegenheitspflicht aber noch riskanter!
NDA-Muster:
- Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationsverarbeitung (BSI) stellt das Muster einer Vertraulichkeitsvereinbarung mit optionaler Vereinbarung zu IT-Sicherungsmaßnahmen bereit.
- Die Muster-Vertraulichkeitsvereinbarung der Anwaltskanzlei Luther enthält gezielte Ausfüllhinweise.
- Eine ausführliche Muster-Geheimhaltungsvereinbarung gibt es beim Verband der Automobilindustrie (VDA).
- Auch der Verband der Maschinen- und Anlagenbauer (VDMA) stellt das Muster einer Geheimhaltungsvereinbarung zum Download bereit.
Weiterführende MeinBüro-Lektüre
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- MeinBüro-Support: So schließen Sie einen Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AVV) ab
