Die Überlassung von Firmen-Handys, Tablets oder Notebooks an die Beschäftigten zum Privatgebrauch ist steuerfrei. Diese Regelung im Einkommensteuerrecht ist auch für kleinere Arbeitgeber ein interessantes Mittel zur Mitarbeiterbindung.
Die Überlassung von Smartphones oder Laptops an Beschäftigte ist steuerfrei
Das Einkommensteuergesetz kennt eine ganze Reihe an Arbeitgeberleistungen, für die keine Lohnsteuer anfällt. Zu den steuerfreien Leistungen gehört auch die Möglichkeit „der privaten Nutzung von betrieblichen Datenverarbeitungsgeräten und Telekommunikationsgeräten“.
Einfacher ausgedrückt: Wenn der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer ein iPhone, ein neues Notebook, ein schickes Tablet oder einen Highend-Laptop überlässt, die auch oder ausschließlich zum Privatgebrauch bestimmt sind, dann hat der Mitarbeiter einen geldwerten Vorteil. Schließlich muss er das entsprechende Gerät nicht selbst anschaffen. Lohnsteuer muss er auf diese Form von Sachlohn jedoch nicht bezahlen.
Die Steuerfreiheit gilt außer …
- für das Gerät selbst auch
- für Zubehör wie einen WLAN-Router oder ein Ladegerät,
- für Software wie etwa ein Anti-Viren-Programm (aber nur, wenn es auch betrieblich eingesetzt wird),
- für Dienstleistungen rund um diese Geräte wie eine kostenpflichtige Installation oder Reparatur und
- für vom Arbeitgeber übernommene Verbindungsentgelte für diese Geräte, d. h. die Internet- und Mobilfunkosten.
Dagegen schließt die Finanzverwaltung „Spaßgeräte“ wie Smart-TVs, Spielekonsolen oder E-Book-Reader von der Steuerbegünstigung aus. Entsprechendes gilt für Software: vom Arbeitgeber bezahlte Spiele sind nicht steuerfrei.
Voraussetzung: Eigentum des Arbeitgebers
Entscheidende Voraussetzung: Das überlassene Gerät bleibt weiterhin Eigentum des Arbeitgebers. Wenn der oder die Beschäftigte es selbst im Fall der Kündigung behalten kann, ist die Nutzung nicht steuerfrei. Um das eindeutig zu regeln, sollte eine Überlassungsvereinbarung unterzeichnet werden. Entsprechendes gilt, falls das Gerät geleast ist: dann muss der Arbeitgeber Vertragspartner des Leasing-Gebers sein.
Außerdem muss derjenige, dem das Gerät überlassen wird, beim Arbeitgeber beschäftigt sein. Es genügt bereits ein Minijob.
Die Lohnsteuerfreiheit ist bei überlassenen Smartphones und Laptops im Gegensatz zu vielen anderen steuerfreien Leistungen nicht darauf beschränkt, dass dieser Vorteil zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn oder Gehalt gewährt wird. Der Barlohn kann alternativ im Gegenzug zur Überlassung des Smartphones um dessen Wertbetrag gesenkt werden. Die Steuerfreiheit erfasst auch solche Barlohn-Umwandlungen.
Das stimmt nicht in Bezug auf die Sozialversicherung. Die steuerfreie Überlassung ist in der Sozialversicherung abgabenfrei – jedoch nur, wenn diese Leistung zusätzlich erfolgt.
Der Mitarbeiter bekommt das Gerät geschenkt? Dann kann die Lohnsteuer pauschal berechnet werden
Wenn das vom Arbeitgeber bezahlte Smartphone, Tablet oder Notebook Eigentum des Mitarbeiters wird („Übereignung“), muss auf seinen Wert Lohnsteuer bezahlt werden. Die Steuer kann jedoch pauschal in Höhe von 25 Prozent entrichtet werden. In der Folge entfallen die Sozialversicherungsabgaben. Je nach Einkommen ergibt sich also selbst bei Übereignung eine Steuerersparnis.
Für die pauschal besteuerte Übereignung kommen „Datenverarbeitungsgeräte“ und ihr Zubehör einschließlich Software und Internetzugang in Frage. Der Arbeitgeber kann zudem Zuschüsse zu den Internetkosten des Arbeitnehmers leisten, diese müssen dann aber zusätzlich zum Lohn oder Gehalt erfolgen. Reine Telefongeräte ohne Internetzugriff sind von der Lohnsteuer-Pauschalierung ausgeschlossen, aber davon gibt es ja kaum noch welche.
Beispielszenario: iPhone statt Barlohn
Ihr Mitarbeiter möchte sich ein neues iPhone für 950 Euro holen. Sie schlagen ihm vor: Sie als Arbeitgeber kaufen das Gerät und überlassen es ihm zur rein privaten Nutzung. Sie übernehmen auch die Mobilfunkkosten. Im Gegenzug senken Sie sein Bruttogehalt einmalig um 950 Euro. Dazu schließen Sie eine Überlassungsvereinbarung mit ihm ab, die festlegt, dass das iPhone Unternehmenseigentum bleibt. Ihr Mitarbeiter spart Geld, denn er zahlt keine Verbindungsgebühren. Außerdem wird ihm die Lohnsteuer, die auf die 950 Euro anfallen würde, nicht abgezogen. Allerdings fallen auf den Betrag die Sozialversicherungsbeiträge an. Außerdem muss der Mitarbeiter das Telefon zurückgeben, falls er das Unternehmen verlässt.
Oder: Sie kaufen das Gerät, ohne das Gehalt zu senken. Nutzen darf es der Mitarbeiter, Eigentümer ist ihr Unternehmen. In diesem Fall entfallen sowohl die Lohnsteuer als auch die Sozialversicherungsabgaben auf den Wert des Telefons.
In beiden Fällen können Sie den Kaufpreis des iPhones als Betriebsausgaben ansetzen, selbst wenn es ausschließlich privat von Ihrem Mitarbeiter genutzt wird.
Andere mögliche Gestaltung: „Arbeitgeber kauft Mitarbeiter-Handy“
Eine andere Variante zum Sparen von Lohnsteuer: der Arbeitgeber kauft der Mitarbeiterin ihr privates Smartphone für einen geringen Betrag ab – als Kaufpreis genügt ein Euro. Dann stellt er es ihr durch einen Überlassungsvertrag zur Verfügung. Damit liegt das Telefon jetzt im Eigentum des Unternehmens. Trotzdem lohnt sich die Sache für die Mitarbeiterin, denn der Arbeitgeber verpflichtet sich zur Übernahme aller Verbindungskosten sowie möglicher Reparaturkosten. Diese Leistung ist für sie steuerfrei.
Dieses Gestaltungsmodell wollte die Finanzverwaltung lange nicht akzeptieren. Im amtlichen Lohnsteuer-Handbuch wird es noch immer als unzulässig dargestellt. Doch das ist überholt: Der Bundesfinanzhof hat es inzwischen ausdrücklich gebilligt.
Lohnsteuer-Sparmodell für kleinere Betriebe
Nicht jedem Arbeitnehmer wird es gefallen, wenn sein privat genutztes Telefon oder das zuhause verwendete Notebook Eigentum des Arbeitgebers ist. Auf Grundlage einer guten Vertrauensbasis lassen sich die beschriebenen Steuervergünstigungen jedoch praxisnah nutzen. Selbst kleinere Arbeitgeber können damit die Lohnsteuerlast senken, je nach Gestaltung auch noch Sozialversicherungsabgaben sparen und die Beschäftigten enger ans Unternehmen binden.
Die gesetzliche Grundlage und andere Quellen
Die Steuerfreiheit der Überlassung folgt aus § 3 Nr. 45 EstG. Die Finanzverwaltung hat im amtlichen Lohnsteuer-Handbuch Hinweise zur Umsetzung veröffentlicht (LStH R 3.45 und H 3.45). Die auf den Fall der zusätzlichen Leistung beschränkte Sozialversicherungsfreiheit ergibt sich aus § 1 Abs. 1 Nr. 1 SvEV.
Die pauschale Versteuerung übereigneter IT-Geräte ist Gegenstand von § 40 Abs. 2 Nr. 5 EstG. Auch dazu gibt es Richtlinien im amtlichen Lohnsteuer-Handbuch (LStH R 40.2, „Datenverarbeitungsgeräte und Internet“). Die Sozialversicherungsfreiheit folgt aus § 1 Abs. 1 Satz 2 SvEV.
Die Steuerfreiheit der vom Arbeitgeber bezahlten Verbindungsentgelte, nachdem er dem Arbeitnehmer das Handy für einen Euro abgekauft hat, wurde vom Bundesfinanzhof Ende 2022 anerkannt (BFH, 23.11.2022, VI R 50/20).
