Mit dem Begriff „Akonto-Zahlungen“ können viele Selbstständige und Unternehmer wenig anfangen – von der dazugehörigen Insider-Abkürzung „a/c“ ganz zu schweigen. Dabei kommen Vorauszahlungen und andere Teilzahlungen im Geschäftsleben gar nicht einmal selten vor: Denn genau darum handelt es sich bei den ominösen Akonto-Zahlungen, die auch als Abschlagszahlungen bezeichnet werden.
Anlässe für Akonto-Zahlungen gibt es viele – denken Sie nur an …
- Vorauszahlungen auf Mietnebenkosten (z. B. Heizung, Strom und Wasser), deren endgültige Höhe zum Zeitpunkt der monatlichen Fälligkeit noch nicht feststehen. Oder auch an
- Teilzahlungen, durch die bei größeren Projekten das Risiko zwischen Auftraggebern und Auftragnehmern gerechter verteilt wird.
Bitte beachten Sie: Rechtlich zulässig sind Akontozahlungen auf jeden Fall. Bei Dienst- und Kaufverträgen müssen sie aber einzelvertraglich vereinbart werden. Bei diesen Vertragsarten ist das Entgelt ansonsten erst nach erbrachter Leistung (beim Dienstvertrag) oder nach Abnahme durch den Kunden (beim Werkvertrag) fällig. Nur beim Kaufvertrag muss der Kaufpreis grundsätzlich sofort bei Vertragsschluss bezahlt werden.
Akonto-Begriffsvielfalt
Akontozahlungen laufen im Geschäftsleben unter vielen verschiedenen Bezeichnungen, die obendrein nicht immer einheitlich verwendet werden. Hier die wichtigsten Begriffe im Überblick:
Anzahlung
Eine Anzahlung erfolgt beim Kaufvertrag nach Vertragsschluss, aber vor Übergabe der Ware (zum Beispiel bei zurückgelegter Ware bis zur vollständigen Bezahlung am POS).
Vorschuss
Ein Vorschuss wird beim Dienstvertrag vor Leistungserbringung verlangt und gezahlt.
Vorauszahlung
Eine Vorauszahlung erfolgt beim Werkvertrag vor dem Beginn der Arbeiten.
Abschlagszahlungen
Abschlagszahlungen werden beim Werkvertrag vor Fertigstellung eines Werks oder beim Dienstvertrag noch vor vollständig erbrachter Leistung fällig.
Teilzahlungen
Teilzahlungen erfolgen beim Werkvertrag nach bereits erbrachten Teilleistungen, die für den Empfänger bereits einen eigenständigen wirtschaftlichen Wert haben.
Schlusszahlung
Bei der Schlusszahlung erfolgt die Zahlung nach …
- Lieferung (Kaufvertrag mit Anzahlung),
- Leistungserbringung (Dienstvertrag mit Vorschuss) oder
- Abnahme durch den Auftraggeber (Werkvertrag mit Abschlagszahlung).
Vorkasse
Vorkasse ist beim Kaufvertrag die vollständige Bezahlung vor der Lieferung.
Ratenzahlung
Als Ratenzahlung werden beim Kaufvertrag Teilzahlungen nach bereits erfolgter Lieferung bezeichnet.
Fällig sind Voraus- und Teilzahlungen in der Regel sofort bei Zugang der Rechnung beim Empfänger.
Bewährte Akonto-Modelle
Sie sehen: Als Auftragnehmer brauchen Sie nicht zu warten, bis ein Auftrag komplett abgeschlossen ist und der Kunde das Ergebnis endgültig abgenommen hat. Welche Art von Akontozahlungen Sie in welcher Höhe vereinbaren können, hängt von der Branche und Ihrer Verhandlungsposition ab. Sie können einen oder mehrere Euro-Teilbeträge verlangen oder sich mit Ihrem Kunden auf mehrere prozentuale Teilzahlungen einigen, die bei Erreichen bestimmter Projekt-Meilensteine fällig werden.
Häufig praktiziert wird zum Beispiel eine dreigeteilte Bezahlung der Auftragssumme:
- ein Drittel fällig bei Auftragserteilung,
- ein Drittel fällig bei Lieferung und
- Schlussrechnung fällig nach Abnahme durch den Kunden.
Für solche Teilzahlungsmodelle erzeugt WISO MeinBüro im Handumdrehen steuerlich korrekte Rechnungsdokumente: Abschlags- und Schlusszahlungen werden dabei – wie gesetzlich vorgeschrieben – als Bruttoeinnahmen behandelt. So sorgt das Programm dafür, dass die Umsatzsteueranteile bei der Umsatzsteuervoranmeldung desjenigen Voranmeldezeitraums berücksichtigt werden, in dem der Rechnungsausgleich erfolgt.
Praxistipp: Akonto-Zahlungen mit WISO MeinBüro
Wenn Sie das MeinBüro-Modul Auftrag+ nutzen, stellen Sie im Handumdrehen Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen aller Art aus. Die „Abschlagsdefinitionen“ Ihrer einzelnen Teilrechnungen nehmen Sie im Arbeitsbereich „Verkauf“ – „Aufträge“ vor. Nachdem Sie einen Auftrag neu angelegt (oder auf Grundlage eines bereits vorhandenen kopiert) haben, klicken Sie am unteren Seitenrand auf die Schaltfläche (1) „Abschlagsdefinitionen“:
- Über (2) „Neu F2“ legen Sie dort die absoluten Beträge der einzelnen Abschlagszahlungen fest.
- Per Mausklick auf die Schaltfläche (3) „Betrag durch Prozentwert vom Auftrag ermitteln“ können Sie die Abschlagszahlungen alternativ auf Grundlage von (4) Prozentvorgaben ermitteln lassen.
- Mit zwei Mausklicks auf (5) und (6) „OK“ schließen Sie Ihre Eingaben ab.
Wichtig: Die letzte Teilzahlung brauchen Sie nicht festzulegen. Über den verbliebenen Restbetrag stellt WISO MeinBüro abschließend eine Schlussrechnung aus. Den Zeitpunkt der Fälligkeit Ihrer Schlussrechnung legen Sie dabei selbst fest.
Zurück zu den Abschlagsdefinitionen: Nachdem Sie alle Teilzahlungen festgelegt haben, klicken Sie in der Auftragsverwaltung („Aufträge erfassen / bearbeiten“) auf die Schaltfläche „Lief./Re. erstellen F3“ („Lieferschein / Rechnung erstellen“):
Daraufhin öffnet sich der folgenden Auswahl-Dialog:
Sobald die vereinbarten Meilensteine erreicht sind, erzeugen Sie über den Auswahlpunkt „Nächste Abschlagsrechnung erstellen“ und „Weiter F11“ nach und nach die einzelnen Abschlagsrechnungen:
Sind alle Abschlagsrechnungen verschickt, erstellen Sie auf demselben Weg Ihre Schlussrechnung.
Bitte beachten Sie: Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen sind Teil des MeinBüro-Moduls Auftrag+. Zu dessen Funktionsumfang gehören außerdem professionelle Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Preisanfragen. Händler können zudem Proforma-Rechnungen erstellen: Damit lassen sich Inhalt und Wert einer Warensendung rechtssicher dokumentieren – etwa bei Auslandsgeschäften gegenüber dem Zoll.
Tipp: Den kompletten Funktionsumfang aller MeinBüro-Module können Sie jederzeit zu Testzwecken direkt aus dem Programm heraus per Mausklick aktivieren und 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich ausprobieren. Falls Sie ein bestimmtes Modul im Anschluss an die Testphase dauerhaft nutzen möchten, schalten Sie es in unserem Onlineshop einfach frei.
