Bürokratieentlastung ab 2025: Arbeitsverträge und Gewerbemietverträge per E-Mail

Arbeitgeber dürfen neuen Beschäftigten die wesentlichen Bedingungen des Arbeitsvertrags nun per E-Mail zuschicken, ohne ausgedrucktes Papier. Auch Gewerbemietverträge können seit Jahresbeginn 2025 digital übermittelt werden. Dafür hat das „Bürokratieentlastungsgesetz IV“ gesorgt. Allerdings ist in beiden Fällen die genaue Rechtslage wichtig.

Textform statt Schriftform bei „wesentlichen Bedingungen“ von Arbeitsverträgen und Gewerbemietverträgen

Für bestimmte Dokumente legen die Gesetze unterschiedliche formelle Voraussetzungen wie Schriftform, Textform oder elektronische Form fest. Diese Erklärungen und Vereinbarungen sind nur in der jeweils vorgeschriebenen Form wirksam.

Bei zwei Dokumenten, die im Alltag vieler Unternehmen und Selbstständiger vorkommen, wurden die Formvoraussetzungen zu Jahresbeginn geändert. Für die Übermittlung der „wesentlichen Bedingungen“ eines Arbeitsverhältnisses und bei Gewerbemietverträgen genügt nun die Textform statt der Schriftform.

Konkret bedeutet das:

• Bei Einstellung neuer Beschäftigter kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die „wesentlichen Vertragsbedingungen“ per E-Mail oder in Form einer Textdatei Ein schriftlicher, von beiden Seiten eigenhändig unterzeichneter Arbeitsvertrag ist nicht vorgeschrieben. Die wesentlichen Arbeitsbedingungen müssen auch nicht mehr auf Papier ausgehändigt werden.
• Bei Gewerbemietverträgen genügt statt Papier mit Unterschrift in Zukunft ebenfalls die Textform, zum Beispiel eine PDF-Datei.
  Die genaue Rechtslage ist in diesem Fall etwas komplizierter: Beträgt die Vertragslaufzeit mehr als ein Jahr, muss der Gewerbemietvertrag mindestens in Textform vorliegen. Andernfalls gilt das Mietverhältnis unbefristet – und kann deshalb einfacher gekündigt werden. Bisher war diese Regelung von der Schriftform des Vertrags abhängig.

Beide Gesetzesänderungen sind eine Folge des „Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes“ zum 01. Januar 2025 in Kraft getreten.

Schriftform, Textform, elektronische Form

Diese Formvorgaben sind im Bürgerlichen Gesetzbuch definiert.

• Schriftform setzt eine eigenhändige Unterschrift voraus und damit eine Ausfertigung des Dokuments auf Papier. Geregelt ist sie in 126 BGB. Die eigenhändige Unterschrift kann nur durch eine notarielle Beurkundung des Dokuments oder die notarielle Beglaubigung der Zustimmung ersetzt werden.
• Die Textform erfordert zwar einen lesbaren Text. Dieser muss aber nur auf einem „dauerhaften Datenträger“ enthalten sein. Eine Unterschrift ist nicht notwendig. Das Dokument muss der jeweiligen Person aber klar zuzuordnen sein und ihren Namen enthalten. Die gesetzliche Vorgabe steht in 126b BGB.
  Neben Papier erfüllen auch digitale Textformate wie E-Mail, eine Chat-Nachricht, eine Word- oder PDF-Datei oder auch ein Fax die Textform. Voraussetzung ist, dass die „Erklärung“ dauerhaft aufbewahrt oder gespeichert und jederzeit aufgerufen werden kann.
• Als eine weitere Möglichkeit sieht das Gesetz die elektronische Form Damit ist nicht jedes digitale Format gemeint, sondern ein per „qualifizierter elektronischer Signatur“ unterzeichnetes digitales Dokument (§ 126a BGB). Diese
  Signaturen vergeben staatlich anerkannten Trust Center nach einer Identitätsüberprüfung.
  In vielen, aber nicht in allen Fällen kann die elektronische Form alternativ zur Schriftform eingesetzt werden. Beim Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen ist das anders: er muss in Textform oder Schriftform vorliegen, die elektronische Form ist ausgeschlossen.

Arbeitsvertragsbedingungen: Die Nachweispflicht des Arbeitgebers

Damit ein Arbeitsverhältnis mit einem neuen Beschäftigten entsteht, ist kein schriftlicher Arbeitsvertrag erforderlich, den beide Seiten unterzeichnen. Die Vereinbarung kann auch mündlich abgeschlossen werden. Sogar ein „konkludent“, das heißt ohne explizite Absprache getroffener Arbeitsvertrag ist wirksam. Dabei nimmt der Arbeitnehmer einfach seine Tätigkeit auf und der Arbeitgeber bezahlt ihn dafür.

Ohne schriftlichen Arbeitsvertrag hat der Arbeitgeber allerdings eine gesetzliche Nachweispflicht. Rechtsgrundlage ist § 2 Nachweisgesetz. Er hat die „wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses“ aufzuschreiben und sie der neuen Mitarbeiterin oder dem neuen Mitarbeiter zukommen zu lassen.

Bis vor kurzem musste das auf Papier mit eigenhändiger Unterschrift geschehen. Seit Jahresbeginn 2025 sind auch die Textform und die digitale Übermittlung zulässig. Die zusammengefassten Vertragsbedingungen dürfen also zum Beispiel in einer E-Mail, in einer PDF- oder Word-Datei oder sogar per Chat-Nachricht zugeschickt werden.

Voraussetzung ist, dass der oder die neue Beschäftigte mit der Textform einverstanden ist und die Zusammenfassung lesen, speichern und ausdrucken kann. Außerdem soll der Arbeitgeber bei der Übermittlung um eine Empfangsbestätigung bitten. Er hat seine Pflicht aber selbst dann erfüllt, wenn diese nicht eingeht.

Ausnahmen: In welchen Fällen bleibt es bei der Schriftform?

• Befristete Arbeitsverträge müssen in schriftlicher Form vereinbart werden. Das steht in 14 Abs. 4 TzBfG.
• In bestimmten Branchen hat der Nachweis der Arbeitsbedingungen auch in Zukunft in Schriftform zu erfolgen. Sie werden in 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz aufgezählt: Baugewerbe, Gastronomie und Hotellerie, Personenbeförderung, Spedition, Transport und Logistik, Schaustellerei, Forstwirtschaft, Gebäudereinigung, Messebau, Fleischwirtschaft, Sicherheitsgewerbe und Prostitutionsgewerbe.
• Die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses erfordert auch in Zukunft die Schriftform. Es ist nicht möglich, einem Arbeitnehmer per E-Mail noch mündlich wirksam zu kündigen.

Die „wesentlichen Vertragsbedingungen“ des Arbeitsverhältnisses

Folgende Punkte müssen im Nachweis der wesentlichen Arbeitsvertragsbedingungen enthalten sein:

• Name und Adresse des Arbeitgebers
• Name und Adresse des Arbeitnehmers
• Beginn des Arbeitsverhältnisses,
• bei Befristung das Ende (dann ist die Schriftform vorgeschrieben, siehe oben)
• der Arbeitsort beziehungsweise die möglichen Arbeitsorte
• eine kurze Beschreibung der Tätigkeit
• gegebenenfalls die Dauer der Probezeit
• Zusammensetzung und Höhe des Lohns oder Gehalts, einschließlich von Zuschlägen und Zulagen sowie Sonderzahlungen
• die vereinbarte Arbeitszeit
• die Pausenregelungen
• gegebenenfalls Angaben zu Schichten
• gegebenenfalls Angaben zu möglichen Überstunden und deren Bezahlung
• der Jahresurlaub
• Angaben zu Mindeststunden und Abruffristen, falls Arbeit auf Abruf vereinbart wird
• gegebenenfalls vereinbarte Fortbildungsansprüche
• gegebenenfalls ein Hinweis auf Optionen zur betrieblichen Altersvorsorge
• Hinweise auf Form und Frist einer Kündigung
• Hinweise auf Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen, falls relevant

In der Praxis werden viele Arbeitgeber auch in Zukunft Arbeitsverträge ausformulieren. Sie können diese dann dem Arbeitnehmer digital zuschicken. Enthält der Vertrag alle genannten Punkte, sind Papier und Unterschrift nicht mehr notwendig.

Textform bei Gewerbemietverträgen

Geändert wurde außerdem die Formerfordernis für Gewerbemietverträge gemäß § 578 BGB. Auch dafür genügt nun die Textform statt der Schriftform. Gewerbemietvereinbarungen können somit in einer Datei oder sogar in einer E-Mail oder Textnachricht gefasst werden.

Dabei ist die Rechtslage etwas kompliziert. Das liegt nicht nur daran, dass ein seriöser Gewerbemietvertrag das Format einer WhatsApp-Nachricht sprengt. Der genannte § 578 BGB in Verbindung mit § 550 BGB und § 580a BGB ergeben gemeinsam folgende Rechtslage im Gewerbemietrecht:

• Wie Arbeitsverträge können auch Gewerbemietverträge grundsätzlich in jeder Form abgeschlossen werden und führen zu einem wirksamen Vertragsverhältnis.
• Allerdings sind befristete Gewerbemietverträge von mehr als einem Jahr Laufzeit nur dann möglich, wenn sie mindestens in Textform (früher Schriftform) vorliegen. Andernfalls entfällt die Befristung und es gilt ein unbefristetes Mietverhältnis.
• In diesem Fall kann das Gewerbemietverhältnis bereits nach einem Jahr gekündigt werden, und zwar jeweils am Beginn eines Quartals zum Ende des folgenden Quartals.

Dies ist relevant, weil Gewerbemietverträge sehr häufig befristet sind und keine vorherige Möglichkeit zur ordentlichen Kündigung vorsehen. Formfehler des Vertrags führen dazu, dass das Mietverhältnis wie beschrieben dauerhaft gilt – und jede der beiden Seiten so vor Fristablauf aus dem Vertrag herauskommt.

Beispiel: Ein Vermieter und ein Mieter vereinbaren eine fünfjährige Miete von Gewerberäumen. Allerdings erfolgt die Einigung nicht in Textform, sondern durch ein mündliches Angebot und dessen Annahme in einer Chat-Nachricht aus wenigen Worten. In diesem Fall können beide Seiten bereits nach einem Jahr kündigen und das Mietverhältnis nach anderthalb Jahren beenden.

Ohnehin ist die praktische Auswirkung der geänderten Formerfordernis begrenzt. Gewerbemietverträge sind in der Regel komplexe Dokumente, aus gutem Grund. Der Übergang zur Textform ermöglicht es, diese Vertragswerke direkt als PDF oder in einem anderen digitalen Format auszutauschen. Ein Präsenztermin zur Unterschrift auf Papier ist nicht mehr notwendig.