Was sind E-Rechnungen?
Eine E-Rechnung ist, einfach ausgedrückt, die strukturierte elektronische Form einer herkömmlichen Papierrechnung. Eine PDF-Rechnung ist damit nicht automatisch eine E-Rechnung. Die E-Rechnung enthält alle üblichen Informationen einer Rechnung, muss jedoch bestimmten Standards entsprechen, damit Sie rechtlich anerkannt werden kann. E-Rechnungen können in verschiedenen elektronischen Formaten erstellt und versendet werden, wobei die gängigsten Formate XML oder PDF (mit integrierten XML-Daten) sind.
Warum wird die E-Rechnung in Deutschland verpflichtend?
Die Umstellung auf E-Rechnungen ist Teil eines größeren digitalen Transformationsprozesses innerhalb der Europäischen Union, um den grenzüberschreitenden Handel zu erleichtern und die Effizienz öffentlicher Verwaltungen zu steigern. Für Deutschland bedeutet dies eine Anpassung an EU-Richtlinien und eine Vereinheitlichung des Rechnungsverkehrs, was letztlich zu einer schnelleren und sichereren Abwicklung von Geschäftstransaktionen führen soll.
Herausforderungen für Kleinunternehmer
Obwohl die Vorteile von E-Rechnungen offensichtlich sind, könnten Kleinunternehmer vor spezifischen Herausforderungen stehen, darunter:
- Technische Hürden:
Die Umstellung auf ein volldigitales Rechnungssystem erfordert eine gewisse technische Infrastruktur und Know-how, was für Kleinunternehmer eine Herausforderung darstellen kann. Nicht jedes kleine Unternehmen verfügt über die notwendigen Ressourcen oder das Fachwissen, um diese Umstellung reibungslos zu bewältigen. - Kosten:
Die Anfangsinvestition in eine geeignete Softwarelösung für E-Rechnungen kann für kleinere Unternehmen eine finanzielle Belastung darstellen. Auch können laufende Kosten für die Wartung und Aktualisierung der Software anfallen. - Schulung und Anpassung:
Mitarbeiter müssen in der Handhabung neuer Software geschult werden, was Zeit und Ressourcen erfordert. Ebenso kann die Anpassung interner Prozesse an das neue System eine Herausforderung darstellen.
Warum zwei Standards sinnvoll sind
Das ändert sich konkret ab 2025
- Verpflichtung zur Erstellung elektronischer Rechnungen bei inländischen B2B-Geschäften
- Neue, allgemeine Format-Vorgaben für Rechnungen nach der EU Norm CEN 16931
- Die Vorrangstellung der Papierrechnung soll abgeschafft werden. Zukünftig gilt die elektronische Rechnung als führend
- Diverse rechtliche Anpassungen, die die elektronische Rechnung in Bezug auf Echtheit, Gültigkeit, Lesbarkeit und Wertigkeit mit der Rechnung in Papierform gleichstellen
Wichtige Begriffe kurz erklärt
E-Rechnung
Der Begriff E-Rechnung meint die allgemeine digitale Rechnung, die mit strukturierten Daten ohne Medienbrüche per elektronischer Übermittlung zum Empfänger übertragen wird.
XRechnung
Mit XRechnung wird der Standard zu elektronischen Rechnungsstellung bezeichnet, der beispielsweise bei öffentlichen Auftragsgebern seit einigen Jahren verpflichtend Anwendung findet. XRechnung definiert dabei Art und Umfang der technischen Zusammenstellung von Rechnungsinformationen im XML-Format.
ZUGFeRD
Das Datenformat ZUGFeRD wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)
für den Austausch elektronischer Rechnungsdaten erarbeitet als deutsche Antwort auf die europäischen Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU. Als hybride Lösung ermöglicht das ZUGFeRD Format im Gegensatz zur XRechnung auch eine für Menschen lesbare Rechnungsform, z.B als PDF mit integrierten XML-Daten.
So erstellen Sie E-Rechnungen mit WISO MeinBüro
In unseren WISO MeinBüro Buchhaltungstools können Sie auch jetzt schon E-Rechnungen generieren:
- In WISO MeinBüro Rechnungen können Sie mit der Erweiterung efacto XRechnung elektronische Rechnungen als PDF im XRechnungsformat erzeugen. Wir arbeiten jedoch bereits an einer Lösung E-Rechnungen direkt aus der Anwendung heraus versenden und später auch empfangen zu können.
- WISO MeinBüro Desktop ermöglicht Ihnen den Export von eRechnungen im ZUGFeRD-Format oder XML-Format direkt aus der Anwendung
Fazit
Mit der richtigen Vorbereitung, den passenden Ressourcen und einer offenen Einstellung zur Digitalisierung können auch Kleinunternehmer diese Herausforderung erfolgreich meistern und von den Vorteilen der digitalen Rechnungslegung profitieren.
