Einführung der E-Rechnung: das gilt für Verträge und Dauerrechnungen

Einführung der E-Rechnung: das gilt für Verträge und Dauerrechnungen

Die Einführung der E-Rechnungspflicht betrifft auch Mietverträge, Wartungsverträge und andere sogenannte Dauerschuldverhältnisse. Lesen Sie, was in Zukunft bei Dauerrechnungen über wiederkehrende Zahlungen erforderlich ist.

Ausführliche Informationen zur E-Rechnungspflicht allgemein lesen Sie in unserem Beitrag „Ab 2025 kommt die E-Rechnung: Was zu tun ist“.

Verträge und Dauerschuldverhältnisse

Mit Dauerschuldverhältnissen sind Vereinbarungen gemeint, die eine kontinuierliche Dienstleistung oder Lieferung betreffen. Beispiele dafür sind:

• Abonnements
• Mietverträge
• Software-Lizenzverträge, Domain- und Hosting-Verträge sowie Service Level Agreements
• Wartungsverträge
• Verträge mit Energieversorgern oder Müllentsorgungsbetrieben
• Vereinbarungen zur regelmäßigen Belieferung mit Rohstoffen oder Lebensmitteln
• Leasing-Verträge
• etc.

Typisch für solche Vertragsverhältnisse ist, dass die Abrechnung in regelmäßigen Zeitabständen erfolgt, zum Beispiel monatlich, quartalsweise oder jährlich. Oft verlängern sie sich automatisch, oder sind mit unbegrenzter Laufzeit abgeschlossen, so dass sie erst durch eine Kündigung beendet werden. Das muss allerdings nicht der Fall sein.

Der Vertrag als Rechnung: Dauerrechnung

Wie bei einmaligen Geschäften sind die fortlaufenden Dienstleistungen oder kontinuierlichen Lieferungen in den meisten Fällen umsatzsteuerpflichtig. Wenn der pro Zahlungsintervall anfallend Betrag gleichbleibt, muss nicht für jeden Zahlungszeitraum eine eigene Rechnung gestellt werden.

Stattdessen kann der Vertrag als Dauerrechnung fungieren, wenn er alle Informationen enthält, die § 14 UStG als Pflichtangaben auf Rechnungen vorsieht, wie Name und Sitz beider Vertragsparteien, die Rechnungsnummer oder USt-IDNr. des Ausstellers, die Höhe des Zahlbetrags netto und brutto sowie Angaben zur Umsatzsteuer. Enthält der Vertrag über das „Dauerschuldverhältnis“ diese Angaben, wird eine monatliche, quartalsweise oder jährliche Rechnung zu jeder Zahlung überflüssig.

Stattdessen belegen der Vermieter oder das Entsorgungsunternehmen mit dem Vertrag als Dauerrechnung, warum sie wiederkehrend einen bestimmten Betrag als Umsatzsteueranteil an der Miete bzw. Entsorgungsgebühr eingezogen haben. Der Mieter oder Kunde untermauert damit bei Bedarf seinen Anspruch auf die Vorsteuererstattung dieser Beträge.

So war zumindest die Rechtslage bisher. Mit der Einführung der E-Rechnung gelten in Zukunft jedoch Besonderheiten.

Ab 2027: zu Dauerrechnungen/Verträgen muss einmalig eine E-Rechnung erstellt werden

Ab 2027 muss in den geschilderten Fällen, in denen ein Vertrag als Dauerrechnung fungiert, einmalig eine E-Rechnung erstellt werden, und zwar für den ersten Monat, das erste Quartal oder den sonstigen Teilleistungszeitraum. So sieht es das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 in Abschnitt 3.3 vor. Dieses Dokument fasst Verwaltungsanweisungen zur E-Rechnung für die Finanzämter zusammen.

Dank der E-Rechnung werden die umsatzsteuerlichen Gegebenheiten für das Finanzamt digital erfassbar. Dazu muss der Vertrag, der die Rechnungspflichtangaben enthält, als Anhang in die E-Rechnung eingebunden werden, oder es muss sich auf andere Art klar ergeben, dass eine Dauerrechnung vorliegt.

Bei Änderungen im Vertragsverhältnis, die sich auf die Rechnungspflichtangaben beziehen, muss erneut eine einmalige E-Rechnung ausgestellt werden. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn sich Preise, Stundensätze oder Honorare ändern, einer der Vertragspartner umzieht oder die Dienstleistung wechselt.

Laufende Verträge sind nicht betroffen

Die Regelung gilt nur für Verträge, die ab dem 01. Januar 2027 neu abgeschlossen werden. Für Dauerschuldverhältnissen wie Mietverträgen oder Lizenzverträgen, die die bereits jetzt laufen oder bis zu diesem Zeitpunkt neu abgeschlossen werden, muss keine E-Rechnung erstellt werden.

Manchmal wird das falsch dargestellt. Im Entwurf zu dem erwähnten BMF-Schreiben war als Stichtag noch der 01. Januar 2025 vorgesehen. Wäre dies so beschlossen worden, hätte in vielen Fällen schon recht bald zu Gewerbemietverträgen, Wartungsverträgen und ähnlichem mehr E-Rechnungen verschickt werden müssen. Doch dieser frühe Termin ist nun vom Tisch.

Auch bei Verträgen gilt die E-Rechnungspflicht nicht immer

Viele Umsätze sind generell von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Dann entfällt auch die Pflicht zur einmaligen E-Rechnungsstellung bei Dauerschuldverhältnissen. Das gilt für:

• Umsätze, bei denen die Kunden oder Abnehmer Privatleute beziehungsweise Endverbraucher sind
• Umsätze bis 250 Euro brutto, für die eine Kleinbetragsrechnung genügt
• umsatzsteuerfreie Umsätze (allerdings nicht die Umsätze von Kleinunternehmern)
• Umsätze mit Kunden im Ausland

Außerdem gelten für die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen Übergangsregelungen. Zwei davon gelten bis zum Ablauf des Kalenderjahrs 2027. Sie betreffen damit auch den Fall von Verträgen als Dauerrechnung.

• Die wichtigere dieser Übergangsregelungen betrifft Unternehmen, deren Vorjahresumsatz bei Vertragsabschluss beziehungsweise Rechnungsstellung nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat. Sie können, wenn der Geschäftspartner einverstanden ist, auch bis zum Ende des Jahres 2027 noch auf E-Rechnungen verzichten und stattdessen eine „sonstige Rechnung“ ausstellen, zum Beispiel auf Papier oder als einfaches PDF. Damit entfällt für diesen Zeitraum auch die Pflicht zur einmaligen E-Rechnung bei Dauerrechnungen.
  Wichtig: die Übergangsregelung greift nur, wenn die abgerechneten Umsätze und damit die Rechnung sich auf Umsätze im Jahr 2027 beziehen. Demnach muss spätestens mit dem ersten Abrechnungszeitraum im Jahr 2028 die einmalige E-Rechnung erstellt werden.
• Ein weitere Übergangsregelung bezieht sich auf Rechnungen im Rahmen von EDI („Electronic Data Interchange“, ein bestimmtes Datenaustauschsystem für Business-Anwendungen.) Auch EDI-Rechnungen können im Jahr 2027 noch anstatt einer E-Rechnung ausgestellt werden, und auch dafür muss der entsprechende Umsatz ebenfalls. ins Jahr 2027 fallen, nicht in einen späteren Zeitraum.

Eine Anmerkung: Umsatzsteuerpflicht bei Gewerbemietverträgen und Leasingverträgen

• Gewerbemiete: Grundsätzlich nimmt das Umsatzsteuergesetz Mietverträge von der Umsatzsteuerpflicht aus ( 4 Nr. 12 a) UStG). Gleichzeitig räumt es Gewerbe-Vermietern die Option ein, trotzdem Umsatzsteuer auf die Miete aufzuschlagen. Voraussetzung ist, dass der Mieter erstens Unternehmer und zweitens selbst vorsteuerabzugsberechtigt ist (§ 9 Abs. 1 und 2 UStG).
  So können sich bei Gewerbemietverträgen beide Situationen ergeben: Mietzahlungen mit Umsatzsteuer, so dass bei Abschluss ab 2027 eine einmalige E-Rechnung als Dauerrechnung gestellt werden muss, oder ein Mietverhältnis ohne Umsatzsteuer, so dass die E-Rechnungspflicht entfällt.
• Leasing-Verträge: Noch komplizierter ist die Umsatzsteuerpflicht bei Leasing-Verträgen. Hier gibt es ebenfalls grundsätzlich zwei Möglichkeiten, sofern das Leasinggeschäft umsatzsteuerpflichtig ist.
  Wird das Leasingverhältnis als Lieferung eingeordnet, muss die gesamte Umsatzsteuer auf sämtliche Leasingraten schon zu Beginn berechnet werden. Die einzelnen Leasingraten werden dann später ohne Umsatzsteuer fällig. Das gilt dann, wenn der Leasing-Vertrag eine Kauf- oder Übernahme-Option am Ende der Laufzeit enthält und die Ausübung der Option wirtschaftlich sinnvoll erscheint.
  Ist das Leasing-Verhältnis stattdessen eine sonstige Leistung, wird die Umsatzsteuer mit den einzelnen Raten fällig.
  Die Abgrenzung der beiden Fälle ist alles andere als trivial. In diesem Fall hängt nicht nur die Gestaltung der E-Rechnung, sondern die Umsatzsteuerpflicht insgesamt von der korrekten Zuordnung ab.

Wie immer, so gilt auch für Unklarheiten zur E-Rechnung bei Dauerschuldverhältnissen: Fragen zum konkreten Einzelfall stellen Sie am besten Ihrer Steuerberaterin oder ihrem Steuerberater.