Einfacher als gedacht: Minijobber einstellen und anmelden

Aushilfstätigkeiten und Nebenjobs in Form von Minijobs sollen den Betrieben möglichst wenig Bürokratie verursachen. Tatsächlich erfordert eine geringfügige Beschäftigung, wie Minijobs offiziell heißen, relativ wenig Aufwand bei der Anmeldung und Verwaltung.

Minijobs sind – zumindest bisher – auch als 450-Euro-Jobs bekannt. Für Jobs mit einem Monatslohn bis zu dieser Grenze gelten deutlich vereinfachte Bedingungen. Der Mitarbeiter selbst kann annähernd netto für brutto erhalten. Dem Arbeitgeber bleibt ein spürbarer Teil der Formalitäten erspart, die eine voll sozialversicherungspflichtige Beschäftigung erfordert.

In Planung: 520-Euro-Jobs

Bitte beachten Sie: Die Bundesregierung plant ab Oktober 2022 eine Aufstockung der Einkommensgrenze bei geringfügiger Beschäftigung von 450 Euro auf 520 Euro. Der entsprechende Gesetzentwurf ist allerdings noch nicht verabschiedet.

Minijobzentrale: Einzugsstelle, Info-Point und Ansprechpartner

Bei regulären, sozialversicherungspflichtigen Tätigkeiten ist die gesetzliche Krankenkasse der Beschäftigten für den Einzug der Sozialversicherungsbeiträge zuständig. Bei Minijobbern ist es die Minijobzentrale.

Die heißt offiziell „Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See“ und ist trotz dieser sperrigen Bezeichnung dafür zuständig, die Sozialversicherungspauschalen und die Lohnsteuerpauschale geringfügig Beschäftigter entgegenzunehmen.

Außerdem bietet die Minijobzentrale ausführliche und relativ praxisnahe Informationen, auch für Arbeitgeber. Bleiben trotzdem Fragen offen, hilft montags bis freitags von 7 Uhr bis 17 Uhr eine Service-Hotline unter der Rufnummer 0355 – 2902 70799 weiter.

Abgaben und Lohnsteuerpauschale bei einem Minijob

Die folgenden Werte beziehen sich alle auf die erste Jahreshälfte des laufenden Jahres:

• Die Lohnsteuer beträgt pauschal 2 Prozent des Bruttoeinkommens, bei 450 Euro sind das also 9 Euro im Monat. Ob Sie diesen Betrag als Arbeitgeber vom Minijobber-Lohn einbehalten (Abwälzung) oder aus eigener Tasche bezahlen, bleibt Ihnen überlassen.
  Alternativ können Sie die Lohnsteuer gemäß der individuellen Mitarbeiter-Steuerklasse, den Freibeträgen und dem genauen Einkommen berechnen. Das ergibt aber nur in wenigen Fällen Sinn.
• Für die Krankenversicherung fällt für Sie als Arbeitgeber ein Pauschalbeitrag in Höhe von 13 Prozent an – vorausgesetzt, Ihr Minijobber ist gesetzlich krankenversichert. Zur Rentenversicherung sind es 15 Prozent, zur Pflegeversicherung und zur Arbeitslosenversicherung wird kein Arbeitgeber-Beitrag fällig.
• Außerdem ist noch ein Unfallversicherungsbeitrag abzuführen. Seine Höhe hängt von der Branche ab.
• Hinzu kommen…
  • die Arbeitgeber-Umlage 1 für Lohnfortzahlung im Krankheitsfall mit 0,9 % (falls Sie in der Regel maximal 30 Beschäftigte haben),
  • die Arbeitgeber-Umlage U2 für Mutterschaftsleistungen in Höhe von 0, 29 Prozent (fällt auch bei Männern an) sowie
  • die Insolvenzgeldumlage von 0,09 Prozent.

Ihr Minijobber muss einen Arbeitnehmerbeitrag zur Rentenversicherung in Höhe von 3,6 % abführen. Davon kann er sich allerdings mit einem einfachen Antrag befreien. Diesen Antrag richtet er schriftlich an Sie als Arbeitgeber. Bewahren Sie das Dokument als Teil der Lohnunterlagen auf.

Diese Pflichten müssen Arbeitgeber beachten

Arbeitgeber müssen zunächst einmal prüfen, ob die Tätigkeit überhaupt ein Minijob ist: Soweit vorhersehbar darf die Einkommensgrenze von 450 Euro pro Monat nicht überschritten werden. Unvorhersehbare Überschreitungen der monatlichen Einkommensgrenze ist höchstens dreimal in zwölf Monaten zulässig.

Außerdem …

• müssen Sie das genaue Datum des Beschäftigungsbeginns festhalten.
• benötigen Sie eine Betriebsnummer. Die wird Ihnen von der Arbeitsagentur zugewiesen.
• muss Ihr Unternehmen bei der für Ihre Branche zuständigen Berufsgenossenschaft angemeldet sein und eine Unfallversicherungs-Mitgliedsnummer besitzen.
• brauchen Sie die Steuernummer Ihres Betriebs. Falls Sie die nicht kennen, erfragen Sie die Steuernummer bei Ihrem Steuerberater, Steuerbüro oder direkt beim Betriebsstätten-Finanzamt nach.
• benötigen Sie eine Software bzw. ein Online-Tool, mit dem Sie die Meldungen zur Sozialversicherung digital übermitteln können. Der Papierweg ist ausgeschlossen.

Praxistipp: Lohnabrechnungssoftware

Zur Lohnabrechnung sowie zur Übermittlung der vorgeschriebenen Meldungen und Nachweise benötigen Sie ein zertifiziertes Programm. Dafür bieten sich Abrechnungsprogramme wie das bewährte Lohn & Gehalt 365 an.

Falls Sie keine Lohnabrechnungssoftware haben, können Sie für die Minijob-Meldungen aber auch die kostenlose digitale Ausfüllhilfe sv.net nutzen. Sie wird

• als „sv.net/standard“ in einer Online-Version und
• als „sv.net/comfort“-Version zur lokalen Installation auf Windows-Systemen angeboten.

Die Berechnungs- und Archivfunktionen einer Lohnabrechnungssoftware bietet sie allerdings nicht.

Diese Angaben und Dokumente müssen Minijobber vorlegen

Die folgenden persönlichen Informationen brauchen Sie von geringfügig Beschäftigten:

• Name und Vorname
• Geschlecht
• Staatsangehörigkeit
• Wohnadresse
• Sozialversicherungsnummer
• Steuer-ID
• Angaben zur Krankenversicherung
• eine Erklärung dazu, ob weitere Beschäftigungen vorliegen
• einen Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht, falls dies gewünscht wird.

Praxistipp: Muster & Checklisten der Minijob-Zentrale

Die Minijobzentrale bietet zwei praktische PDF-Vorlagen zum kostenlosen Download an:

• eine Mustererklärung, mit der Minijobber gegenüber dem Arbeitgeber den Wunsch nach Befreiung von der Rentenversicherungspflicht erklären können,
• einen Personal-Fragebogen (581 KB), der alle notwendigen Angaben des Minijobbers umfasst.

Ganz wichtig: Solche Unterlagen sollten auf keinen Fall verlorengehen. Bewahren Sie die unterschriebenen Originaldokumente sorgfältig auf.

Vorsicht, Falle!: Wichtige Einzelfragen

Der Aufwand für die Anmeldung und Verwaltung hält sich zwar in Grenzen – trotzdem gibt es eine Menge Stolperfallen:

• Die Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID) ist eine lebenslange Personenkennnummer der Steuerverwaltung mit 11 Ziffern. Man findet sie z. B. auf alten Lohnsteuerbescheinigungen und Steuerbescheiden. Notfalls kann man sie sich vom Bundeszentralamt für Steuer zuschicken lassen. Dafür sollte man vier Wochen einplanen.
• Die Sozialversicherungsnummer (SV-Nummer) behält man ebenfalls ein Leben lang. Sie besteht aus 12 Stellen, darunter das Geburtsdatum und der Anfangsbuchstabe des Nachnamens bei Geburt. Wenn Ihr Minijobber seine Sozialversicherungsnummer nicht kennt, können Sie stattdessen seinen Geburtsort, den Geburtstag und Geburtsnamen angeben. Das genügt zur Identifizierung für die Zwecke der gesetzlichen Sozialversicherung.
• Krankenversicherungsschutz: Arbeitgeber müssen ihre Minijobber nicht bei der Krankenversicherung anmelden und bezahlen nur einen pauschalen Arbeitgeberbeitrag. Nach einem Nachweis über den Krankenversicherungsschutz sollten sie trotzdem fragen! Bei gesetzlich Krankenversicherten sollten Sie auch die Krankenkasse kennen. Diese Angaben benötigen Sie spätestens ab 2023, weil dann die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung eingeführt wird und Krankmeldungen digital von der Kasse abgerufen werden.
• Weitere geringfügige Beschäftigungen: Die 450-Euro-Grenze gilt für alle Minijobs zusammengenommen. Andernfalls wird aus dem Minijob eine sozialversicherungspflichtige Tätigkeit – und Sie als Arbeitgeber haften für die Sozialabgaben. Falls Ihr Minijobber bereits eine Haupttätigkeit hat, kann er nur eine weitere geringfügige Beschäftigung ausüben. Lassen Sie Ihren geringfügig beschäftigten Mitarbeiter eine Erklärung unterschreiben, in der er mögliche weitere Tätigkeiten angibt und sich verpflichtet, Ihnen neue Zusatzjobs sofort bekanntzugeben!
• Sofortmeldungen: Die Anmeldung eines neuen Minijobbers erledigen Sie normalerweise mit der ersten Lohnabrechnung. In bestimmten Branchen (z. B. im Baugewerbe, der Gastronomie oder dem Transportgewerbe) müssen Arbeitgeber jedoch eine Sofortmeldung abgegeben, sobald der Minijobber seine Arbeit aufnimmt. Die detaillierte Branchen-Aufzählung findet sich in 28a Abs. 4 SGB IV. In allen anderen Fällen sollte der Mitarbeiter spätestens sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn zur Sozialversicherung gemeldet werden.
• Während einer laufenden Beschäftigung ist ein monatlicher Beitragsnachweis Er gibt an, wie viel Sozialversicherungsbeiträge in diesem Monat anfallen. Sie müssen ihn spätestens am fünftletzten Bankarbeitstag des Monats übermitteln. Am drittletzten Bankarbeitstag ist dann die Zahlung fällig.

Bis Mitte Februar sind zudem die Jahresmeldungen zur Sozialversicherung und zur Unfallversicherung fällig. Weitere verpflichtende Meldungen löst die Beendigung der Tätigkeit aus, ebenso ein Wechsel der Krankenkasse. All diese Meldungen sind mit einer Lohnabrechnungssoftware auf Knopfdruck erledigt, die Jahresmeldungen erfolgen meist sogar automatisch.

Praxistipps:

• Sparen Sie sich Arbeit: Viele Minijobber erhalten jeden Monat Lohn in derselben Höhe, z. B. stets 450 Euro. Auch die Sozialversicherungsabgaben bleiben damit gleich. Falls es bei Ihrem Minijobber keine Schwankungen gibt, können Sie einen gleichbleibenden Dauer-Beitragsnachweis
• Beim Einrichten Ihres Mitarbeiters im Lohnabrechnungsprogramm werden Sie nach dessen Personengruppen- und Beitragsgruppenschlüssel gefragt. Ein Minijobber fällt in die Personengruppe 109. Sein Beitragsgruppenschlüssel lautet 6500, falls der Minijobber keine Rentenversicherungsbeiträge bezahlt, sonst lautet er 6100.

Nicht vergessen: Auf die Arbeitszeiten achten!

Wenn Sie einen Mitarbeiter geringfügig beschäftigen, sind Sie verpflichtet, seine Arbeitszeiten aufzuzeichnen bzw. von ihm aufzeichnen zu lassen. Das schreibt § 17 Mindestlohngesetz (MiLoG) vor. Ein „Formblatt Stundenaufzeichnung“ steht auf der Website der Minijobzentrale zum Download bereit.

Sinnvoll ist die Aufzeichnung der Arbeitszeiten ohnehin. Schon allein deshalb, weil Sie die Arbeitszeiten auch mit Blick auf den Mindestlohn im Blick behalten müssen. Der Mindestlohn beträgt derzeit 9,82 Euro pro Stunde und steigt am 1. Juli 2022 auf 10,45 Euro. Ein Problem ergibt sich, wenn der Minijobber im Monat mehr Arbeitsstunden leistet als die Geringfügigkeitsgrenze auf Basis des Mindestlohns erlaubt. Zurzeit liegt die monatliche Obergrenze bei 45 Arbeitsstunden, ab Juli sinkt sie auf 43 Stunden.

Beispiel: Ein Minijobber arbeitet 46 Stunden im Monat. Da der Mindestlohn aktuell bei 9,82 Euro liegt, beträgt sein Lohnanspruch 451,72 Euro, auch wenn der Arbeitsvertrag nur 450 Euro vorsieht.

Das ist nicht nur ein Verstoß gegen das Mindestlohngesetz: Die Tätigkeit wird dadurch auch sozialversicherungspflichtig. Das gilt selbst dann, wenn trotz der längeren Arbeitszeit tatsächlich nur 450 Euro ausbezahlt werden.