Wie lautet die Rechtslage zur Zeiterfassungspflicht?
Gemäß eines Urteils des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14. Mai 2019 (C-55/18), auch Stechuhr-Urteil genannt, sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Verfügung zu stellen, mit dem die tägliche Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer aufgezeichnet werden kann.
Dieses Urteil wurde durch einen Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) am 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) bestätigt und in deutsches Recht überführt. Eine konkrete Form sowie mögliche Sanktionen bei Nichteinhaltung wurden in diesem Zuge jedoch noch nicht verabschiedet.
Dies hat sich mit dem Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) am 18. April 2023 geändert. Dieser schreibt explizit die elektronische Form zur Arbeitszeiterfassung vor. Aufzeichnungen in Papierform sind demnach unzulässig, auch wenn diese nachfolgend digitalisiert werden. Die Verabschiedung der Gesetzesänderung steht derzeit noch aus, wird aber für 2024 erwartet.
Sobald es Neuigkeiten zu dem Thema gibt, informieren wir Sie in diesem Beitrag ausführlich darüber.
Was sind die Vorteile einer elektronischen Zeiterfassung?
Das Ziel einer Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung ist der Arbeitsschutz. Durch die präzise und nachvollziehbare Aufzeichnung von Arbeitsstunden sollen die gesetzlichen Höchstarbeits- und Ruhezeiten der Arbeitnehmer festgehalten und so die Gesundheit selbiger geschützt werden.
Darüber hinaus bietet eine minutengenaue Zeiterfassung zahlreiche weitere Vorteile:
- Transparenz: Sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber haben jederzeit einen klaren Überblick über die geleisteten Arbeitsstunden.
- Fairness: Die minutengenaue Zeiterfassung garantiert, dass Überstunden erkannt und entsprechend vergütet oder ausgeglichen werden.
- Work-Life-Balance: Ein korrektes Zeitmanagement fördert eine gesunde Balance zwischen Beruf und Privatleben für den Arbeitnehmer.
- Effizienz: Automatisierte Arbeitsprozesse reduzieren den Verwaltungsaufwand für beide Parteien erheblich, sodass die eingesparte Zeit anderweitig genutzt werden kann.
- Zugänglichkeit: Die erfassten Zeiten können jederzeit und von überall eingesehen werden, was besonders im Homeoffice oder bei flexiblen Arbeitsmodellen vorteilhaft ist.
Wer muss Arbeitszeiten erfassen?
Die Pflicht zur Zeiterfassung gilt grundsätzlich für alle Unternehmen in Deutschland, unabhängig von der Branche oder Größe des Unternehmens. Von der Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung soll es laut Referentenentwurf folgende Ausnahmen geben:
- Betriebe mit weniger als 10 Mitarbeitenden
- Chefärzte
- Leitende Angestellte
- Mitarbeiter, die auf Vertrauensbasis arbeiten
- Hausangestellte in Privathaushalten
Ferner soll eine Tariföffnungsklausel Ausnahmen zur verpflichtenden, elektronischen Zeiterfassung ermöglichen.
Welche Daten müssen erfasst werden?
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, mindestens folgende Daten zu erfassen:
- Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit
- Pausen
- Überstunden
- Feiertage und Urlaubstage
Darüber hinaus ist es ratsam, zusätzliche Informationen wie z. B. Reisezeiten und Zeiten im Homeoffice zu dokumentieren, um einen möglichst vollständigen Überblick über die Arbeitsleistung der Arbeitnehmer zu erhalten.
Die Zeiterfassung muss elektronisch, täglich und für jeden Arbeitnehmer einzeln erfolgen. Eine wöchentliche oder monatliche Erfassung ist nicht ausreichend. Die tägliche Arbeitszeiterfassung muss dabei nicht durch den Arbeitgeber erfolgen, sondern kann an die einzelnen Arbeitnehmer oder Dritte delegiert werden. Der Arbeitgeber muss dennoch dafür Sorge tragen, dass die Arbeitszeiten korrekt aufgezeichnet werden.
Der Arbeitgeber muss zudem die revisionssichere Archivierung von zwei Jahren sicherstellen. Auf Verlangen müssen die Aufzeichnungen den zuständigen Aufsichtsbehörden oder dem Betriebsrat vorgelegt werden können.
Ab wann gilt die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung?
Die Pflicht zur generellen Arbeitszeiterfassung besteht gemäß des Urteils des Europäischen Gerichtshofs bereits seit 2019. Für die Umstellung auf eine elektronische Arbeitszeiterfassung werden voraussichtlich folgende nach Unternehmensgröße gestaffelte Übergangsfristen ab Inkrafttreten der Gesetzesänderung bestehen:
- 1 Jahr ab 250 Arbeitnehmern
- 2 Jahre bei weniger als 250 Arbeitnehmern
- 5 Jahre bei weniger als 50 Arbeitnehmern
Welche Strafen drohen bei Nichteinhaltung?
Die Nichteinhaltung der Zeiterfassungspflicht gilt als Ordnungswidrigkeit und kann daher empfindliche Strafen nach sich ziehen. Arbeitgeber müssen mit Bußgeldern von bis zu 30.000 Euro pro Verstoß rechnen, die von den zuständigen Behörden wie der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) verhängt werden können. Arbeitgeber, die der Pflicht zur Zeiterfassung nicht nachkommen, riskieren zudem Klagen von Arbeitnehmern wegen unbezahlter Überstunden.
Was sollten Arbeitgeber jetzt tun?
Die Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung wird noch in 2024 erwartet. Arbeitgeber sollten daher schon jetzt handeln und ein entsprechendes System einführen, das den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Dies beugt nicht nur potentiellen Bußgeldern vor, sondern schafft auch den nötigen Zeitraum zur Umgewöhnung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
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