Expertentipp: So nutzen Sie Barcodes in WISO MeinBüro

Ganz gleich, ob in Form von Strichbalken oder verpixelten QR-Klötzchen: Barcodes sind praktisch, flexibel und vielseitig verwendbar. Auch in WISO MeinBüro finden sie an vielen Stellen Verwendung. Allerdings sind die unscheinbaren Strich- und QR-Codes oft gut versteckt. Grund genug, die Einsatzmöglichkeiten einmal etwas genauer unter die Lupe zu nehmen:

MeinBüro Barcodes haben ganz unterschiedliche Funktionen – zu finden sind sie unter anderem…

• in den Artikelstammdaten,
• beim Etikettendruck,
• in der erweiterten Einkaufs- und Lagerverwaltung,
• bei der Schnellerfassung von Chargen und Seriennummern,
• in den internen Suchroutinen,
• in der elektronischen MeinBüro Registrierkasse und nicht zu vergessen:
• beim Frankieren von Ausgangspost mit der „Internetmarke“.

Grundlage der meisten MeinBüro Barcodes ist die European Article Number (EAN). Je nach Einsatzzweck kann WISO MeinBüro …

• eine EAN in scanbaren Strichcode umwandeln – oder umgekehrt:
• die EAN aus einem vorhandenen Strichcode mittels Scanner auslesen, in numerischer Form anzeigen und speichern.

Bitte beachten Sie: Standardmäßig enthält die EAN nur Ziffern. Besonders weit verbreitet sind die …

• EAN-13 (13-stellige Artikelnummer) und die
• EAN-8 (8-stellige Artikelnummer)

WISO MeinBüro unterstützt aber auch die EAN-128, bei der Buchstaben und andere ASCII-Zeichen in Strichcode umgesetzt werden. Es muss zudem nicht unbedingt ein standardisiertes EAN-Format sein: So lassen sich beispielsweise alphanumerische Artikelnummern in Strichcodes umwandeln – oder umgekehrt per Scanner einlesen. Vorausgesetzt natürlich, sie liegen als gedruckter Barcode vor. Schließlich, aber nicht zuletzt, finden auch quadratische QR-Codes in Ihrer Bürosoftware Einsatz.

Hier die wichtigsten Anwendungsfelder im Überblick:

1. Barcodes in den Artikel Stammdaten erfassen

Im Arbeitsbereich „Stammdaten“ – „Artikel“ können Sie unter „Sonstiges“ eine oder mehrere EAN eintragen:

 

Dabei haben Sie die Wahl, ob Sie

• die Zeichen per Tastatur manuell erfassen oder
• mit einem angeschlossenen EAN-Scanner

Um eine neue EAN einzutragen, klicken Sie auf den Button „Neu“ und tippen die Ziffern (und ggf. Buchstaben) ein. Beim Scannereinsatz …

• stellen Sie den Cursor ins Eingabefeld,
• richten den Scanner auf die der EAN im Preis- oder Artikeletikett,
• drücken auf die Scannertaste und
• schon erscheint die EAN im Eingabefeld.

Falls Sie gleich mehrere EAN zu einem Artikel hinterlegen wollen, wiederholen Sie den Scanvorgang mittels Scannertaste.

2. Ein- und Umbuchen von Artikeln im Lager

Wenn Sie mit dem MeinBüro Modul Lager arbeiten, können Sie Ihren EAN-Scanner auch in der erweiterten Einkaufs- und Lagerverwaltung einsetzen. Auf diese Weise sind Ein-, Aus- und Umbuchungen im Handumdrehen erledigt.

Um in Ihrem Lager Bestandsbuchungen per EAN-Scanner vorzunehmen …

• öffnen Sie den Arbeitsbereich „Einkauf“ – „Lagerbestände“,
• klicken auf die Schaltfläche „Weitere Funktionen F2“ und
• starten die Funktion „Lagerbewegungen erfassen F9″:

 

Anschließend …

• wählen Sie die Art der Lagerbewegung,
• passen bei Bedarf Datum und Lagerort an,
• stellen den Cursor in das Universalfeld „Artikelnummer oder EAN“,
• richten den Scanner auf das Artikeletikett und
• lösen den Scanvorgang mit der Scannertaste aus:

 

3. Barcodes in der Chargen- und Seriennummernverwaltung

Die Chargen- und Seriennummern unterstützt ebenfalls die scannerbasierte Datenerfassung. Die „Schnellerfassung“ mehrerer Seriennummern bzw. Chargen erledigen Sie im Arbeitsbereich „Stammdaten“ – „Artikel“ auf der Registerkarte „Sonstiges“:

• Dort aktiveren Sie im Abschnitt Rückverfolgung die „Seriennummernverwaltung“ oder „Chargenverwaltung“,
• klicken auf den Button „Seriennummer“ bzw. „Charge“,
• öffnen in der folgenden Übersicht per Mausklick auf den Button „Weitere Funktionen F3“ die „Schnellerfassung“,
• stellen den Cursor in das Eingabefeld und
• lösen den Scanvorgang mit der Scannertaste aus:

 

Bitte beachten Sie: Damit WISO MeinBüro Seriennummern und Chargen erfassen, nachverfolgen und auswerten kann, muss das Modul Lager freigeschaltet sein.

5. Barcodes importieren

So praktisch das Scannen ist: Es geht sogar noch schneller und komfortabler. Wenn Sie große Mengen von EAN-Codes erfassen müssen, lohnt sich ein Blick auf den Artikel-Importassistenten. Denn der ermöglicht den Sammelimport von EAN-Codes!

Sie rufen den Assistenten über den Menüpunkt „Datei“ – „Daten-Import“ auf:

 

Bitte beachten Sie: Die mächtige Importfunktion eignet sich nicht nur für die Komplettübernahme vorhandener Datenbestände aus anderen Anwendungen. Sie können Ihre MeinBüro Datenbank (z. B. Ihre Artikelstammdaten) auch nachträglich um Inhalte bestimmter Felder (z. B. die EAN) ergänzen.

Lektüretipp: Wie das Prinzip der feldbezogenen Massenänderungen funktioniert, erfahren Sie im MeinBüro Weblog: „So nehmen Sie Massenänderungen an Ihren Kundendaten vor“.

6. Barcodes auf MeinBüro Dokumenten darstellen

Vorhandene Barcodes können auf MeinBüro Dokumenten angezeigt und ausgedruckt werden. Auf diese Weise lassen sich zum Beispiel …

• Artikelnamen und Artikelnummern,
• Serien- und Chargennummern, aber auch
• Rechnungs- und andere Vorgangsnummern

… in Form von Strichcodes in Ihre Geschäftskorrespondenz und auf anderen Dokumenten einbinden. Das Designerelement für Barcode trägt die Bezeichnung „DBBarCode“. Welche MeinBüro Variable eingebunden wird, hängt vom Anwendungsfall ab. Soll beispielsweise eine Vorgangsnummer (etwa die Angebots- oder Rechnungsnummer) eingebunden und als Barcode dargestellt werden, lautet die Feldbezeichnung „M_ID“. Die aktuelle Liste der Datenbankfelder finden Sie im Online-Bedienbuch.

Bitte beachten Sie: Für das Einbinden der Barcodeplatzhalter in Ihre internen Dokumentvorlagen benötigen Sie das MeinBüro Modul Designer. Sie können Ihre Anforderungen aber auch dem Onboarding-Service überlassen. Dessen Mitarbeiter sind auf solche individuellen Layoutanpassungen spezialisiert.

 

7. Beispiel: Artikelnummer als Barcode auf Etiketten drucken

Ganz ohne Zusatzmodul und Expertenunterstützung lassen sich Barcodes auf Artikeletiketten darstellen. Dazu …

• wechseln Sie in den Arbeitsbereich „Stammdaten“ – „Artikel“,
• wählen einen oder mehrere Artikel, für den oder die sie Barcodeetiketten drucken möchten,
• klicken mit der rechten Maustaste in den markierten Bereich,
• klicken im Kontextmenü auf „Drucken“ und dann auf „Etiketten drucken“:

 

Wenn Sie im Dialogfenster „Artikeletiketten drucken“ mit „Seitenvorschau F7“ die Druckansicht aufrufen, erscheint neben den Artikelbezeichnungen, Preis- und Mehrwertsteuerangaben ein Barcode:

 

Im Etikettenstrichcode ist standardmäßig die Artikelnummer codiert. Falls hier die EAN oder ein anderer alphanumerischer Wert als Barcode erscheinen soll, können Sie die Etikettenvorlage mit dem Zusatzmodul Designer entsprechend anpassen. Oder Sie wenden sich vertrauensvoll an die Experten vom Onboarding-Service.

8. Nach Artikeln mit Barcodes suchen

Wenn Ihnen EAN, Artikel- oder andere Nummern in Form von Strichcodes vorliegen, können Sie die ganz bequem mit einem Barcodescanner in MeinBüro Suchfelder übernehmen. Das funktioniert zum Beispiel …

• in der programmweiten (1) Volltextsuche am oberen Seitenrand,
• im (2) Bereichssuchfeld oberhalb von Stammdaten- und Vorgangstabellen,

 

• in (3) Artikelnummer Feldern der Vorgangstabellen,
• in der (4) Listensuche,

 

• oder auch bei Recherchen nach Artikel-, Vorgangs-, Serien- und Chargennummern etc. unter (5) „Datei“ – „Suche“.

Probieren Sie’s aus – grundsätzlich gilt: Bei angeschlossenem Barcodescanner können Sie alphanumerische Inhalte von Strichcodes statt mit der Tastatur per Scanner in Eingabefelder übertragen.

9. Barcodes in der MeinBüro Registrierkasse

Ganz besonders praktisch und dementsprechend weit verbreitet, ist die Datenerfassung an der Ladenkasse. So auch in der MeinBüro Registrierkasse: Hier übernehmen Sie die Inhalte von Preisschildern und Etiketten ganz bequem per Barcodescanner in die Abrechnung:

 

10. Barcodes als Briefmarken beim Postversand

Eine ganz eigene Form der Barcodenutzung gibt es schließlich noch in der Druckansicht aller Vorgangsarten. Dort finden Sie die Schaltfläche “Internetmarke”, über die Sie die Funktion “Frankieren” aufrufen:

 

Sofern passendes E-Porto vorhanden ist, fügt das Programm den Portowert in Form eines QR-Codes in das Adressfeld ein. Ausführliche Informationen zur Nutzung des E-Portos bietet das Bedienbuch im Kapitel „Die Online-Poststelle“ im Abschnitt „Integrierte „Internetmarke“.