Fortlaufende Rechnungsnummer auf Rechnungen – leicht gemacht!

Auf jede Rechnung gehört eine fortlaufende Rechnungsnummer. Das ist in § 14 Abs.4 Nr.4 UStG verbindlich festgelegt. Genau genommen verlangt der Gesetzgeber …

„Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten: […] eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer).“

Eine Fehlende oder fehlerhafte Rechnungsnummer kann dementsprechend zu Ärger mit dem Finanzamt führen:

• Dem Aussteller drohen Steuernachzahlungen. Und zwar dann, wenn der Finanzamtsprüfer den Eindruck bekommt, dass Rechnungsnummern lückenhaft oder mehrfach vergeben wurden.
• Der Empfänger kann Probleme mit dem Vorsteuerabzug bekommen.

Die gute Nachricht: WISO MeinBüro sorgt für 100-prozentig finanzamtskonforme Rechnungsnummern. Zugleich lässt Ihnen die Software viele Freiheiten, Ihre Nummernkreise gezielt auf Ihren betrieblichen Bedarf abzustimmen. Mehr dazu im nächsten Abschnitt. Vorab noch ein paar rechtliche Klarstellungen:

Anforderungen an fortlaufende Rechnungsnummern

Um die Anforderungen an fortlaufende Rechnungsnummern ranken sich eine Menge Mythen. Vor allem Gründer und Kleinunternehmer machen sich oft Sorgen. Sie befürchten, ihre Kunden könnten aus der aufsteigenden Nummerierung die geringe Anzahl ihrer Aufträge ablesen.

Mit anderen Worten: „Wenige Rechnungsnummern = schlechte Auslastung = unerfahrener Neuling = keine neuen Aufträge!“ Das ist zum Glück eine Milchmädchen-Gleichung. Schließlich kann sich hinter jeder Rechnung theoretisch ein Großauftrag verbergen.

Viel wichtiger aber: Rechnungsnummern müssen gar nicht hochgezählt werden! Mit anderen Worten: Die gesetzlich vorgeschriebene „fortlaufende Nummer“ muss eben keine aufsteigende Nummerierung mit dem Zähler „+1“ sein! Dem Finanzamt geht es nur darum, dass keine Rechnungsnummer doppelt vergeben wird.

Der aktuelle Umsatzsteuer-Anwendungserlass vom 2. Januar 2019 stellt klar:

„Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. […] Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend.“

Andererseits: Gerade wenn keine lückenlose Nummern-Reihenfolge gewählt wird, ist die genaue Überwachung der vergebenen Rechnungsnummern besonders wichtig und schwierig.

Und genau hier ist MeinBüro einer manuellen Nummern-Verwaltung klar überlegen: Die Software lässt Ihnen viele Freiheiten bei der Verteilung einer Rechnungsnummer. Zugleich verhindert MeinBüro zuverlässig lückenhafte und mehrfach vergebene Rechnungsnummern.

Praxistipp: Nummernkreise einstellen

Einen optischen Eindruck vom Umgang mit den MeinBüro-Nummernkreisen bietet unser Youtube-Tutorial zum Thema „Nummernkreise einstellen“.

Nummernkreise anpassen mit MeinBüro

Nun aber zum Feintuning des Rechnungsnummern-Formats. Die Einstellungen eines Nummernkreises bei Rechnungen erledigen Sie im Arbeitsbereich „Stammdaten > Meine Firma“ im Abschnitt „Nummernkreise“. Dort können Sie die Nummern-Formate sämtlicher Vorgangsdaten unabhängig voneinander definieren. Es gibt separate Nummernkreise für …

• Artikel,
• Angebote,
• Aufträge,
• Lieferscheine,
• Rechnungen sowie
• Bestellungen und Preisanfragen.

Die Format-Alternativen unterscheiden sich zwischen den Vorgangsarten grundsätzlich nicht. Beim Rechnungen-Nummernkreis sieht die Auswahl so aus:

Bei den vier Optionen gibt es folgende Besonderheiten:

• „Fortlaufende Nummerierung (einfach)“: Hier legen Sie den Startwert einer fortlaufenden Rechnungsnummer fest. Das Datum wird nicht berücksichtigt. Durch Angabe eines Startwerts bestimmen Sie die Anzahl der Stellen selbst. Einzige Voraussetzung: Der Startwert darf nicht kleiner sein als bereits vergebene Rechnungsnummern. Beispiel: Bei einem Startwert von „20000“ trägt die 120. Rechnung die Rechnungsnummer „20120“.

• „Fortlaufende Nummerierung (innerhalb des aktuellen Jahres)“: Bei dieser Option basiert die Rechnungsnummer auf der Jahreszahl und einer fortlaufenden Nummer. Das Nummernformat ist insgesamt maximal 10-stellig: 4 Stellen (für die Jahreszahl) plus 6 Stellen (für die fortlaufende Nummer).
  Beispiel: Die 120. Rechnung des Jahrs 2019 trägt bei Auswahl einer 6-stelligen fortlaufenden Nummer die Rechnungsnummer „2019000120“).
• „Fortlaufende Nummerierung (innerhalb des aktuellen Monats)“: In diesem Fall setzt sich die Rechnungsnummer aus Jahreszahl, Monatszahl und einer 4-stelligen fortlaufenden Nummer zusammen.
  Beispiel: 120. Rechnung im April 2019 ergibt die Rechnungsnummer „2019040120).

„Fortlaufende Nummerierung (innerhalb des aktuellen Tages)“: Hier ergibt sich die Rechnungsnummer aus dem achtstelligen Datum (Jahr, Monat, Tag) und einer 2-stelligen fortlaufenden Nummer.
Beispiel: 12. Rechnung am 15. April 2019 = „2019041512“.

Sie sehen: MeinBüro gibt Ihnen eine Menge Alternativen an die Hand. Wenn Sie vermeiden wollen, dass Kunden falsche Schlüsse aus Ihren Vorgangs-Nummernkreisen ziehen, sind Sie mit Variante 4 ganz bestimmt auf der sicheren Seite. Vorausgesetzt natürlich, Sie schreiben nicht mehr als 99 Rechnungen pro Tag. 😊

Achtung: Nummernformat vorausschauend wählen!

So praktisch die große Flexibilität bei der Formatwahl ist: Die Entscheidung für das richtige Nummernformat will gut überlegt sein. Zwar ist ein späterer Wechsel grundsätzlich möglich. Doch …

• erstens können wiederholte Änderungen von Nummerierungen bei Geschäftspartnern für Irritation sorgen.
• Und zweitens ist zu beachten, dass der Startwert des neuen Nummernkreises auf jeden Fall größer sein muss als die letzte bereits vergebene Rechnungsnummer.

Und das hat Folgen:

Einmal angenommen, Sie haben sich ursprünglich für Variante 4 entschieden. Das führt zu insgesamt 10-stelligen Rechnungsnummern (z. B. „2019041512“). Wenn Sie später einmal zur Variante 1 wechseln wollen, können Sie dort nicht einfach den Startwert „10000“ auswählen. MeinBüro verlangt dort dann ebenfalls einen mindestens 10-stelligen Startwert! Die niedrigste zulässige Rechnungsnummer wäre dann die Nummer „2019041513“.

Um eine eindeutige Umstellung vorzunehmen, böte sich zum Beispiel der Startwert „2100000000“ an. Das wiederum wirkt bei fortlaufender Nummerierung etwas gewöhnungsbedürftig. Außerdem erhöhen die vielen Nullen die Gefahr von Tipp- oder Übertragungsfehlern (z. B. beim Ausfüllen von Überweisungsträgern).

Deshalb entscheiden Sie sich am besten von Anfang an für einen passenden Nummernkreis. Falls Sie unsicher sind, welches Nummernformat auf Dauer zu Ihrem Betrieb passt, fragen Sie am besten Ihren Steuerberater.

Apropos: Bei der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater hilft Ihnen das bewährte MeinBüro-Modul DATEV.

Zum Schluss noch ein Hinweis auf die Anordnung der Rechnungsnummer auf dem Rechnungsdokument:

Platzierung der Rechnungsnummer

Die fortlaufende Rechnungsnummer ist zwar ein Pflichtbestandteil jeder Rechnung. Vorschriften darüber, an welcher Stelle der Abrechnung die Rechnungsnummer erscheint, macht das Gesetz nicht. Passende Positionen sind zum Beispiel …

• die Überschriftzeile und
• der Info-Block am rechten oberen Seitenrand:

Falls Ihnen die Anordnung der Rechnungsnummer auf Ihrer MeinBüro-Rechnungsvorlage nicht zusagt, lohnt sich ein Blick auf die zusätzlichen Online-Vorlagen von MeinBüro. Dazu öffnen Sie in der „Druckansicht“ einer Rechnung die Auswahlliste „Vorlagengestaltung“ und klicken auf den Menüpunkt „Weitere Vorlagen online suchen“:

Im Dialogfenster „Vorlagen online“ stehen Ihnen zahlreiche optische und funktionale Gestaltungsalternativen zur Verfügung:

Die professionellen Bonus-Templates gibt es auch für andere Vorgangsarten. Sie alle sind kostenlos. Mehr dazu im Blog-Betrag „Bärenstarker Büro-Bonus!“

Zusatztipp:
Sie möchten lieber selbst Hand anlegen? Und die Druckvorlagen Ihrer Rechnungen und anderer Vorgangsarten gezielt an Ihre betrieblichen Erfordernisse anpassen? Das MeinBüro-Modul „Designer“ lässt Ihnen alle nur denkbaren Freiheiten:

Stefan Knuth ist Customer Success Manager bei der Buhl Data Service GmbH. Auf MeinBüro und in unserem Youtube-Kanal veröffentlicht der MeinBüro-Experte regelmäßig Tutorials rund um den Praxiseinsatz der Bürosoftware.

Weiterführende Informationen

Im MeinBüro-Weblog finden Sie noch viel mehr Praxis- und Expertentipps für den optimalen Einsatz Ihrer Bürosoftware. Hier eine kleine Auswahl:

• Expertentipp: Elster-Protokolle und MeinBüro-Dokumente wiederfinden
• Stammdaten- und Kontaktpflege: Kaltakquise war gestern
• Kostenloser Download: Rechnungsvorlagen für Excel, Word und als PDF
• Modul Auftrag+: Profi-Tools zum Cappuccino-Tarif
• Modul CRM: Damit aus Interessenten Kunden werden
• Modul DATEV: Ihr direkter Draht zum Steuerberater
• Durchstarten: Effektivitäts-Booster für WISO MeinBüro