Ab 01. Januar 2025 wird die Pflicht zur E-Rechnung zwischen Unternehmen Gesetz. Sie betrifft alle Selbstständigen und Unternehmen. Es gibt zwar einige Ausnahmen und Übergangsregelungen. Trotzdem sollten Sie sich jetzt mit dem Thema E-Rechnung befassen.
E-Rechnungspflicht: ab dem Jahreswechsel geht es los
Erhalten und verschicken Sie Ihre Rechnungen als klassische PDF-Datei oder auf Papier, vielleicht sogar als Word- oder Excel-Dokument? Dann müssen Sie sich ab dem Jahreswechsel umstellen. Ab dem 01. Januar 2025 müssen Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland grundsätzlich als E-Rechnungen ausgestellt werden, in einem „strukturierten elektronischen Format“. Gemeint sind XML-Dateien, die eine bestimmte Norm erfüllen (EN 16931). In Deutschland verbreitet sind bislang zwei solche Dateiformate. Sie heißen XRechnung und ZUGFeRD.
Die neue E-Rechnungsvorschrift gilt zwar nicht in allen Fällen. Zudem gibt es verschiedene Übergangsfristen. Doch ab dem neuen Jahr müssen sämtliche Unternehmen und Selbstständigen in der Lage sein, E-Rechnungen zu akzeptieren und zu archivieren.
Um den Einstieg in die E-Rechnung übersichtlich zu machen, listet dieser Beitrag auf, welche Schritte Sie jetzt unternehmen sollten und was Sie zur E-Rechnungspflicht wissen müssen.
„E-Rechnung“, „X-Rechnung“, „ZUGFeRD“? Einführende Informationen zum schnellen Verständnis
Wir haben noch mehr Informationen zur E-Rechnung für Sie, darunter auch einführende Hinweise:
- Der kompakte „Leitfaden zu elektronischen Rechnungen“ liefert den perfekten Einstieg.
- In einem knapp neunminütiges YouTube-Interview zur E-Rechnung erläutert WISO MeinBüro Experten Stefan, worum es geht.
- Der Blog-Beitrag „E-Rechnung: Was jetzt für die elektronischen Rechnungen wichtig ist“ erklärt die Sachlage ebenfalls.
- Unter „E-Rechnungen in WISO MeinBüro Desktop“/ „Roadmap E-Rechnungs Funktionen“ lesen Sie, wie unsere Produkte fit für die E-Rechnung gemacht werden.
- Außerdem gibt es eine praktische Anleitung, wie Sie mit WISO MeinBüro „E-Rechnungen erstellen“(WISO MeinBüro Desktop), „E-Rechnungen erstellen“(WISO MeinBüro Rechnungen)
- Sie wollen die steuerrechtlichen Gegebenheiten zur E-Rechnung ganz genau wissen? Das amtliche BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 fasst die Vorgaben der Finanzverwaltung zusammen. Vorsicht, Behördenjargon!
01. Januar 2025: Stichtag für den Empfang von E-Rechnungen
Ab diesem Tag müssen Sie in der Lage sein, E-Rechnungen im vorgeschriebenen XML-Dateiformat zu empfangen und zu archivieren. Dazu benötigen Sie geeignete Software. Sie sollte vor allem mit den zwei in Deutschland besonders verbreiteten E-Rechnungsformaten zurechtkommen: XRechnung und ZUGFeRD.
Anders als für den Versand gibt es beim Empfang von E-Rechnungen keine Übergangsfrist. Wenn ein Lieferant oder Dienstleister Ihnen eine E-Rechnung schickt, müssen sie diese auslesen und im Originalformat archivieren können. Natürlich können Sie freundlich anfragen und um ein anderes Rechnungsformat bitten. Einen Anspruch haben Sie darauf jedoch nicht.
Beim Hybridformat ZUGFeRD ist das Betrachten kein Problem: die Dateien sehen für das menschliche Auge wie PDF-Dokumente aus. Der XML-Teil liegt unter der Oberfläche. Ohne Software sehen sie ihn nicht.
Das gilt erst recht für XRechnung, wie dieses Beispiel deutlich macht. Um eine Rechnung in diesem Format auslesen zu können, benötigen Sie ein geeignetes Programm, zum Beispiel WISO MeinBüro.
Ihnen bleiben nur noch wenige Wochen Zeit, um eine technische Lösung für den Empfang von E-Rechnungen zu organisieren, wenn diese noch nicht vorhanden ist. Eine gesonderte E-Mail-Adresse oder Web-Schnittstelle für E-Rechnungen benötigen Sie nicht.
E-Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden
Wie alle Rechnungsdokumente müssen auch E-Rechnungen revisionssicher aufbewahrt werden, und das für zehn Jahre. Bis zum Jahreswechsel 2024/2025 muss für die Voraussetzungen gesorgt sein.
Das bedeutet: Zumindest die XML-Dateien müssen im Originalformat digital gespeichert werden. Zudem muss das Auslesen der archivierten Rechnungen während der gesamten Aufbewahrungsfrist sichergestellt sein. Nachträgliche Änderungen an den Dateien müssen unmöglich beziehungsweise dauerhaft ersichtlich sein.
Auch diese Anforderungen lassen sich am leichtesten durch eine professionelle Software erfüllen. Programme wie die WISO MeinBüro-Produkte sorgen dafür, dass Ihr Rechnungsarchiv bei Betriebsprüfungen keine Beanstandungen auslöst.
Fallen Ihre Ausgangsrechnungen unter Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht – und zwar alle?
In bestimmten Fällen brauchen Sie sich mit dem Ausstellen von E-Rechnungen nicht zu befassen. Das gilt jedoch nur, wenn Ihre sämtlichen Ausgangsrechnungen in eine der folgenden Kategorien fallen:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Dasselbe gilt für
- An Privatkunden und Endverbraucher können weiterhin konventionelle Rechnungen verschickt werden. Die könnten mit einer XRechnung schließlich wenig anfangen.
- Für umsatzsteuerbefreite Lieferungen und Leistungen bleiben herkömmliche PDF- oder Papier-Rechnungen auch in Zukunft zulässig. Das gilt zum Beispiel für Heilbehandlungen, allgemeinbildenden Unterricht durch freie Dozenten oder Auftritte von Theater- und Musikgruppen mit Umsatzsteuerbefreiung.
- Rechnungen ins Ausland sind eine weitere Ausnahme. Die E-Rechnungspflicht beschränkt sich auf B2B-Rechnungen, bei denen Austeller und Adressat ihren Sitz in Deutschland haben.
In den genannten Fällen können Sie auf die Ausstellung von E-Rechnungen verzichten und müssen sich nicht um ein Programm dafür kümmern. Ob eine halbe Lösung, die nur die Annahme von E-Rechnungen ermöglicht, wirklich sinnvoll ist, sei dahingestellt. Mit einer Buchführungssoftware wie WISO MeinBüro ist das Problem sowohl für Eingangsrechnungen wie Ausgangsrechnungen dauerhaft und auf bequeme Art gelöst.
Übergangsfristen: Sie benötigen das Einverständnis ihrer Geschäftspartner
Anders als beim Empfang hat das Erstellen eigener Rechnungen in den erlaubten XML-Formaten hat grundsätzlich noch über den Jahreswechsel hinaus Zeit. Das gilt selbst bei Rechnungen an Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuerrechts.
- Bis Ende 2026 gilt dafür eine allgemeine Übergangsfrist.
- Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis maximal 800.000 Euro besteht eine weitere Übergangsfrist bis Ende 2027.
- Eine Frist bis Ende 2027 gilt zudem beim Einsatz von EDI. (EDI steht für das vor allem von größeren Unternehmen und Organisationen genutzten Austauschformat „Electronic Data Interchange“.)
In all diesen Fällen muss der Rechnungsadressat einverstanden sein, eine „sonstige Rechnung“ anstelle einer E-Rechnung im vorgeschriebenen XML-Format zu erhalten. Wenn Sie das Ausstellen eigener E-Rechnungen aufschieben wollen, sollten Sie dies bis Jahresende mit Ihren Kunden oder Auftraggebern klären. Eine bestimmte Form muss die Absprache nicht haben, sie kann auch stillschweigend erfolgen, d. h. durch Akzeptieren einer konventionellen Rechnung.
Übergangsfristen: nur für Rechnungen zu Umsätzen aus dieser Zeit
Offenbar wollte der Gesetzgeber ausschließen, dass kurz vor Auslaufen der Übergangsfristen noch in großem Umfang Vorab-Rechnungen im sonstigen Format zu späteren Geschäften gestellt werden. So gilt für alle drei der genannten Übergangsregelungen:
- Sie dürfen nicht für Umsätze angewandt werden, deren Leistungs- oder Lieferdatum nach Ende der Übergangsregelung liegt, selbst wenn die Rechnungsstellung noch innerhalb der Frist erfolgt.
- Auch wenn das Lieferdatum oder der Leistungszeitraum in die Zeit der Übergangsregelung fiel, darf bei einer Rechnungsstellung danach keine konventionelle Rechnung mehr verwendet werden.
Auch Gutschriften und Sammelrechnungen sind betroffen
Die E-Rechnungspflicht betrifft auch Gutschriften (als umgekehrte, vom Leistungsempfänger ausgestellte Rechnungsdokumente), Sammelrechnungen über laufende Lieferungen oder Dienstleistungen sowie Rechnungskorrekturen.
Sie müssen ab dem Jahreswechsel also in der Lage sein, eine eingehende Gutschrift oder Korrektur-Rechnung in Form einer XRechnung zu verarbeiten. Bei Rechnungskorrekturen muss gemäß BMF-Schreiben der Typ der ursprünglichen Rechnung beibehalten werden. Eine fehlerhafte E-Rechnung darf nicht durch eine Papierrechnung korrigiert werden.
Sonderfall: Teilrechnungen, Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen
Bei vielen Geschäften werden zunächst Anzahlungen oder Abschläge in Rechnung gestellt und dann am Ende Schlussrechnungen ausgestellt. In dieser Schlussrechnung sind als Teil der besonderen Rechnungsangaben die Rechnungsbeträge und Umsatzsteuerbeträge der Abschlagsrechnungen anzugeben. Unter „Abschlags- und Schlussrechnungen“ (WISO MeinBüro Desktop)/ „Abschlags- und Schlussrechnungen erstellen” (WISO MeinBüro Rechnungen) lesen Sie dazu eine Praxisanleitung für WISO MeinBüro.
In Bezug auf E-Rechnung gibt es jedoch ein Problem: der vorgeschriebene XML-Standard enthält bislang keine Definition für die entsprechenden Informationen in Schlussrechnungen.
- Das BMF-Schreiben schlägt deshalb vor, statt Abschlags- und Schlussrechnungen isolierte Teilrechnungen für die einzelnen Beträge auszustellen. Anstelle einer Schlussrechnung, offiziell als „Endrechnung“ bezeichnet, wird dann eine sogenannte „Restrechnung“ verschickt. Darin wird nur der noch offene Betrag abgerechnet. Gemäß Umsatzsteueranwendungserlass dürfen allerdings die bereits früher berechneten Beträge und der Gesamtbetrag zumindest genannt werden, solange dies netto erfolgt. (8. Abs. 11 UStAE).
- Alternativ können bis Ende 2027 die in einer Schlussrechnung erforderlichen Angaben zu Abschlagsrechnungen samt Umsatzsteuer als „unstrukturierte Datei“ in die E-Rechnung eingebettet werden.
Auch Verträge sind betroffen: Dauerrechnungen als E-Rechnung
Leicht zu übersehen bei der Umstellung auf die E-Rechnung sind sogenannte Dauerschuldverhältnisse wie Abonnements, Wartungsverträge, die Vereinbarungen mit Reinigungsfirmen sowie Entsorgungs- oder Energiedienstleistern, laufende Softwarelizenz-, Cloud- oder Domain-Verträge und ähnliches mehr.
Solche Verträge regeln im Normalfall eine (fortlaufende) Zahlungspflicht mit Umsatzsteueranteil und zählen deshalb in umsatzsteuerrechtlicher Sicht ebenfalls als Rechnungen. Anders ausgedrückt: auch in Bezug auf solche Verträge besteht E-Rechnungspflicht, wenn keine der Ausnahmen oder Übergangsregelungen greift.
Dem BMF-Schreiben zur E-Rechnung zufolge reicht es, wenn zu solchen Dauerschuldverhältnissen einmalig eine E-Rechnung gestellt wird, und zwar zum ersten Teilleistungzeitraum (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Abschnitt 3.3). Gemeint ist der erste Monat, das erste Quartal oder Jahr, das abgerechnet wird.
Die E-Rechnung muss den Vertrag als Anhang enthalten oder eindeutig auf ihn Bezug nehmen. Eine erneute E-Rechnung ist nötig, wenn sich später die Beträge ändern, etwa durch eine Tarif- oder Mieterhöhung.
Von der E-Rechnungspflicht sind nur Vertragsverhältnisse erfasst, die ab dem 01. Januar 2027 neu abgeschlossen werden. Zu bestehenden beziehungsweise bis dahin vereinbarten Dauerrechnungen wie einem laufenden Mietvertrag muss keine E-Rechnung ausgestellt werden.
Erhalten Sie Rechnungen aus dem Ausland?
In einigen EU-Ländern ist die E-Rechnung schon seit längerem eingeführt. Vorreiter war Italien. Dort ist das E-Rechnungsformat FatturaPA schon seit 2019 verbindlich, die Rechnungen werden über das amtliche „Sistema di Interscambio“ übermittelt. Seit 2022 gilt die E-Rechnungspflicht auch bei grenzüberschreitenden Rechnungen, etwa nach Deutschland. Allerdings sollen die Rechnungsempfänger in diesem Fall zusätzlich eine Rechnung im herkömmlichen Format erhalten.
Der französische E-Rechnungsstandard Factur-X ist voll kompatibel mit dem in Deutschland verbreiteten Standard ZUGFeRD.
In den nächsten Jahren werden weitere EU-Länder die E-Rechnung im B2B-Bereich einführen. Wenn sie regelmäßig Lieferanten oder Dienstleister aus dem EU-Ausland nutzen, sollten sie dies im Auge zu behalten. Erkundigen Sie sich, ob Ihre Geschäftspartner in der Zukunft auf ein E-Rechnungsformat umstellen werden.
Tipps zum Einstieg in die E-Rechnung
- Warten Sie nicht bis zum allerletzten Moment: Testen Sie noch dieses Jahr, ob die von Ihnen gewählte Lösung tatsächlich mit eingehenden E-Rechnungen zurechtkommt.
- Eingehende ZUGFeRD-Rechnungen scheinen zwar problemlos zu sein, selbst wenn Sie keine Software für E-Rechnungen nutzen. Ihr PDF-Teil lässt sich wie eine konventionelle PDF-Datei betrachten. Dabei lauert jedoch ein Risiko: Rechtlich verbindlich sind die XML-Daten. Wenn Sie diese nicht sehen, können Sie auch nicht überprüfen, ob sie mit den sichtbaren Informationen übereinstimmen. Das ist ein Grund mehr, auf ein professionelles Buchführungsprogramm zu setzen.
- Immerhin: das Risiko für den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers ist überschaubar. Der Anspruch darauf besteht zwar nur mit einer Rechnung im korrekten Format, gegebenenfalls einer E-Rechnung. Trotzdem kann selbst dann bei einer „inhaltlich richtigen und vollständigen sonstigen Rechnung“ die Umsatzsteuer in der Regel erstattet werden.
- Allerdings: Bisher schon war bei Beträgen über 250 Euro ein Kassenbon als Beleg nicht ausreichend. Nun gilt das noch mehr: In solchen Fällen benötigen Sie als Unternehmer für den Vorsteuerabzug eine E-Rechnung. Ein Kassenzettel auf Papier besitzt weder alle erforderlichen Angaben noch die vorgeschriebene Form.
- Setzen Sie sich einen Termin, ab dem Sie selbst E-Rechnungen erstellen. Warten Sie trotz der Übergangsfristen nicht zu lange. Es ergibt wenig Sinn, das E-Rechnungsthema nur zur Hälfte anzugehen.
- Wenn Sie ZUGFeRD-Rechnungen erstellen, sehen diese für Privatkunden wie eine normale PDF-Rechnung aus. Geschäftskunden haben die erforderliche XML-Rechnungsstruktur in der Datei eingebettet. Das Format kann also grundsätzlich als Standard für sämtliche Rechnungen verwendet werden.
- Eine Ausnahme sind Behörden, öffentliche Einrichtungen und andere große Organisationen, die ausschließlich das Format XRechnung Wollen Sie sich in der Zukunft um öffentliche Aufträge bewerben? Dann müssen Sie eine XRechnung erstellen können.
- Für die Zukunft ist ein umfassendes elektronisches Meldesystem für E-Rechnungen geplant, so wie es in Italien bereits im Einsatz ist. Dann wird voraussichtlich jede Rechnung direkt digital an dieses System zu übermitteln sein.
- Auch deshalb haben einfache Bastellösungen, etwa auf Grundlage von Word oder Excel, keine Perspektive. Dazu kommt, dass mit solch untauglichen Werkzeugen die Vorschriften zur revisionssicheren Aufbewahrung kaum einzuhalten sind.
