Mitarbeiter auf kurze Zeit: Aushilfen einstellen
Wenn Sie …
- für die Hauptsaison zusätzliche Unterstützung benötigen,
- jemand vom Stammpersonal für mehrere Wochen ausfällt, oder
- für die Umzugsvorbereitungen in neue Verkaufsräume ein weiteres paar Hände brauchen,
… dann können kurzfristige Aushilfen die Lösung darstellen. Allerdings müssen auch Kurzzeit-Arbeitgeber die nötigen Formalitäten beachten.
Die gute Nachricht: Innerhalb bestimmter Grenzen bei Beschäftigungsdauer und Einkommen lässt sich die Lohnabrechnung wesentlich vereinfachen. In diesem Fall kann die Aushilfe mit pauschaler Lohnsteuer und als sozialversicherungsfreier kurzfristiger Minijob über die Minijob-Zentrale abgerechnet werden.
Der Wermutstropfen: Die Voraussetzungen selbst sind recht kompliziert gehalten.
Lohnsteuer: Pauschal statt Lohnsteuer-Merkmale
Bei kurzfristig Beschäftigten kann unter bestimmten Voraussetzungen die Lohnsteuer pauschal abgeführt werden, mit 25 Prozent vom Bruttolohn. Dazu kommen bis Ende 2020 noch 5,5 Prozent Solidaritätszuschlag sowie gegebenenfalls Kirchensteuer.
Die Pauschalbesteuerung ist eine Alternative zur individuellen Lohnsteuer und erleichtert die Lohnabrechnung: In diesem Fall müssen Sie als Arbeitgeber keine ElStAM (elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale) für den Aushilfsjobber abrufen, um dann auf dieser Grundlage den Lohnsteuerabzug und das Nettogehalt individuell auszurechnen.
Die Voraussetzungen für die Pauschalbesteuerung von kurzfristig Beschäftigten haben sich seit Jahresbeginn 2020 geändert. Jetzt ist dies möglich, wenn Sie Aushilfen einstellen und …
- das Bruttoentgelt höchstens durchschnittlich 120 Euro pro Tag sowie
- durchschnittlich 15 Euro pro Arbeitsstunde beträgt, und
- maximal 18 Tage zusammenhängend gearbeitet wird,
- wobei die Arbeitseinsätze nicht „regelmäßig wiederkehrend“ erfolgen dürfen, sondern nur „gelegentlich“.
Einschränkung: Ist der Arbeitsbedarf unvorhersehbar entstanden, z. B. durch Krankheit eines anderen Mitarbeiters, dann entfällt die Bedingung des maximalen Tagesentgelts. Die anderen Voraussetzungen bleiben auch dann bestehen.
Die Gesetzesgrundlage ist § 40a Einkommensteuergesetz.
Sozialversicherung
Damit es sich um einen kurzfristigen Minijob für die Sozialversicherung handelt, wenn Sie Aushilfen einstellen, gelten ebenfalls Grenzen und Bedingungen. Es sind jedoch andere als für die Lohnsteuer. Bei einer solchen „kurzfristigen geringfügigen Beschäftigung“ bezahlt
- der Arbeitnehmer gar keine Sozialversicherungsbeiträge,
- der Arbeitgeber nur die Umlagen sowie die Unfallversicherungsbeiträge.
Zu den Umlagen gehören die Krankheitsumlage U1 zur Lohnfortzahlung mit 0,9 % (nur Betriebe bis 30 Mitarbeiter), die Mutterschaftsumlage U2 mit 0,19 % und die Insolvenzgeldumlage mit 0,06 %. Die Unfallversicherung hängt von der zuständigen Berufsgenossenschaft und dem Gefahrtarif der Betriebsstätte ab.
Zur Klarstellung: Die kurzfristige Beschäftigung darf nicht mit dem 450-Euro-Minijob verwechselt werden. Manchmal gibt es Verwirrung: Für beide Beschäftigungsverhältnisse erfolgen Anmeldung sowie Sozialversicherung über die Minijob-Zentrale. Beide werden durch § 8 SGB IV geregelt.
Die Voraussetzungen für einen kurzfristigen Minijob:
- maximal 70 Arbeitstage oder drei Monate
Diese Befristung muss von vorherein bestehen (entweder durch den Arbeitsvertrag, oder weil die Arbeit nur temporärer Art ist, wie beim Ernteeinsatz).
Bei fünf oder mehr Arbeitstagen pro Woche gilt die Dreimonatsfrist, bei weniger als fünf Arbeitstagen die 70-Tage-Frist.
Wenn ein Arbeitnehmer mehrere kurzfristige Minijobs nacheinander ausübt, gilt die Dreimonats- bzw. 70-Tage-Frist für alle zusammen. - keine „Berufsmäßigkeit“
Die Aushilfe darf mit dem Job nicht primär ihren Lebensunterhalt sichern. Was das bedeutet, erklärt die Minijob-Zentrale genauer. Beispiele: Keine Berufsmäßigkeit liegt vor, wenn die Aushilfe nicht mehr als 450 Euro im Monat verdient, oder neben dem Aushilfsjob noch eine Hauptbeschäftigung hat. Dagegen besteht Berufsmäßigkeit, wenn die Aushilfe bei der Arbeitsagentur als arbeitssuchend gemeldet ist. - Eine Gehaltsgrenze nach oben gibt es für kurzfristige Minijobs nicht.
Zweifelsfälle? Minijob-Zentrale fragen
Falls Sie vorübergehend Aushilfen einstellen und diese maximal 450 Euro bekommen, liegt vielleicht statt einer kurzfristigen Beschäftigung nur ein geringfügig entlohnter Minijob (450-Euro-Job) vor, der eben nur relativ kurz dauert. Für diesen gelten dann andere Bedingungen (nur zwei statt 25 Prozent pauschaler Lohnsteuer, dafür Kranken- und Rentenversicherungsbeiträge).
Im Zweifel können Sie solche Fragen direkt mit der Minijob-Zentrale klären. Ihr Service-Telefon (0355 290 270 799) erteilt erfahrungsgemäß ebenso freundlich wie kompetent Auskunft. Auch die Website der Minijob-Zentrale bietet praxisnahe Informationen, unter anderem für Arbeitgeber.
Weitere Infos und Tipps
- Ansprechpartner für die Lohnsteuer ist Ihr Betriebsstättenfinanzamt. Das gilt sowohl bei individueller wie pauschal abgeführter Lohnsteuer.
- Bei einem geringfügigen Minijob ist die Minijob-Zentrale Einzugsstelle der Sozialversicherung und damit für die Anmeldung und sämtliche SV-Meldungen zuständig.
- Hat Ihr Betrieb noch keine Betriebsnummer? Die ist Voraussetzung und erhältlich beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit.
- Der Datenaustausch muss elektronisch stattfinden. Wenn Sie nur ganz gelegentlich Aushilfen beschäftigen und sonst keine Mitarbeiter haben, genügt dafür wohl die kostenlose Software net der gesetzlichen Krankenversicherungen. Für regelmäßig anfallende Lohnabrechnungen bietet sich WISO Lohn & Gehalt 365 an, als ebenso einfaches wie professionelles Lohnabrechnungsprogramm.
Wichtig: Mindestlohn
Wie bei jedem Arbeitsverhältnis muss auch bei kurzfristigen Jobs der gesetzliche Mindestlohn eingehalten werden: Seit Jahresbeginn 2020 sind das pro Arbeitsstunde 9,35 Euro.
Zum Weiterlesen: MeinBüro-Tipps für Arbeitgeber
- „Stammdaten: Mitarbeiter“ – so lässt sich MeinBüro mit abgestuften Rechten im Team nutzen
- „Mithelfende Familienangehörige? Vorsicht, Falle!“ – der Einsatz von Kindern, Ehepartnern oder Verwandten als Aushilfe hat seine eigenen Tücken. Schlimmstenfalls droht die Nachzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen.
- „Kostenlose Steuerberatung vom Finanzamt“ – bei Unklarheiten in Bezug auf die Lohnsteuer können Sie sich ans Finanzamt wenden. Das ist zur kostenlosen Auskunft verpflichtet.
