Gutschrift

Der Begriff “Gutschrift” hat im Geschäftsleben drei sehr unterschiedliche Bedeutungen:

• Gutschrift aufs Bankkonto: Überweisungen von Kunden.
• Gutschrift als Rechnungsersatz: Der Empfänger stellt die Rechnung aus.
• Gutschrift als teilweiser oder vollständiger Nachlass auf eine zuvor gestellte Rechnung.

Wenn bei MeinBüro von einer Gutschrift die Rede ist, dann ist damit ausschließlich die dritte Bedeutung gemeint. Die Gutschrift-Funktion hat den Zweck, aus einer bestehenden Rechnung ein inhaltlich identisches Erstattungsdokument mit negativem Vorzeichen zu erzeugen, das Sie ausdrucken und dem Kunden zuschicken können.

Um unerwünschte Umsatzsteuer-Fehlbuchungen zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen folgendes Vorgehen: Wollen Sie einem Kunden einen nachträglichen Nachlass auf eine Rechnung gewähren, erstellen Sie zunächst eine Gutschrift in Höhe der Ursprungsrechnung. Den dazu gehörigen Befehl (“Rechnung stornieren / Gutschrift zur Rechnung erstellen”) finden Sie im Kontextmenü der Rechnungstabelle. Die fertige Gutschrift taucht anschließend als Rechnung mit negativem Vorzeichen in der Rechnungsliste auf. Unterm Strich neutralisieren sich dadurch die im Hintergrund ablaufenden Buchungen.

Anschließend erstellen Sie mithilfe des Kontextmenü-Befehls “Kopieren und Bearbeiten” eine identische Kopie der Ursprungsrechnung – die dann unter neuer Rechnungsnummer geführt wird: In der neuen Rechnung nehmen Sie die erforderlichen Korrekturen von, drucken sie aus und verschicken sie zusammen mit der Gutschrift an den Kunden. Das Verfahren erscheint auf den ersten Blick etwas umständlich, ist aber wasserdicht und für alle Beteiligten die “sauberste” Lösung.

Bitte beachten Sie: Die auf Ihren Gutschriften angezeigten Einleitungs- und Schlusstexte passen Sie bei Bedarf im Handumdrehen an die Besonderheiten Ihres Betriebes an. Die Änderungen nehmen Sie im Menü “Stammdaten” – “Kleinstammdaten” – “Textbausteine” im Register “Rechnung” (!) vor: