Kassenabschluss

Laut Abgabenordnung und GoBD-Richtlinien müssen Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich aufgezeichnet werden. Undokumentierte nachträgliche Änderungen von Kassenbuchungen sind demnach nicht zulässig.

In MeinBüro lassen sich Kassenbuchungen daher nur bis zum Abschluss des Kassenbuchs ändern und löschen. Um Beanstandungen anlässlich einer Betriebsprüfung zu vermeiden, empfiehlt es sich, das Kassenbuch am Ende jedes Tages abzuschließen, an dem Bargeld-Transaktionen stattgefunden haben. Sie finden die Kassenabschluss-Funktion im Arbeitsbereich “Finanzen” -“Zahlungen Bank / Kasse” im “Kassenbuch” unter “Weitere Funktionen – F3” -“Abschluss”:

Ein komfortabler Kassenabschluss-Assistent führt Sie in vier Schritten durch den einfachen Prozess:

• Im ersten Schritt geben Sie das “Abschlussdatum” ein. In der Regel ist das Datum des aktuellen Tages:

• Mit “Weiter” landen Sie im zweiten Schritt: Im oberen Teil des Dialogfensters stellt Ihnen das Programm eine komfortable Zählhilfe zur Verfügung. Hier ermitteln Sie den “Kassenstand laut Zählung”, indem Sie Anzahl der einzelnen Geldschein- und Münzwerte eintragen – angefangen beim 500-Euro-Schein bis hinunter zur 1-Cent-Münze. Sie können den zuvor auf andere Weise ermittelten Gesamtbetrag aber selbstverständlich auch im Feld “Kassenstand laut Zählung” von Hand eingeben:

• Sobald Sie Ihre Eingaben gemacht haben, zeigt das Programm Ihnen automatisch die Differenz zum “Kassenstand laut Buchungen” an. Falls der tatsächliche Kassenbestand vom Buchwert abweicht, weist das Programm Sie darauf hin, dass eine Ausgleichsbuchung erforderlich ist.

• Mit einem Mausklick auf “Drucken” bringen Sie Ihr “Zählprotokoll” zu Papier:

• Mit “Schließen F12” beenden Sie die Druckvorschau und wechseln per Mausklick auf “Weiter” zum dritten Abschluss-Schritt: Falls das Programm beim Zählen eine Kassendifferenz festgestellt hat, wählen Sie nun das passende “Umbuchungskonto” für die Ausgleichsbuchung. Voreingestellt ist das Konto “Sonstige Erträge” (für ein Kassen-Plus) und “Sonstige Aufwendungen” (für ein Kassen-Minus):

• Nachdem Sie die Auswahl des Buchungskontos mit “OK F11” bestätigt haben, zeigt Ihnen das Programm im letzten Schritt eine Zusammenfassung Ihrer Angaben an. Außerdem legen Sie an dieser Stelle fest, ob ein Kassenbericht gedruckt werden soll:

• Per Mausklick auf die Schaltfläche “Abschluss F11” beenden Sie den Kassenabschluss.

Hinweis: Solange es sich um Cent-Beträge handelt, brauchen Sie nichts weiter zu tun. Bei höheren Beträgen tragen Sie im Buchungstext der Ausgleichsbuchung am besten den (vermuteten) Grund der Kassendifferenz ein. Mithilfe der Erinnerungsstütze können Sie sich bei einer eventuellen Betriebsprüfung besser an den Vorgang erinnern.

Sofern Sie einen “Kassenbericht” angefordert haben, zeigt das Programm Ihnen automatisch die dazugehörige “Druckvorschau” an. Wie bei allen Auswertungen üblich, können Sie Ihre Kassenberichte drucken, als Fax oder E-Mail verschicken, als PDF-Dokument speichern und nach Excel exportieren und weiterverarbeiten:

Bitte vergessen Sie nicht, die Richtigkeit Ihres ausgedruckten Kassenberichts auf der letzten Seite durch Ihre Unterschrift zu bestätigen.

Und gleich noch ein Hinweis hinterher: Falls eine Ausgleichbuchung erforderlich war, finden Sie den Vorgang anschließend in Ihrem Kassenbuch unter dem Datum des Kassenabschlusses wieder. Solange es sich um Cent-Beträge handelt, brauchen Sie nichts weiter zu tun. Bei höheren Beträgen tragen Sie im Buchungstext der Ausgleichsbuchung am besten den (vermuteten) Grund der Kassendifferenz ein. Mithilfe einer solchen Erinnerungsstütze können Sie sich bei einer eventuellen Betriebsprüfung besser an den Vorgang erinnern.