Die Umsatzsteuervoranmeldung ist ein wesentlicher Bestandteil des Finanzmanagements eines jeden Unternehmens, das umsatzsteuerpflichtig ist. Dieser Vorgang, der oft als zeitaufwendig und komplex empfunden wird, kann jedoch durch den Einsatz moderner Buchhaltungssoftware erheblich erleichtert werden.
Was ist die Umsatzsteuervoranmeldung?
Die Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) ist eine regelmäßige Meldung, die Unternehmen beim Finanzamt einreichen müssen. Sie dient dazu, die im Voranmeldungszeitraum (meist monatlich oder quartalsweise) angefallene Umsatzsteuer, die von Kunden eingenommen wurde, sowie den Vorsteuerabzug, der auf betriebliche Einkäufe entfällt, zu deklarieren. Das Ziel ist die Ermittlung der zu zahlenden oder zu erstattenden Umsatzsteuer.
Die Herausforderungen der Umsatzsteuer-Voranmeldung
Die Erstellung der Umsatzsteuer Voranmeldung kann ohne entsprechende Vorkenntnisse und Werkzeuge eine Herausforderung darstellen. Insbesondere Kleinunternehmer scheitern daran oftmals aufgrund folgender Problemen:
- Komplexität der Berechnungen
- Genauigkeit der Daten
- Einhaltung der gesetzlichen Fristen
- Übermittlung der korrekten Informationen an das Finanzamt
In vielen Unternehmen wird es am Monatsanfang hektisch: Umsatzsteuervoranmeldungen müssen standardmäßig bis zum 10. Kalendertag des Folgemonats übermittelt werden. Das gilt auch für Quartalsmelder: Deren Voranmeldungen sind normalerweise am 10. April, 10. Juli, 10. Oktober und 10. Januar fällig. Aber: Mit einem Antrag auf Dauerfristverlängerung lässt sich der Voranmeldezeitpunkt um einen Monat nach hinten schieben. Die Umsatzsteuervoranmeldung für Juni (bzw. das zweite Quartal) ist dann nicht am 10. Juli, sondern erst am 10. August fällig.
So weit, so bekannt. Viel weniger bekannt und noch seltener praktiziert ist die Termin-Wahlfreiheit: Niemand verlangt, dass Sie die Zusatzfrist jedes Mal in Anspruch nehmen. Sie können die Fristverlängerung auch nutzen, um die Anzahl Ihrer Meldetermine zu halbieren: Sie erledigen einfach alle zwei Monate zwei Voranmeldungen auf einmal – und haben anschließend zwei Monate Melde-Pause.
Beispiel:
- Durch die Dauerfristverlängerung können Sie sich mit der Voranmeldung für Juni bis zum 10. August Zeit lassen.
- Wenn Sie nun Anfang August nicht nur die Voranmeldung für Juni, sondern gleich auch die für Juli übermitteln, haben Sie bis Oktober Ruhe!
- Anfang Oktober erledigen Sie dann auf einen Rutsch die Voranmeldungen für August und September – und so weiter.
Zugegeben: Viel weniger Arbeit ist das zwar nicht unbedingt. Sie müssen sich aber nur halb so oft in die Umsatzsteuerthematik hineindenken. Abgesehen davon: Festgelegt sind Sie auf die Doppelmeldungen nicht. Die komfortable Melde-Pause lässt sich auch vorausschauend einsetzen, um sich beispielsweise im Urlaub oder bei absehbaren Belastungsspitzen den Rücken freizuhalten.
Bitte beachten Sie:
- Wenn Sie zu monatlichen Voranmeldungen verpflichtet sind, geht die Dauerfristverlängerung mit einer einmaligen Steuervorauszahlung einher. Die Sondervorauszahlung beträgt ein Elftel der Vorjahreszahllast und wird zu Beginn des Folgejahres abgerechnet. Quartalsmelder brauchen keine Sondervorauszahlung zu leisten.
- Mit WISO MeinBüro ist der Antrag im Handumdrehen übermittelt. Sie finden das elektronische Formular im Arbeitsbereich „Finanzen“ – „Steuerauswertungen“.
- Gründer können den Antrag auf Dauerfristverlängerung jederzeit stellen. Monatsmelder übermitteln den Antrag auf Dauerfristverlängerung fürs laufende Jahr bis zum 10. Februar. Quartalsmelder können sich mit dem Antrag bis 10. April Zeit lassen.
- Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für WISO MeinBüro Desktop finden Sie hier: Wie mache ich eine Umsatzsteuer-Voranmeldung
Und: Wie der Name Dauerfristverlängerung schon sagt: Einmal beantragt, gilt die Fristverlängerung dauerhaft. Eine Verlängerung muss also nicht jährlich neu beantragt werden.
Vorteile einer Buchhaltungssoftware
- Automatisierung der Berechnungen: Moderne Buchhaltungssoftware kann Umsatzsteuerberechnungen automatisch durchführen, was die Wahrscheinlichkeit von Fehlern reduziert und Zeit spart.
- Integration in andere Geschäftsprozesse: Eine gute Buchhaltungssoftware lässt sich nahtlos in andere Geschäftsbereiche wie Rechnungsstellung, Lohnbuchhaltung und Bestandsmanagement integrieren, was einen umfassenden Überblick über die Finanzen ermöglicht.
- Aktualität der gesetzlichen Anforderungen: Buchhaltungssoftware wird regelmäßig aktualisiert, um den neuesten gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Das bedeutet, dass Unternehmen stets auf der sicheren Seite sind, was die Einhaltung aktueller Vorschriften angeht.
- Direkte Übermittlung an das Finanzamt: Viele Buchhaltungsprogramme bieten die Möglichkeit, die Umsatzsteuervoranmeldung direkt über eine Schnittstelle an das Finanzamt zu übermitteln, was den Prozess weiter vereinfacht und beschleunigt.
Tipp für die USt-VA
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Fazit
Die Verwendung einer Buchhaltungssoftware zur Erleichterung der Umsatzsteuervoranmeldung ist eine effiziente Lösung, die nicht nur Zeit und Ressourcen spart, sondern auch die Genauigkeit und Compliance verbessert. Ob Sie ein Kleinunternehmer oder ein mittelständisches Unternehmen sind, die Investition in eine solide Buchhaltungssoftware zahlt sich langfristig aus.
