Buchen und zahlen

Damit Sie Ihren Einkommen- und Umsatzsteuerpflichten gegenüber dem Finanzamt nachkommen können, ordnen Sie die laufenden Einnahmen und Ausgaben Ihres Betriebes den passenden Einnahmen- und Ausgabenkategorien zu. Dadurch sind Ihre Buchführungsaufgaben auch schon weitgehend erledigt.

MeinBüro richtet sich an Betriebe, die die vereinfachten Buchführungsvorschriften beachten müssen (= “Einnahmenüberschuss-Rechner”):

Buchfürhrungs-Varianten für Einnahmenüberschussrechner

Je nach buchhalterischen Vorkenntnissen und Art der Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater stellt Ihnen die Software drei unterschiedlich differenzierte Buchungsverfahren zur Verfügung:

• Bei “Variante 1” verzichten Sie ganz auf eine Kategorisierung Ihrer Geschäftsvorgänge: Sie übergeben Ihre Buchungen in chronologischer Reihenfolge, aber ohne sachliche Ordnung an Ihren Steuerberater. Der sorgt für die “Kontierung” der Belege, stellt Ihnen Auswertungen zur Verfügung und erledigt die Steuererklärungen und Voranmeldungen für Sie.
• “Variante 2” orientiert sich am amtlichen Formular für die Einnahmen-Überschussrechnung (= “Anlage EÜR”). Sie kommen mit rund 30 Buchungs-Kategorien aus und Sie sparen sich den Umweg über einen komplizierten “Standardkontenrahmen”: Dieses Verfahren eignet sich besonders für Freiberufler und Unternehmer, die Buchführung und Steuererklärungen ganz alleine oder nur mit punktueller Unterstützung eines Beraters erledigen wollen.
• “Variante 3” schließlich basiert auf einem umfangreichen DATEV-“Kontenrahmen”(wahlweise SKR03 oder SKR04): Bei annähernd 500 Konten schöpfen Sie damit buchhalterisch aus dem Vollen. Wenn Sie sich für diese Variante entscheiden, sollten Sie über Buchführungs-Grundkenntnisse verfügen und am besten auf die Unterstützung eines Steuerberaters zurückgreifen.

Welche “Art der steuerlichen Verbuchung” Sie nutzen, legen Sie unter “Stammdaten” – “Finanzbuchhaltung” – “Steuer-Einstellungen” fest:

Welche “Art der steuerlichen Verbuchung” Sie nutzen möchten, legen Sie unter “Stammdaten” – “Meine Firma” – “Einstellungen” – “Steuer-Einstellungen” fest:

Damit öffnen Sie den folgenden „Einstellungen“-Dialog:

Neben der „Art der steuerlichen Verbuchung“ können Sie an dieser Stelle statt des voreingestellten DATEV-Standardkontenrahmen SKR03 auch den Alternativ-Kontenrahmen SKR04 nutzen. Falls Sie unsicher sind, welcher Kontenrahmen und welche Buchungsvariante für Sie passend ist, sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater oder lassen Sie sich von einem kaufmännisch erfahrenen Kollegen unterstützen.

Erweiterte Kategorienliste nutzen

Wenn Sie sich für die umfangreiche “Variante 3” entscheiden, werden in den Buchungsmasken aus Gründen der Übersichtlichkeit nicht immer alle verfügbaren Buchungskategorien auf einmal eingeblendet. Per Mausklick auf die Schaltfläche “Weitere F2” (unterhalb der Kategorienliste – oder direkt über die Funktionstaste “F2″) öffnen Sie die erweiterte „Kategorie-Auswahl”:

Dort können Sie die fehlenden Kategorien wahlweise …

• direkt über das (1) Suchfeld aufrufen oder
• per Mausklick (2) aus der Tabellen-Ansicht übernehmen:

Bitte beachten Sie: In der Kategorien-Auswahl der Buchungsvariante 3 gibt es fünf verschiedene Typen von Buchungskategorien:

• “Anlage”-Bestandskonten (das sind alle Anlagengüter, die ins Anlagenverzeichnis aufgenommen werden müssen, weil sie dauerhaft in Ihrem Betrieb genutzt werden).
• “Ausgaben” und „Einnahmen“ (das sind die laufenden Aufwands- und Ertragskonten),
• „Einnahmen offen“ (das sind bereits gebuchte, aber noch unbezahlte Erträge auf Ertragskonten) sowie
• die „Sonstigen“ Buchungskonten (das sind vor allem Finanz- und Steuerkonten):

Kontenplan bearbeiten

Wichtig: Sollte ein benötigtes Buchungskonto in der „Kategorie-Auswahl“ nicht zu finden sein, ist es standardmäßig ausgeblendet.
Über den Menüpunkt “Stammdaten” – “Finanzbuchhaltung” – “Kontenplan bearbeiten” können Sie sich alle verfügbaren Buchungskategorien anzeigen lassen, ihre Sichtbarkeit ändern und den aktuellen Kontenplan auch sonst an die Besonderheiten Ihres Betriebes anpassen:

Angenommen Sie haben sich eine neue Einrichtung für Ihr Ladengeschäft gekauft. Die passende Kategorie “430 Ladeneinrichtung” fehlt sowohl in der Kategorienliste des Zuordnungsassistenten als auch in der erweiterten Kategorie-Auswahl.

Um die standardmäßig “unsichtbare” Kategorie sichtbar zu machen …

• öffnen Sie über den Menüpunkt “Stammdaten” – “Finanzbuchhaltung” – “Kontenplan bearbeiten” den aktuellen Kontenplan,
• wechseln zur Registerkarte „Konten“,
• geben im Suchfeld die gesuchte Kontonummer ein (oder übernehmen das Buchungskonto aus der Tabellen-Ansicht),
• öffnen per Doppelklick auf den Eintrag (oder mit dem Button „Bearbeiten“) die Details der Konto-Einstellungen und
• ändern im Abschnitt “Anzeigeoptionen“ die Darstellungsart über das Drop-down-Menü „Sichtbarkeit“ in “Erweitert”:

Mit „OK – F11“ speichern Sie die geänderten Einstellungen. Die Kategorie “430 Ladeneinrichtung” erscheint künftig in der erweiterten Kategorienliste. Soll eine Kategorie direkt in der Haupt-Kategorienliste des Zuordnungsassistenten erscheinen, wählen Sie unter Sichtbarkeit den Auswahlpunkt „Standard“.
Falls sich eine benötigte Steuerkategorie auch nicht auf diesem Weg sichtbar machen lässt, ist sie im betreffenden SKR-Kontenrahmen gar nicht enthalten. In diesem (seltenen) Fall haben Sie die Möglichkeit, auf Grundlage einer vergleichbaren Steuerkategorie ein neues Konto zu erstellen. Unter anderem für diesen Zweck gibt es im Kontextmenü der Kontenplan-Tabelle die Funktion „Kopieren“:

Wichtig: Damit die Zuweisungslogik des Programms nicht durcheinandergerät, haben Sie dabei auf die zugrundeliegenden Verknüpfungen mit den Steuererklärungen nicht ohne Weiteres Einfluss. Neue Buchungskategorien sollten Sie in jedem Fall nur dann einrichten, wenn Sie über ausreichende buchhalterische Kenntnisse verfügen. Wenden Sie sich im Zweifel an Ihren Steuerberater oder unsere Hotline.

Zuordnungs-Assistent

Ganz gleich, ob Bargeldzahlung, Überweisung, Lastschrift oder Kreditkartenzahlung: Der Zuordnungs-Assistent von MeinBüro vereinfacht und beschleunigt die steuerliche Buchung von Zahlungsvorgängen spürbar:

• Mithilfe des Assistenten ordnen Sie offene Zahlungsvorgänge im Handumdrehen den dazugehörigen Vorgängen, passenden Steuerkategorien (Buchungskonten) zu.
• Wiederkehrende Zahlungen erkennt der Assistent automatisch, macht automatisch passende Zuordnungsvorschläge, die Sie in den meisten Fällen einfach per Mausklick auf “OK F11” oder “OK & Weiter F12” übernehmen können:

• Im Zahlungs-Dialog können Sie den Umsatzsteuersatz auswählen und Ihre Zahlungen mit “Kosten-/Erlösarten” und / oder “Verwendungen” verknüpfen. Buchführungs- und Controlling-Experten sorgen auf diese Weise bei Bedarf für noch mehr Durchblick im betrieblichen Zahlenwust.
• Auch in den „Vorschlägen“ des Zuordnungs-Assistenten können Sie sich Informationen über die verknüpfte „Kosten-/Erlösart“, „Verwendung“ und den Umsatz-„Steuersatz“ anzeigen lassen. Ein Mausklick auf den „Details“-Button öffnet ein Kontextmenü, über das sich die Vorschlags-Vorgaben auch ändern lassen:

Die einzelnen Funktionen des Zuordnungs-Assistenten werden bei den verschiedenen Buchungsvorgängen erläutert – hier die wichtigsten Bereiche des neuen Zuordnungs-Assistenten im Überblick:

• Falls mehrere noch nicht zugeordnete Zahlungsvorgänge vorhanden sind, öffnet sich eine (1) Navigationsleiste am linken Seitenrand. Wenn Sie viele Buchungen erledigen, erkennen Sie dort außerdem auf einen Blick, welche Vorgänge Sie bereits erledigt haben und wie viele noch offen sind. Die Reihenfolge der angezeigten Vorgänge lässt sich über das Auswahlmenü und die Auf- und Abwärtspfeile am oberen Rand der Navigationsleiste beeinflussen. Per Mausklick auf “Überspringen F11” können Sie die Zuordnung einzelner Vorgänge zurückstellen.

• Am oberen Rand des Dialogfensters werden die (2) Zahlungsdetails angezeigt, dazu gehören der Empfänger oder Auftraggeber, der Betrag, das Buchungsdatum, die optionale Belegnummer, der Verwendungszweck und die Bankverbindung. Sofern es sich um eine Online-Bankverbindung handelt, sind viele der Angaben bereits erfasst. Fehlende Informationen ergänzen Sie per Hand.
• Über die (3) Schaltflächen bestimmen Sie das Zuordnungsverfahren. Die Beschriftung und Funktionsweise einiger Buttons unterscheiden sich, je nachdem, ob es sich um Einnahmen oder Ausgaben handelt:
• Mit “Steuerkategorie – Konto zuweisen” wählen Sie das passende Steuerkonto aus der “Kategorien”-Liste des voreingestellten Kontenrahmens. Falls Sie ein bestimmtes Buchungskonto in der Kategorienliste vermissen, klicken Sie unterhalb der Liste auf die Schaltfläche “Weitere …(F2)”.

• Mit “Ausgangsrechnung – Zahlung vom / an Kunden” ordnen Sie den jeweiligen Vorgang einer Ausgangsrechnung zu. Falls das Programm nicht auf Anhieb einen Volltreffer liefert, können Sie sich alle offenen Rechnungsbeträge in der Größenordnung von plus/minus 5% anzeigen lassen.

• Mit “Eingangsrechnung – Zahlung an / vom Lieferanten” ordnen Sie den Zahlungsvorgang einer Eingangsrechnung zu. Das Verfahren ist dasselbe wie bei Ausgangsrechnungen.
• Mit “Splittbuchung – Betrag splitten” teilen Sie einen Zahlungsvorgang ganz bequem in verschiedene Anteile auf. Auf diese Weise trennen Sie zum Beispiel betriebliche und private Anteile von Einkaufsbelegen. Per Mausklick auf “Neue Splittbuchung” legen Sie nach und nach die gewünschten Teilbuchungen an. Bereits erstellte Splittbuchungen lassen sich nachträglich bearbeiten!
• Über die Schaltfläche “Anlagevermögen – Einkauf / Verkauf von Anlagegut” stellen Sie die Verbindung eines Zahlungsvorgangs zu Ihrem “Anlagenverzeichnis” her: So halten Sie Zu- und Abgänge von Hardware, Mobiliar, Fahrzeugen, Maschinen, Anlagen etc. fest, ordnen bereits vorhandene Anlagegüter zu, legen neue Anlagegüter an und tragen die passenden Abschreibungsarten und Steuer-Kategorien ein:

• Je nachdem, mit welcher Schaltfläche Sie die Zuordnung starten, unterscheidet sich der untere (4) Eingabebereich. In einigen Bereichen stehen Ihnen Suchfelder und “Weitere Funktionen” zur Verfügung. Per Mausklick auf die Schaltfläche “Dokumente” können Sie Ihren Zahlungsvorgängen aber überall externe Dokumente aller Art und Formate zuordnen. Damit verknüpfen Sie zum Beispiel Ihre PDF-Eingangsrechnungen dauerhaft mit den dazugehörigen Bezahlvorgängen. Auf diese Weise erfüllen Sie eine wichtige Voraussetzung der gefürchteten GoBD-Vorschriften.

Nun aber zu den einzelnen Kontenarten und verschiedenen Buchungsvorgängen: