Die Kasse: So buchen Sie Bargeld-Zahlungen
Für Ihre Bargeld-Geschäfte gibt es im Arbeitsbereich “Finanzen”- “Zahlungen Bank / Kasse” das “Kassenbuch”:
Bevor Sie sich entschließen, eine Bargeld-Kasse und ein Kassenbuch zu führen, fragen Sie am besten Ihren Steuerberater, ob Sie dazu überhaupt verpflichtet sind. Wenn es nur darum geht, Ihre eigenen betrieblichen Bargeld-Einkäufe zu erfassen, ist ein Kassenbuch entbehrlich. Sie ersparen sich dann die täglichen Kassenabschlüsse, -berichte und -prüfungen. Die Zuordnung zu den steuerlichen Buchungs-Kategorien erledigen Sie in dem Fall über das interne „Verrechnungskonto” von MeinBüro. Sie finden das Konto im Bereich “Finanzen” unter “Zahlungen Bank / Kasse” am rechten Rand der Kontenliste. Die Zuordnung von Buchungskategorien funktioniert genauso wie beim Kassenbuch oder einem Offline-Konto.
Per Mausklick auf die Schaltfläche “Neu Einnahme F9” oder “Neu Ausgabe F10” tragen Sie neue Zahlungsvorgänge ein. Die übersichtliche Zahlungsmaske macht Ihnen das Erfassen von Ein- und Auszahlungen leicht. Folgende Eintragungen können Sie vornehmen:
- Name des Empfängers /Auftraggebers,
- Belegnummer,
- Buchungsdatum,
- Buchungstext (“Verwendung”),
- Betrag,
- Steuer- “Kategorie“ und
- Umsatzsteuersatz:
Zusätzlich zu den steuerlichen Kategorien können Sie Ihren Zahlungsvorgängen “Kosten- und Erlösarten” und / oder “Verwendungen”. Informationen zu diesem Thema finden Sie im Abschnitt “MeinBüro von A bis Z” unter den Stichworten “Kosten- und Erlösarten” und “Verwendungen”.
Die praktische Funktion “Kopieren und Bearbeiten F7” finden Sie auch im Kontextmenü des Kassenbuchs (und im Menü “Aktuell”):
Mit deren Hilfe erzeugen Sie bei wiederkehrenden Ein- und Auszahlungen einen identischen “Klon” des markierten Ursprungsvorgangs. Im neu angelegten Zahlungsvorgang sind dann bereits sämtliche Felder ausgefüllt – inklusive des aktuellen Buchungsdatums. Sie brauchen nur noch eventuelle Ergänzungen und Änderungen vorzunehmen (z. B. Belegnummer eingeben und Buchungstext oder Betrag anpassen) – und schon ist die komplette Zahlungszuordnung abgeschlossen. Das praktische “Kopieren und bearbeiten” von Zahlungsvorgängen reduziert den Erfassungsaufwand bei Bargeldkassen und Offline-Girokonten beträchtlich.
GoBD und die Folgen
Führt eine Kassenbuchung zu einem negativen Saldo, gibt das Programm einen Warnhinweis aus. Falls Sie die Buchung trotzdem ausführen, müssen Sie bei einer späteren Betriebsprüfung mit Beanstandungen rechnen.
Der Kassenbuch-Saldo kann zum Beispiel auch durch andere Vorgänge negativ werden:
- Umbuchung von Bankkonto auf Kasse,
- Stornieren einer Einnahmen-Buchung,
- Eingangsrechnung oder Gutschrift auf “bezahlt” setzen,
- Zahlungsart einer Rechnung auf “Barzahlung” setzen oder auch
- durch den Import von Zahlungsvorgängen ins Kassenbuch (mithilfe des Dateiimport-Assistenten).
In solchen Fällen erscheint folgender Hinweis:
Ist der Kassensaldo in Ausnahmefällen bereits negativ (z. B. durch Wiederherstellen einer älteren Mein-Büro-Datenbank), darf das Minus zumindest nicht höher werden. Einnahme-Buchungen sind dagegen zulässig, auch wenn der Kassensaldo anschließend immer noch negativ ist.
Weitere Folge der GoBD-Konformität: Kasseneinnahmen und -ausgaben sollen täglich festgehalten und festgeschrieben werden. Anschließend dürfen Bargeld-Zahlungen nicht mehr geändert oder gelöscht werden. Jede Änderung ist dann in Form einer Stornobuchung zu dokumentieren.
In MeinBüro lassen sich einzelne Kassenbuchungen noch bis zum Abschluss des Kassenbuchs ändern und löschen. Um Beanstandungen gelöschter oder nachträglich geänderter Kassenbuchungen anlässlich einer Betriebsprüfung zu vermeiden, empfiehlt es sich, das Kassenbuch am Ende jedes Tages abzuschließen. Sie finden die Abschluss-Funktion im Arbeitsbereich “Finanzen” – “Zahlungen Bank / Kasse” unter “Weitere Funktionen F3” – “Kassenabschluss“:
Eine ausführliche Beschreibung der Abschlussfunktion finden Sie im “MeinBüro-Lexikon” unter dem Stichwort “Kassenabschluss”.
Sofern Sie diese Frage mit “Ja” beantworten, legt das Programm automatisch eine Kassenbuchung mit umgekehrtem Vorzeichen an:
Bei noch nicht abgeschlossenen Kassenbuch-Zeiträumen werden Sie vom Programm gefragt, ob die Stornobuchung unter dem Datum der Ursprungsbuchung oder unter dem Datum des Stornovorgangs gespeichert werden soll.
Um eine stornierte Kassenbuchung zu korrigieren, brauchen Sie nicht alle Angaben neu zu erfassen. Am besten?
- markieren Sie die Ursprungsbuchung,
- klicken im Kontextmenü auf “Kopieren und bearbeiten” und
- nehmen die gewünschte Änderung im neuen Buchungsdialog vor.
Auf diese Weise sind Sie mit ein paar Mausklicks auf der sicheren GoBD-Seite!
Kategorien und Steuersätze
Durch die Zuordnung von Kategorien und Steuersätzen erkennt das Programm, wie es den betreffenden Vorgang bei der Gewinnermittlung (Einkommensteuer) und bei der Umsatzsteuer (Voranmeldung und Jahressteuererklärung) behandeln muss. Deshalb sollten Sie insbesondere darauf achten, dass der voreingestellte (Umsatz-)Steuersatz im Einzelfall auch genauso auf der Eingangs- oder Ausgangsrechnung ausgewiesen ist.
Durch einen einzigen Buchungsvorgang teilen Sie MeinBüro mit, welcher Teil einer Zahlung für die (1) Einkommensteuer wichtig ist und welcher für die (2) Umsatzsteuer:
Falls Sie Kleinunternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes sind, brauchen Sie sich um die Umsatzsteueranteile Ihrer Einnahmen und Ausgaben selbstverständlich keine Gedanken zu machen.
Interaktive Buchführungs-Kontexthilfe
Neben der “Kategorien”-Liste im Zahlungsdialog, aber auch an vielen anderen Stellen des Programms finden Sie graue Info-Symbole und blaue “Hinweis…”-Links. Damit greifen Sie auf eine interaktive Kontexthilfe zu den Themen Steuern und Buchführung zu:
Angenommen, Sie bearbeiten gerade den Zahlungsbeleg eines Geschäftsessens und fragen sich, wie Sie das Trinkgeld richtig verbuchen. Dann wählen Sie in der Kategorien-Auswahlliste den Punkt “Bewirtung” aus, klicken auf das “i”-Symbol und landen so direkt auf einer ausführlichen Informationsseite zum Thema Bewirtungen:
Falls einmal kein Info-Symbol oder blauer “Hinweis”-Link angezeigt wird, können Sie die Startseite der Buchführungs-Kontexthilfe übrigens jederzeit über den Menüpunkt “Hilfe” – “Erste Hilfe: Steuern & Buchführung” öffnen. Oberhalb des Inhaltsverzeichnisses wechseln Sie dort übrigens bei Bedarf zu einer Suchseite, mit deren Hilfe Sie gezielt Informationen über wichtige Steuer und Buchführungsfragen abrufen.
Mit “OK F11” schließen Sie Ihre Eingabe ab, mit “OK & Neue Einnahme F7” bzw. “OK & Neue Ausgabe F8” setzen Sie Ihre Eingabe mit dem nächsten Zahlungsvorgang fort.
Kontextsensitives Buchungsdatum
Bei Zahlungszuordnungen trägt MeinBüro im Feld “Buchungsdatum” standardmäßig das aktuelle Datum ein. Wenn Sie jedoch bei Sammelbuchungen (z. B. am Monatsende) ein abweichendes Buchungsdatum wählen und direkt zum nächsten Zahlungsvorgang wechseln (z. B. mit “OK & Neue Einnahme F7” oder “OK & Neue Ausgabe F8” oder im Zuordnungs-Assistent mit “Nächster F10”), übernimmt das Programm das manuell eingegebene Datum automatisch in die folgende Buchung. Das nachträgliche Erfassen von Buchungen unter einem selbst festgelegten Datum wird so spürbar erleichtert.
Barverkauf auf Knopfdruck
Wenn Sie im Büro, im Laden oder in der Werkstatt gelegentlich Artikel und Leistungen direkt gegen Bares verkaufen, werden Sie das praktische Point-of-Sale-Tool zu schätzen wissen. Wenn Sie im Kassenbuch auf die Schaltfläche “Neu Barverkauf F8” klicken, legt das Programm (mit Ihrer Zustimmung) im Hintergrund einmalig einen namenlosen “B A R V E R K A U F”-Kunden an und öffnet gleich einen “anonymen” Rechnungsvordruck:
Nun brauchen Sie nur noch den oder die verkauften Artikel einzufügen und den Beleg zu drucken – und schon hält Ihr Kunde eine formvollendete Quittung in Hand. Und Ihre eigene Buchhaltung stimmt auch: Um die Verbuchung kümmert sich MeinBüro wie üblich im Hintergrund.
Falls Sie die Auswahl des “Standardkunden für Barverkauf” nachträglich ändern möchten, erledigen Sie das über “Stammdaten“- “Meine Firma” – “Sonstiges” im Abschnitt “Vorgangsbearbeitung”:
Per Mausklick auf “Kunden wählen” öffnen Sie von dort aus den Auswahldialog “Kunde suchen”. Dort können Sie dann jeden beliebigen Kunden-Datensatz zum Barverkauf-Kunden befördern.
Barverkauf-Voreinstellungen
Wenn Sie etwas an den Preis-Konditionen und Vorgabewerten des Barverkauf-Standardkunden ändern möchten (z. B. Auswahl einer bestimmten POS-Preisliste, Festlegen einer besonderen Rechnungs-Vorlage oder eines speziellen Textbausteins), erledigen Sie das unter “Stammdaten” – “Kunden” beim “B A R V E R K A U F”-Kunden in den Registern “Konditionen” und / oder “Vorgaben”:
Kosten- und Erlösarten festlegen
Zurück zur Zahlungszuordnung: Zusätzlich zu den Steuer-Kategorien bietet Ihnen MeinBüro beim Buchen von Zahlungen die Möglichkeit, Ihre Einnahmen und Ausgaben nach frei gewählten “Kosten- und Erlösarten” sowie “Verwendungen” einzuteilen: Auf diese Weise haben Sie zum Beispiel die Möglichkeit, den Erfolg bestimmter Produkte, Dienstleistungen oder einzelner Projekte zu analysieren. Nach welchen Kriterien Sie diese zweite Gliederungsebene einteilen, entscheiden Sie selbst. Die Voreinstellung nehmen Sie unter “Stammdaten” – “Kleinstammdaten” – “Kosten- und Erlösarten” bzw. “Verwendungen” vor.
Damit ein bestimmter Artikel vom Programm generell einer bestimmten Erlösart zugeordnet werden kann, können Sie in der Artikelverwaltung im Register “Sonstiges” die passende Erlösart festlegen. Die Zuordnung zur Verwendungsart nehmen Sie am besten schon bei Rechnungsstellung in der “Eingabemaske“ vor. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie im Kapitel “MeinBüro von A bis Z” unter den Stichworten “Kosten-/Erlösart” und “Verwendung”.
