Eine Quittung und eine Rechnung sind keineswegs das Gleiche. Auch Kassenbons und Quittungen kann man nicht gleichsetzen, auch wenn wir das im alltäglichen Sprachgebrauch meistens so tun. Aber wann brauche ich welchen Beleg? Wer hier etwas durcheinanderbringt, kann schnell auf Probleme stoßen.
In unserem Beitrag wollen wir etwas Licht in dieses Dunkel bringen, indem wir Ihnen die grundsätzliche Bedeutung von Belegen sowie den Unterschied zwischen einer Quittung und einer Rechnung erklären.
Welche Belege gibt es und warum sind sie so wichtig?
“Beleg” ist ein Sammelbegriff für Dokumente, die als Nachweise verschiedener geschäftlicher Vorgänge dienen. Meistens geht es dabei um Einnahmen beziehungsweise Ausgaben, aber auch bei einer Inventurliste handelt es sich zum Beispiel um einen Beleg. Falls Sie eine Registrierkasse führen, stellen Sie täglich Kassenbelege (umgangssprachlich auch Kassenbons genannt) aus. Die anderen grundsätzlich wichtigen Belegformen, sozusagen die Klassiker unter den Belegen, sind Rechnungen und Quittungen.
Die goldene Regel “Keine Buchung ohne Beleg!” haben Sie bestimmt schon mal gehört. Um Geschäftsvorfälle in Ihrer Buchführung korrekt zu erfassen, müssen diese mit den entsprechenden Belegen nachweisbar aufgezeichnet werden. Ein fachkundiger Dritter muss, so ist es rechtlich vorgeschrieben, Ihre Buchführung ohne größere Schwierigkeiten nachvollziehen können.
Die richtige Aufbewahrung Ihrer Belege ist also ziemlich wichtig, damit es bei einer Betriebsprüfung nicht zu Problemen und damit finanziellen Verlusten für Sie kommt. In Deutschland gilt für Belege eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.
Ein Steuerprüfer darf beispielsweise die Anerkennung Ihrer Betriebsausgaben verweigern, wenn Sie diese nicht beweisen können. Das erhöht Ihren zu versteuernden Gewinn. Das Worst-Case-Szenario: Ihre Buchführung wird als so lückenhaft und unsauber angesehen, dass das Finanzamt Ihren kompletten Gewinn einfach schätzt.
Was ist eine Rechnung?
Mit einer Rechnung informiert ein Unternehmer seinen Kunden über ein fälliges Entgelt. Daneben enthält sie Angaben zu der erbrachten Leistung sowie weitere Pflichtangaben. Eine Rechnung kann sowohl in elektronischer als auch in Papierform übermittelt werden. Als Zahlungsbeleg gelten Rechnungen aber normalerweise nicht. Hierfür brauchen Sie Quittungen oder Kontoauszüge.
Eine Sonderrolle kommt der Kleinbetragsrechnung zu. Diese weniger ausführliche Variante einer normalen Rechnung darf bei Gesamtbeträgen bis zu 250 Euro verwendet werden. Wenn Sie allerdings unserer Empfehlung nachkommen und auf ein standardisiertes und weitgehend automatisiertes Programm setzen, mit dem Sie Ihre Rechnungen schreiben, sind Sie unabhängig von der Höhe des Rechnungsbetrags immer auf der sicheren Seite.
An wen Sie eine Rechnung schreiben müssen und welche Fristen dabei gelten, erfahren Sie in unserem Beitrag “Rechnungsstellung: Für wen ist sie Pflicht?“.
Was ist der Unterschied zwischen einer Quittung und einer Rechnung?
Eine Quittung dagegen bestätigt den Empfang einer Leistung. In der Praxis ist damit in der Regel eine Geldzahlung gemeint, die mit der Quittung belegt wird. Für Sie als Unternehmer ist das unter anderem dann relevant, wenn Sie betriebliche Ausgaben später steuerlich geltend machen wollen.
Die Informationen in diesem Beitrag beziehen sich vor allem auf die Einkommensteuer. Hinsichtlich der Umsatzsteuer sollten Sie wissen, dass nach §15 UStG nur eine korrekte Rechnung zum Vorsteuerabzug berechtigt. Alles, was Sie zur Umsatzsteuer wissen müssen, erfahren Sie hier.
Wir können es nicht oft genug betonen: Vorgänge wie Ihre Ausgaben sollten immer beweisbar sein. Genau das leistet eine Quittung, während eine Rechnung ohne Zahlungsbeleg dafür nicht ausreicht.
Meistens sollten Sie gar keine Quittung brauchen, denn auch Kontoauszüge dienen als Zahlungsbeleg. Wenn Sie aber bar bezahlt haben, sollten Sie sich das entsprechend quittieren lassen.
Fest steht aber: Nach § 368 BGB kann der Empfänger einer Leistung Ihnen gegenüber auf einem “schriftlichen Empfangsbekenntnis” – also einer Quittung – bestehen! So ganz kommt man um Quittungen also nicht herum.
Um die Mindestanforderungen an eine ordnungsgemäße Quittung aus Sicht des Finanzamts zu erfüllen, müssen wesentliche Angaben auf der Quittung zu finden sein:
- Der Name des Quittungsempfängers muss genannt werden.
- Die erbrachte Leistung (in der Regel eine Zahlung) muss eindeutig bezeichnet sein.
- Bei Zahlungen sind der Brutto- und der Nettobetrag sowie der Umsatzsteuersatz zu nennen.
- Jede Quittung braucht ein Datum und eine Ortsangabe.
- Sie muss immer eine handschriftliche Unterschrift tragen (der große Unterschied zur Rechnung!)
Auf diese Punkte sollten Sie unbedingt achten, wenn Sie eine Quittung erhalten, denn fehlerhafte Quittungen werden möglicherweise nicht akzeptiert.
Unser Beitrag “Welche Dokumente dürfen Sie 2017 schreddern?” liefert Ihnen weiteres Wissen über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen verschiedener Belege und anderer Dokumente.
Und wenn ich selber Leistungen quittieren muss?
In vielen Fällen brauchen Sie wahrscheinlich keine Quittung zu schreiben, denn ebenso wie Ihnen reicht den Kunden der Kontoauszug als Nachweis der Zahlung zusammen mit einer Rechnung. Aber auf Wunsch haben Ihre Kunden grundsätzlich Anspruch auf einen Zahlungsbeleg.
Doch statt den guten aber ebenso alten Quittungsblock zu zücken, sollten Sie auch hier auf ein vernünftiges Dokument setzen, am besten auf ansprechendem Briefpapier. Das wirkt einfach viel professioneller.
Falls Sie Ausgaben verbuchen wollen, für die Sie keinen Beleg haben, können Sie manchmal auf einen sogenannten Eigenbeleg zurückgreifen. Dabei handelt es sich aber nur um eine Notlösung.
Wenn Sie noch mehr zum Thema Rechnung wissen wollen, finden Sie hier weitere Informationen.
