Sie müssen Ihre erste Rechnung schreiben? Nein, Sie dürfen! Und das kann richtig Spaß machen. Immerhin gehört dazu auch die Vorfreude auf den folgenden Zahlungseingang. Außerdem ist es eigentlich gar nicht schwer, eine professionelle Rechnung zu erstellen.
Die Voraussetzung dafür ist, dass keine der wichtigen Pflichtangaben auf Rechnungen fehlt. Das kostet nämlich Zeit, vielleicht sogar Geld und könnte Ihre Freude schnell deutlich trüben. Damit es dazu nicht kommen kann, klären wir kurz und bündig: Was muss auf einer Rechnung stehen?
Das sind Pflichtangaben auf einer Rechnung
Das Umsatzsteuergesetz legt fest, welche Angaben eine gültige Rechnung enthalten muss:
- Firma, Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- Name, Anschrift und gegebenenfalls Firma des Empfängers der Rechnung
- Die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
- Das Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer
- Der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Angaben zu Art und Umfang der Waren oder Dienstleistungen
- Der Steuersatz und der Nettobetrag
- Der Umsatzsteuerbetrag und der Bruttobetrag
- Gründe für eine eventuelle Befreiung von der Umsatzsteuer. Meistens geht es hier um die Kleinunternehmerregelung.
Das gilt bei Kleinbetragsrechnungen (bis 250€)
Bei Rechnungsbeträgen bis zu 250 Euro inkl. Umsatzsteuer reicht eine sogenannte Kleinbetragsrechnung. Das soll den bürokratischen Aufwand vor allem für KMU etwas eindämmen. Daher kommt eine Kleinbetragsrechnung mit weniger Pflichtangaben aus:
- Firma, Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- Das Ausstellungsdatum der Rechnung
- Angaben zu Art und Umfang der Waren oder Dienstleistungen
- Das Brutto-Entgelt und der darauf anfallende Steuerbetrag in einer Summe
- Der Steuersatz und gegebenenfalls Gründe für eine Befreiung von der Umsatzsteuer
Alles, was es bei Rechnungen sonst noch zu wissen gibt sowie nützliche Tipps und Tricks finden Sie auf unserer Übersichts-Seite zum Thema Rechnungen schreiben!
Was Sie bei den Rechnungsnummern beachten müssen
Nach § 14 Abs. 4 UStG setzt das Finanzamt Rechnungen mit einer fortlaufenden Nummer voraus, um die eindeutige Identifizierung jeder Rechnung sicherzustellen. Das bedeutet, dass Sie jede Rechnungsnummer nur einmal verwenden dürfen. Ob es sich dabei um eine reine Zahlenkette oder eine Kombination von Zahlen und Buchstaben handelt, ist Ihnen aber freigestellt.
Wer erst frisch in die Selbstständigkeit gestartet ist und befürchtet, eine Rechnung mit einer Nummer wie “2024-0002” könnte abschreckend wirken, kann die Darstellung seiner Rechnungsnummern also anpassen. So kann niemand auf die tatsächliche Anzahl der Kunden schließen. Kleinbetragsrechnungen müssen übrigens keine fortlaufenden Nummern beinhalten.
Doppelt vergebene Nummern sollten Sie aber unbedingt vermeiden. Sonst könnte es unangenehm werden bei der nächsten Steuerprüfung.
Ein guter Grund, von der manuellen Rechnungsstellung mit Word, Excel und Co. Abstand zu nehmen und die eigenen Rechnungen automatisch zu erzeugen.
Sinnvoll und hilfreich: Freiwillige Angaben
Es gibt keine gesetzlichen Vorgaben, an welcher Stelle die Pflichtangaben auf Rechnungen zu machen sind. Wir empfehlen aber dringend, sich nicht allzu wild und kreativ auszutoben, wenn Sie eine Rechnung schreiben. Orientieren Sie sich lieber an den üblichen Gepflogenheiten im Geschäftsleben. So machen Sie Ihre Rechnung leicht lesbar für jeden Kunden und kommen zuverlässiger und schneller an Ihr Geld.
Dabei unterstützen Sie ergänzende Angaben, die zwar nicht absolut verpflichtend sind, aber aus guten Gründen ebenfalls auf den allermeisten Rechnungen erscheinen:
So sind Rechnungen ohne weitere Angaben sofort fällig. Es ist aber sehr sinnvoll, eine Zahlungsfrist anzugeben. 14 oder 30 Tage sind hier gängige Praxis.
Des Weiteren sollte Ihre Kontoverbindung in jedem Fall auf den Rechnungen zu finden sein. Sonst machen Sie es Ihren Kunden unnötig kompliziert, die Rechnung zu begleichen.
Ebenfalls keine Pflichtangaben auf Rechnungen sind Kontaktdaten wie Ihre Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Trotzdem gehören diese Informationen auf jede vernünftige Rechnung. Eventuelle Rückfragen können auf diese Weise sehr schnell geklärt werden.
Darüber hinaus sorgt eine ansprechende optische Briefpapiergestaltung für einen hochwertigen und professionellen Eindruck. Das gilt natürlich nicht nur für Rechnungen, sondern auch für Ihre weiteren Anschreiben wie zum Beispiel Angebote.
